Административное
делопроизводство

Связаться

О решении

Решение «Административное делопроизводство», построенное на базе платформы управления документами и бизнес-процессами Docsvision, автоматизирует процессы административного управления организацией и обеспечивает оперативную обработку всех документов, сопровождающих эту деятельность.

Digital Design, обладая многолетним опытом в области автоматизации административного делопроизводства, поможет Вам наладить работу с официальными документами в соответствии с требованиями законодательства, используя лучшие практики мировые организации канцелярского делопроизводства.

Задачи

  • Автоматизация регистрации, учета и обработки всей внешней корреспонденции организации.
  • Поддержка внутреннего административного документооборота.
  • Ускорение процесса обработки, контроль за особо важной корреспонденцией (письма от государственных органов и регуляторов), снижение риска утери документов.
  • Оперативное отслеживание исполнения документов и поручений.
  • Создание электронного архива локальных документов организации.
  • Ведение делопроизводства организации в соответствии с требованиями законодательства.

Решение позволяет

  • Регистрировать официальную корреспонденцию, поступающую в организацию и исходящую из нее.
  • Настраивать маршруты обработки писем в зависимости от отправителя, адресата, важности и срочности документов.
  • Создавать резолюции по входящим документам.
  • Интегрировать систему административного делопроизводства с прочими информационными системами организации.
  • Организовывать документооборот распорядительных документов – приказов, распоряжений, указаний и ознакомление с ними сотрудников.
  • Хранить и актуализировать локально-нормативную документацию компании.
  • Контролировать сроки и этапы выполнения заданий и поручений на протяжении всего их жизненного цикла.
  • Отслеживать исполнение резолюций в виде «дерева поручений».

Преимущества

  • Соответствие стандартам ведения административного делопроизводства.
  • Удобные интерфейсы для работы различных пользователей системы – от профессиональных делопроизводителей до топ-менеджеров.
  • Работа с мобильных устройств.
  • Использование многолетнего опыта Digital Design по автоматизации административного документооборота сотен организаций.

Функциональные возможности

  • Настраиваемые журналы регистрации с возможностью выгрузки в Excel.
  • Автоматическое выделение номеров документов всех видов с гибкой настройкой принципов нумерации.
  • Поддержка наложения многопунктных резолюций.
  • Многоуровневый контроль за исполнением задач.
  • Согласование документов по заданному заранее или свободному маршруту.
  • Формирование типовых документов (приказы, распоряжения, исходящие письма, служебные и докладные записки) по шаблонам.
  • Настраиваемые печатные формы для документов.
  • Возможность наложения штампов на документы (регистрационные штампы и штампы статусов действия).
  • Встроенные механизмы штрихкодирования документов и возможность организации потокового ввода.
  • Ведение номенклатуры дел организации.
  • Интеграция с модулем «Архивное делопроизводство».
  • Отчетность по движению документов и исполнению поручений.

Архитектура

  • Windows-клиент, Web-клиент и мобильные рабочие места
  • Платформа Docsvision 5
  • Сервер приложений – MS Windows Server
  • СУБД – MS SQL Server
  • Интеграция с корпоративной электронной почтой
  • Возможность работы в географически распределенных организациях

Примеры внедрения

Государственное унитарное предприятие «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга»

В СЭД ежедневно работают более 800 пользователей в главном управлении и 4-х филиалах, около 250 сотрудников одновременно. В системе обрабатывается более 1000 резолюций, свыше 600 документов и 80 заявок ежедневно. Кроме делопроизводственных задач, автоматизированы организация и управление совещаниями, контроль исполнения протокольных поручений, заявки сотрудников на техпомощь, отдельно выделена функция согласования конкурсной документации.

Правительство Ивановской области

На данный момент в системе работает более 936 сотрудников аппарата Правительства и региональных органов власти. При ежедневной регистрации более 500 входящих документов, процесс прохождения региональных документов и актов сократился с одного дня до нескольких минут. Было отмечено повышение производительности труда сотрудников на 20-25%. Ивановская область — один из первых регионов, который подключился к системе межведомственного электронного документооборота и способен осуществлять обмен документами в электронном виде с федеральными органами власти.

Подробно

Эксперт по решению

Дмитрий Владимирович Арефьев

Руководитель направления автоматизации бизнес-процессов

Написать письмо

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных