Согласование договоров

Более 80% всех событий в деловой сфере сопровождается договорной документацией. Согласно исследованиям аналитиков, расходы организации на управление договорной деятельностью совместно с административными расходами могут составлять до 20% бюджета. Решение «Согласование договоров» позволяет снизить эти затраты более чем на 70% за счет автоматизации согласований и процессов работы с документами.

 

Узнать больше

 

Согласование договоров

Решение позволяет

  • Оперативно контролировать все этапы процесса согласования.
  • Вести упорядоченный учет договоров.
  • Существенно повысить координацию действий сотрудников, вовлеченных в договорную деятельность.
  • Быстро находить всю необходимую информацию.
  • Значительно снизить риски потери деловой информации.
  • Самостоятельно обслуживать и поддерживать систему.

Решение «Согласование договоров» разработано в компании Digital Design на основе опыта проектов по внедрению системы электронного документооборота на предприятиях разных отраслей. Решение предназначено для простого, доступного и оперативного согласования договорной документации по заранее настроенному маршруту и назначенной ролевой модели.

Маршруты согласований могут меняться, в соответствии с задачами и потребностями и моделировать соответствующие бизнес-процессы организации. Настройка маршрутов согласования может осуществляться собственными силами сотрудников, не обладающих специальными знаниями и квалификацией программиста.

 

Преимущества

  • Защита документов от изменений после запуска процесса согласования позволяет быть уверенным, что все замечания вносятся в виде комментариев по пути согласования, а не в исходный согласуемый документ.
  • Оптимальные сроки для ввода системы в эксплуатацию возможны за счет наличия преднастроенных видов документов, маршрутов согласований и ролей доступа.
  • Возможность включения контрагентов в маршрут согласований позволяет оперативно решать задачи с участием контрагентов.
  • Решение «Согласование договоров» интегрируется с СЭД на платформе Docsvision (ver. 4.5, 5.0), а также и с другими системами электронного документооборота.
  • Безопасность обеспечивает возможность интеграции с сертифицированными Средствами криптозащиты (СКЗИ) и использования Электронной подписи (ЭП) в соответствии с 63-ФЗ.
  • Поддерживается единый реестр договорных документов для учета и контроля.
  • Решение предлагает приемлемые затраты на автоматизацию.

Функциональность

Функциональные возможности

  • Простая процедура создания маршрута согласования позволяет комбинировать разные типы согласования для любых согласующих лиц.
  • Гибкая настройка процессов согласования позволяет администратору изменять параметры процесса, в том числе и после его запуска в работу.
  • Использование одного маршрута согласования возможно для различных типов документов, также возможна отправка одного типа документа по разным маршрутам согласования.
  • Отслеживание стадий согласования в реальном времени делает процесс согласования прозрачным и контролируемым.
  • Вывод листа согласования в удобной форме дает возможность получить актуальную информацию в любом этапе согласования.
 

Архитектура

Архитектура

 

Примеры внедрений

Администрация Ленинского муниципального района Московской области

Компания Digital Design внедрила систему электронного документооборота Docsvision 4.5 в Администрации Ленинского муниципального района Московской области, в том числе ПО «Типовой процесс согласования», разработанное компанией Digital Design для СЭД Docsvision. Спустя год эксплуатации системы, представитель Администрации отмечает, что удалось достичь полной прозрачности внутренних процессов, повышения уровня исполнительской дисциплины и простоты формирования отчетов по исполнению поручений главы Администрации. Сегодня в системе работают 200 пользователей.

Подробно


«Касторама РУС» продолжает развивать свою систему документооборота

В рамках проекта специалисты компании Digital Design осуществили миграцию данных на программную платформу Docsvision 4.5, выявили неактуальные участки системы, устранили их. В то же время, функционал системы был расширен за счет новых модулей, отвечающих насущным потребностям компании. Так, был внедрен модуль «Типовой процесс согласования», который позволил оптимизировать процесс согласования договоров. Кроме того, были сформированы задачи развития системы и сформированы требования к дальнейшему развитию СЭД, в числе которых контроль отправки, проверка полей ИНН на задвоенность контрагентов, контроль распечатки, конвертация номера документа в формате pdf.

Подробно


 

Развитие системы подготовки информационно-аналитических материалов на базе технологий электронного документооборота для УИС Спецсвязи ФСО России

Система автоматизировала ряд управленческих процессов ведомства, в том числе – создания оперативных поручений при подготовке информационно-аналитических материалов с указанием текста поручения, ответственного исполнителя и соисполнителей, срока исполнения, а также опционально-контролирующего лица.
В рамках проекта специалисты компании-интегратора использовали продукт «Типовой процесс согласования» для Docsvision, позволяющий добиться упрощения настройки администрирования.

Подробно