Автоматизированная информационная система управления продажами для ЗАО «Балтийская жемчужина»

В 2007 году компания Digital Design получила в результате победы в тендере заказ на создание автоматизированной информационной системы управления продажами квартир для ЗАО «Балтийская жемчужина». В 4-ом квартале 2007 года система была сдана в опытную эксплуатацию, в фазу промышленного использования проект перешел весной 2008 года.

О ЗАКАЗЧИКЕ

ЗАО «Балтийская жемчужина» (http://www.bpearl.net/) является дочерней компанией Шанхайской Заграничной Объединенной Инвестиционной Компании в Санкт–Петербурге, учрежденной пятью крупнейшими шанхайскими корпорациями: Шанхайской Индустриальной Инвестиционной компанией, Корпорацией «Brilliance Group», Международным Холдингом «Jin Jiang», Шанхайской «Greenland Group» и Шанхайским Евро-Азиатским Центром Развития «Europe & Asia». ЗАО «Балтийская жемчужина» специализируется на строительстве жилых кварталов «под ключ», включая объекты жилой недвижимости и инфраструктуры.

Проект «Балтийская Жемчужина» — новый жилой микрорайон в юго-западной части Санкт-Петербурга, рассчитанный более чем на 35000 жителей. Общая площадь территории застройки 205 Га. Сумма инвестиций в проект превышает $1,3 млрд., строительство займет примерно 8 лет.

ВЫБОР РЕШЕНИЯ И КОМПАНИИ-РАЗРАБОТЧИКА

Перед руководством департамента продаж ЗАО «Балтийская жемчужина» была поставлена задача найти эффективную информационную автоматизированную систему, которая бы позволяла учитывать все взаимодействие с потенциальными клиентами – покупателями квартир; поддерживала процесс бронирования и продаж квартир; предоставляла удобный интерфейс визуализации информации об объектах недвижимости с возможностью поиска по заданным параметрам, а также содержала бы в себе модуль финансового учета и планирования.

В связи с такой объемной задачей при поиске подходящей системы специалисты департамента рассматривали в качестве возможных вариантов как готовую CRM-систему, так и заказное решение. В результате проведенного тендера в качестве исполнителя работ из трех участников была выбрана компания Digital Design как наиболее квалифицированная и имеющая опыт реализации подобных задач. Digital Design предложила разработать заказную информационную систему управления продажами, полностью отвечающую требованиям Заказчика.

РЕШЕНИЕ

Система управления продажами квартир предназначена для автоматизации и учета взаимоотношений с клиентами (покупателями квартир) на предпродажной стадии, в процессе продажи и в период послепродажного обслуживания. Для обеспечения этих целей система имеет два основных блока: CRM (Customer Relationships Management, управление взаимоотношениями с клиентами) и блок управления продажами квартир.

Функциональные возможности системы

Система управления продажами квартир предоставляет следующие возможности:

  • CRM (Управление взаимоотношениями с клиентами)

- ввод и хранение информации о клиентах; o формирование и настройка страницы сведений о клиенте с возможностью включения/отключения ряда атрибутов;

- фиксация сведений о звонках и посещениях клиентов;

- рассылка почтовых сообщений клиентам по различным правилам;

- отображение напоминаний о назначенных встречах, звонках и оплатах;

- разграничение прав доступа к информации пользователей системы с различными ролями.

  • Квартиры и цены:

- отображение плана района с у строительных объектов и гиперссылками на них;

-  «шахматка»: отображение плана квартир с возможностью изменения их планировок (в том числе, объединение квартир по горизонтали (на этаже), по вертикали (двух- и более уровневые квартиры), а также отображение на «шахматке» детальных сведений о квартире (площадь и жилая, количество комнат, сан/узлов, стоимость за кв м и общая стоимость), сведения о бронировании квартир;

- возможность создания/изменения/просмотра описания квартир, изменений их статусо

- гибкая система формирования ценовых коэффициентов на квартиры;

- возможность планирования продаж; o калькулятор стоимости квартиры по различным схемам оплаты (единовременный платеж, в рассрочку, ипотека);

- возможность удаленного доступа в систему сотрудников агентств недвижимости.

  • Продажи, оплата и послепродажный сервис

- ввод/просмотр платежей (график расчета, анализ плановых и фактических поступлений);

- создание и хранение документов, сопутствующих процессу продажи квартир. При создании ряда документов используются определенные шаблоны с соответствующим автоматическим заполнением имеющихся о клиенте и выбранной им квартире данных;

-  процедура согласования заявок на определенные действия (бронирование, продажа, утверждение документов, отказ от квартиры и др.);

- поддержка процесса бронирования квартир.

  • Отчеты

- История взаимодействия с конкретным клиентом

- Список договоров;

- Отчет по времени обращения

-Отчет о перспективности работы менеджеров по продажам;

- Отчет об эффективности рекламного

-Объем и стоимость продаж

-Клиент-менеджер (распределение клиентов среди менеджеров по продажам компании)

  • Финансовый анализ

- расчет вознаграждений и бонусов;

- планирование поступлений денежных средств и сравнение с фактическими платежами; o расчет дополнительных платежей на основании справки из ПИБ, а также начисление пени и штрафов.

  • Связь с внешним сайтом компании

- Возможность приема и передачи необходимых данных об объемах квартир, имеющихся в продаже.

АРХИТЕКТУРА СИСТЕМЫ

Система реализована в виде web пользователями которого являются менеджеры и руководители офисов продаж Заказчика, а также агенты по продажам агентств недвижимости, которые имеют возможность доступа к системе посредством протокола https.

Система формирует и передает необходимую информацию о квартирах для публикации на внешнем сайте Заказчика для открытого доступа. В качестве основной базы данных используется MS SQL Server 2005. Для обеспечения безопасности при обмене данными по протоколу http используется сертификат безопасности SSL.

Разработанная система использует следующее программное обеспечение:

  • Сервер для web-приложения

- MS Windows 2003 (включая IIS)

- MS .Net Framework 2.0

- Сертификат SSL

  • Сервер Базы Данных

- MS Windows 2003

- MS SQL Server 2005 SP2

РЕЗУЛЬТАТЫ

Решение по управлению продажами квартир была создано в кратчайшие сроки (3 месяца) и в октябре 2007 года введено в режим опытной, а весной 2008 года – промышленной эксплуатации. Разработанная система аккумулирует и хранит детальную информацию обо всех контактах и различных активностях менеджеров по продажам Заказчика с потенциальными покупателями квартир, а также предоставляет удаленный доступ к данным партнерам Заказчика – агентам недвижимости. Система обеспечивает прозрачность финансовых процессов, связанных с продажами, в том числе, формирует уведомления об ожидаемых поступлениях и просроченных платежах. С помощью широкого набора фильтров руководство Заказчика создавать различные отчеты и сводки, позволяющие отслеживать динамику изменения объема совершаемых по продаже квартир сделок; планировать поступление денежных средств и сравнивать их с фактическими платежами; рассчитывать комиссионные сво сотрудникам и агентам сторонних агентств недвижимости. При помощи ряда показателей и параметров, хранящихся в системе, руководство Заказчика планирует разработать систему стимулирования сотрудников.

По словам директора департамента ЗАО «Балтийская жемчужина» господина Чжан Цзина, «в  результате сотрудничества с компанией Digital Design мы получили оптимальное решение по управлению продажами, которое поможет нам повысить эффективность работы наших менеджеров и, в конечном итоге, привести к росту объема продаж нашей  компании».