Разработка и внедрение решения «Мобильное рабочее место руководителя» (МРМР) на платформе iPad в ОАО «Кировский завод»

О заказчике

Кировский завод – одно из крупнейших промышленных предприятий Санкт-Петербурга. Производит тракторы и другие сельскохозяйственные машины, запасные части, металлопрокат, энергетические машины. На предприятии работают более 8 тысяч человек. ОАО «Кировский завод» – управляющая компания для около 20 дочерних обществ, в числе которых металлургический завод «Петросталь», Петербургский тракторный завод, завод «Универсалмаш», завод «Киров-Энергомаш» и др.

Ситуация

В 2008 году специалисты Digital Design внедрили систему электронного документооборота на платформе DocsVision. В ходе проекта была автоматизирована обработка входящих, исходящих и различных внутренних документов, включая регистрацию, хранение и выдачу поручений. С помощью СЭД организованы процессы контроля исполнительской дисциплины. Также максимально глубоко было автоматизировано согласование организационно-распределительной и исходящей документации. Проект по разработке «Мобильного рабочего места руководителя» стал логическим продолжением проводимых ранее работ. Руководству «Кировского завода» требовалось решение, с помощью которого можно мобильно работать с СЭД через удобный для восприятия и проведения анализа интерфейс.

Выбор

В качестве устройства для обеспечения мобильной работы руководства «Кировского завода» был выбран iPad как наиболее качественный и удобный планшет на рынке. Для этих устройств Digital Design предложила свою новую разработку «Мобильное рабочее место руководителя». Оно было создано с учетом требований топ-менеджмента крупных компаний к организации работы: динамичность, возрастающий объем и скорость обработки информации. Решение Digital Design основано на четырех принципах:

  • мобильность при работе с информацией тогда, когда для этого есть время – не только в офисе, но и в дороге (самолете, поезде, автомобиле),
  • эргономика за счет отсутствия на экране ненужных элементов интерфейса,
  • доступность всей необходимой для принятия решений информации в едином источнике,
  • непрерывность и преемственность рабочих процессов при переключении с одного рабочего места через синхронизацию.

Цели и задачи

  • Обеспечение руководства «Кировского завода» возможностью работы с документами системы электронного документооборота DocsVision с мобильного устройства
  • Сокращение времени, требуемого высшему руководству «Кировского завода» для ознакомления с управленческой информацией, обрабатываемой в системе электронного документооборота
  • Повышение эффективности анализа управленческой информации за счет привлечения внимания к важнейшим документам

Решение

Специалисты Digital Design разработали два функциональных модуля.

1) Модуль «Работа с СЭД DocsVision» дает возможность работы с документами системы электронного документооборота на iPad. Его клиентская часть обеспечивает следующие функции:

  • отображение списка папок, доступных на сервере СЭД (поручения генерального директора, на согласование, на рассмотрение, на подписание, контроль поручений),
  • отображение списка документов, поступающих с сервера СЭД,
  • отображение карточки документа и вложений,
  • отображение файла вложения в формате pdf, doc, xls, ppt, txt, tiff, jpeg,
  • ввод текстовой резолюции к документу,
  • создание поручения с возможностью выбора ответственного и указания срока,
  • создания голосового поручения,
  • поиск по карточке и файлам вложений (для форматов pdf и txt) локально сохраненных документов,
  • просмотр отчетов об исполнении поручений,
  • согласование / отправка документа на доработку,
  • подписание / отклонение документа.

2) Модуль «Синхронизация с СЭД DocsVision» обеспечивает такие функции, как:

  • загрузка набора папок, списков документов и самих документов с сервера СЭД,
  • выгрузка документов, созданных и измененных атрибутов документов (резолюций, поручений) на сервер СЭД.

Результаты

«Мобильное рабочее место руководителя» обеспечило руководство предприятия индивидуально настроенным набором информационных материалов из системы электронного документооборота. Оно также обеспечивает непрерывность и преемственность рабочих процессов при переключении с одного рабочего места на другое. Начав писать письмо или редактировать документ на ноутбуке или десктопе, руководитель может продолжить работу на планшете iPad, и наоборот.

В результате внедрения «Мобильного рабочего места руководителя» топ-менеджеры «Кировского завода» получили удобный инструмент для мобильной работы с документами из СЭД. Сами планшеты iPad прекрасно встроились в ИТ-ландшафт предприятия. МРМР способствовало большей включенности топ-менеджмента в работу с СЭД. Заметно увеличилась скорость согласования документов и выдачи распоряжений. Благодаря мобильному доступу к информации управленческие решения оперативно подкрепляются необходимыми данными.

Перспективы

Специалисты «Кировского завода» и Digital Design планируют внедрение функциональных модулей системы, отвечающих за отчеты и аналитику. Это даст возможность топ-менеджменту осуществлять комплексный мониторинг и контроль всех ключевых показателей предприятия.

Кроме того, планируется оптимизация механизма синхронизации и адаптация коннектора к последующим версиям системы электронного документооборота (клиентская часть решения уже адаптирована к обновлениям СЭД).

Отзывы

Сергей Кулабухов, директор по ИТ, ОАО «Кировский завод», комментирует: «Перед заводом сейчас стоят амбициозные цели по достижению высокой доходности и производительности. Эффективность работы топ-менеджмента является принципиально важным условием для получения таких результатов. Мобильные инструменты, увеличивающие возможности анализа управленческой информации и сокращающие время, необходимое для ознакомления с ней, становятся обязательными для динамичных компаний в условиях постоянно растущих объемов данных».