Мобильное рабочее место руководителя на платформе iPad

Кировский завод

Кировский завод – одно из крупнейших промышленных предприятий Санкт-Петербурга. Производит тракторы и другие сельскохозяйственные машины, запасные части, металлопрокат, энергетические машины. На предприятии работают более 8 тысяч человек. ОАО «Кировский завод» – управляющая компания для около 20 дочерних обществ, в числе которых металлургический завод «Петросталь», Петербургский тракторный завод, завод «Универсалмаш», завод «Киров-Энергомаш» и др.

Машиностроение

Санкт-Петербург

Начало проекта: 2011 год

После внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на платформе DocsVision в 2008 году руководству «Кировского завода» потребовалось решение, которое могло:

• обеспечить удобную работу с документами СЭД DocsVision с мобильного устройства;
• сократить время ознакомления и повысить эффективность анализа управленческой информации, обрабатываемой в системе.

В качестве устройства для мобильной работы руководства «Кировского завода» был выбран iPad. Для этих устройств Digital Design предложила свою новую разработку «Мобильное рабочее место руководителя» (МРМР). Оно было создано с учетом требований топ-менеджмента крупных компаний к организации работы: динамичность, возрастающий объем и скорость обработки информации. Решение Digital Design основано на четырех принципах:

• мобильность при работе с информацией, возможность работать не только в офисе, но и в дороге;
• эргономика за счет отсутствия на экране лишних элементов интерфейса;
• доступность всей необходимой для принятия решений информации в едином источнике;
• непрерывность и преемственность рабочих процессов при переключении с одного рабочего места через синхронизацию.

Специалисты Digital Design разработали два функциональных модуля.

1) Модуль «Работа с СЭД DocsVision» позволяет работать с документами СЭД на iPad:

• просматривать документы, доступные на сервере СЭД (поручения генерального директора, на согласование, на рассмотрение, на подписание, контроль поручений);
• согласовывать, подписывать, отклонять документы или отправлять на доработку;
• просматривать вложения в форматах pdf, doc, xls, ppt, txt, tiff, jpeg;
• составлять резолюции к документу;
• создавать поручения, в том числе голосовые, с возможностью выбора ответственного и указания срока исполнения;
• просматривать отчеты об исполнении поручений.

2) Модуль «Синхронизация с СЭД DocsVision» обеспечивает:

• загрузку набора папок, списков документов и самих документов с сервера СЭД;
• выгрузка документов, созданных и измененных атрибутов документов (резолюций, поручений), на сервер СЭД.

В результате внедрения приложения топ-менеджеры «Кировского завода» получили удобный инструмент для мобильной работы с документами из СЭД. Решение обеспечило непрерывность и преемственность рабочих процессов при переключении с одного рабочего места на другое — начав писать письмо или редактировать документ на ноутбуке или десктопе, руководитель может продолжить работу на планшете iPad, и наоборот.

Заметно увеличилась скорость согласования документов и выдачи распоряжений. Благодаря мобильному доступу к информации управленческие решения оперативно подкрепляются необходимыми данными.

Сами планшеты iPad прекрасно встроились в ИТ-ландшафт предприятия. МРМР способствовало большей включенности топ-менеджмента в работу с СЭД.

Кроме того, специалисты «Кировского завода» и Digital Design планируют внедрение функциональных модулей системы, отвечающих за отчеты и аналитику. Это даст возможность топ-менеджменту осуществлять комплексный мониторинг и контроль всех ключевых показателей предприятия. Планируется оптимизация механизма синхронизации и адаптация коннектора к последующим версиям СЭД (клиентская часть решения уже адаптирована к обновлениям СЭД).

«Перед заводом сейчас стоят амбициозные цели по достижению высокой доходности и производительности. Эффективность работы топ-менеджмента является принципиально важным условием для получения таких результатов. Мобильные инструменты, увеличивающие возможности анализа управленческой информации и сокращающие время, необходимое для ознакомления с ней, становятся обязательными для динамичных компаний в условиях постоянно растущих объемов данных»

Сергей Кулабухов —
Директор по ИТ, ОАО «Кировский завод»