Диджитал Дизайн
Наши проекты
Автоматизация внутрибанковского документооборота

Автоматизация внутрибанковского документооборота

БФА Банк

Региональный банк, работающий на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Банк занимается кредитованием и обслуживанием корпоративных клиентов, валютными операциями и операциями с ценными бумагами.

Финансы, банки, страхование

Санкт-Петербург

Начало проекта: 2013 год

Описание

В рамках развития инфраструктуры ИТ БФА Банка было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Основные цели и задачи:

Автоматизация корпоративного документооборота;
Повышение контроля исполнительской дисциплины сотрудников;
Консолидация в рамках единой системы всей работы, связанной с документами;
Создание аналитического инструмента для мониторинга ключевых бизнес-процессов компании;
Для реализации проекта была выбрана версия программной платформы Docsvision 5.2. Разработку и внедрение системы осуществляла компания Digital Design, с которой БФА Банк связывает опыт успешно выполненных проектов.

Решение

Специалисты Digital Design проанализировали и формализовали существующие в банке процессы документооборота. Предполагалось реализовать проект в 4 этапа:

работа с входящей/исходящей корреспонденцией,
работа с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения, служебные/докладные записки, доверенности),
работа с внутренней нормативной документацией,
работа с договорами.

1 этап: Работа с входящей/исходящей корреспонденцией. Сентябрь 2013 года – февраль 2014 года.

На первом этапе работ были выполнены следующие задачи:

обеспечена регистрация и хранение электронных копий входящих и исходящих документов;
обеспечен полный жизненный цикл документов в электронном виде;
обеспечена многопользовательская работа над документами, включающая создание, редактирование, поддержку версионности и поиск документов;
реализовано хранение документов в едином хранилище с функциями быстрого поиска по критериям;
внедрен прозрачный механизм согласования документов, обеспечивающий информирование участников процесса и заинтересованных лиц о текущем статусе документа;
единый механизм формирования и контроля исполнения поручений для любых типов документов.

2 этап: Работа с организационно-распорядительной документацией. Март – июнь 2014 года.

На данном этапе были выполнены следующие работы:

организация процесса наполнения и согласования организационно-распорядительных документов, обеспечение прозрачности процессов;
обеспечение эффективного взаимодействия работников в рамках работы с организационно-распорядительными документами, разграничение прав доступа к документам;
организация единого электронного хранилища организационно-распорядительных документов с возможностью поиска.

Каждый из этапов включал в себя следующие работы:

совместное проектирование;
настройка и конфигурирование;
обучение персонала;
опытная эксплуатация.

Результат

Результаты 1-го этапа:

Более 500 пользователей в 5 офисах банка включены в единый документооборот;
Автоматизированы процессы обработки входящей и исходящей корреспонденции, назначения поручений, контроля их исполнения;
Ежемесячная регистрация более 1000 входящих/исходящих документов.

Результаты 2-го этапа:

Автоматизированы процессы обработки приказов, распоряжений, служебных/докладных записок, доверенностей;
Ежемесячная регистрация более 100 организационно-распорядительных документов.

В планах банка до конца 2015 года реализовать следующие этапы проекта: работа с внутренней нормативной документацией и работа с договорами.

Отзыв клиента

«По результатам проведенных исследований проектной командой была выстроен рациональный документооборот, образующий замкнутый цикл и обеспечивающий бесперебойный обмен информацией, ее архивацию и возможность полнофункциональной поисково-справочной работы, – сообщил Дмитрий Лебедев, руководитель отдела продаж и маркетинга департамента корпоративных систем компании Digital Design.
«Выбор платформы был обусловлен наличием в Docsvision 5.2. технологических возможностей для решения задач, специфических для нашей области деятельности. Благодаря внедренной СЭД значительно сократилось время, затрачиваемое специалистами банка на поиск и работу с документами. Руководство организации получило удобный инструмент контроля исполнительской дисциплины, оптимизации затрат и эффективного планирования», – прокомментировала итоги проекта Анна Сорокина, начальник отдела внедрения корпоративных информационных систем БФА Банка.
«Автоматизация процессов документооборота – неотъемлемый и закономерный шаг в развитии высокотехнологичного банка, заинтересованного в экономии времени, средств и повышении эффективности работы. Внедрение СЭД Docsvision в БФА Банке является частью стратегии развития нашей ИТ-системы. Мы довольны ходом проекта, полученными на сегодня результатами. Мы не ошиблись в выборе системы и планируем дальнейшее применение ресурсов Docsvision совместно с компанией Digital Design»

Эдуард Шанев —
Руководитель службы ИТ БФА Банка

Свяжитесь с нами!

Я ознакомлен(а) с условиями политики в отношении обработки персональных данных и даю согласие на обработку персональных данных