Развитие СЭД

Росаккредитация

Федеральная служба по аккредитации (Росаккредитация) — осуществляет полномочия по аккредитации в установленной сфере деятельности, в том числе аккредитации органов по сертификации и испытательных лабораторий (центров), юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на право выполнения работ и (или) оказания услуг в области единства измерений, контролю за деятельностью аккредитованных лиц, ведению реестров аккредитованных лиц, деклараций о соответствии, сертификатов соответствия, обеспечению органов по сертификации программным обеспечением и выдаче бланков сертификатов соответствия.

Государственный сектор

Москва

Начало проекта: 2014 год

Система электронного документооборота Федеральной службы по аккредитации, реализована на базе ПО Административное делопроизводство для Docsvision 4.5 и предназначена для комплексной автоматизации документооборота, а именно для автоматизации следующих видов деятельности:

• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов Росаккредитации и территориальных управлений Росаккредитации.
• Передача входящих, внутренних и исходящих документов на рассмотрение (подписание, согласование) руководителям среднего и высшего звена, в т.ч. в территориальных управлениях Росаккредитации.
• Подготовка, согласование (в т.ч. с применением ЭП) исходящих и внутренних документов.
• Получение входящих и отправка исходящих документов в электронном виде по каналам МЭДО.
• Наложение резолюций на документы.
• Постановка инициативных поручений.
• Исполнение заданий по резолюциям и инициативным поручениям.
• Контроль исполнения документов и поручений.
• Формирование отчетности об объемах и исполнении документов и поручений.
• Списание документов в дела.
• Интеграция с ФГИС Росаккредитации.

Система обеспечивает автоматизацию и информационную поддержку основных процессов, связанных с работой с документами, выполняемых сотрудниками Росаккредитации.

Общее количество одновременных подключений к системе (центральный аппарат и территориальные управления) — 150 (ограничено количеством закупленных лицензий).

Перед специалистами Digital Design была поставлена задача по развитию функциональности СЭД заказчика в части работы высшего руководства с документами и заданиями на мобильных устройствах, контроля исполнения поручений, а также подготовки итоговых вариантов исходящих документов, подписанных ЭП и отправляемых в федеральные органы исполнительной власти по каналам МЭДО.

Внедрение программного модуля «Мобильное рабочее место руководителя» (МРМР) предоставило топ-менеджменту Росаккредитации возможность вести удаленную работу с документами и заданиями с помощью планшетов iPad под управлением iOS. Модуль «Автоматизированное рабочее место контролера» расширил функциональность СЭД в части контроля исполнения поручений и упростил процедуры контроля над исполнением поручений. Внедрение модуля «Электронная подпись в МЭДО» обеспечило возможность приема и отправки электронных документов в федеральные органы исполнительной власти по каналам МЭДО с электронной подписью руководителей, придающей юридическую значимость электронным документам.

Благодаря развитию СЭД заказчику удалось добиться оперативного информирования руководителей высшего и среднего звена о новых документах и ходе исполнения поручений, прозрачности движения документов и возможности оперативного контроля состояния исполнения документов до уровня конечных исполнителей. Новые функциональные возможности системы обеспечили условия для удаленной работы руководителей с документами и поручениями в онлайн и офлайн режимах, а также упростили механизмы контроля над исполнением поручений и расширили возможности настройки рабочего места контролеров за счет предоставления специализированного интерфейса. Важным результатом проекта стало сокращение сроков подготовки документов, направляемых в федеральные органы исполнительной власти по каналам МЭДО, упрощение процессов согласования, подписания, регистрации и отправки таких документов за счет исключения необходимости подписания бумажных экземпляров документов.

«Данный проект позволил нам добиться сокращения сроков подготовки документов, направляемых в федеральные органы исполнительной власти по каналам МЭДО, а также упрощения процессов согласования, подписания, регистрации и отправки таких документов за счет исключения необходимости подписания их бумажных экземпляров»

Юрий Валентинович Бутенко —
Руководитель ИТ-отдела Росаккредитации