Пресса о нас

Общий менеджмент, процессное управление, отраслевая специфика и другие аспекты развития СЭД

28 мая 2013

Интервью с Олегом Карпицким, заместителем коммерческого директора Digital Design

 

Широкий функционал, развитый инструментарий и обширная практика использования современных СЭД позволяет решать самые разные задачи. Давайте кратко рассмотрим эти возможности и основные направления развития вариантов применения СЭД. Какие тенденции находятся за границами традиционного документационного обеспечения управления?

В первую очередь здесь стоит обратить внимание на поддержку принятия управленческих решений. Так, СЭД стали активно применяться для автоматизации общего контура директивного управления компании, не связанного с традиционными практиками делопроизводства. В качестве примеров можно привести систему контроля исполнения инициативных поручений, контроль исполнения решения совещаний и коллегиальных органов управления, подсистему контроля исполнения заданий в административных процессах управления и прочее.

Какими средствами это решается?

Для этого в подсистемах контроля исполнительской дисциплины (КИД) современной СЭД реализуются средства тайм-трекинга, настройки метрик для анализа эффективности исполнения заданий, средства построения аналитических отчетов различной сложности по исполнению заданий и другие механизмы анализа.  Таким образом, корпоративная СЭД может восприниматься как единая среда управления рабочим временем конечного пользователя, что не только существенно упрощает процессы контроля, но и позволяет оценивать качество исполнительской дисциплины, а также получать своевременные сигналы о необходимости организационных изменений.

Насколько нам известно, современная СЭД автоматизирует и самые разнообразные процессы обработки документов в организации. Что сегодня происходит в среде поддержки процессного управления?

Для этого в рамках платформы СЭД реализуются полнофункциональные Workflow-подсистемы. При этом, в отличие от специализированных BPM (Business Process Management), внедрение которых под силу в основном корпоративному сегменту, использование Workflow-автоматизации в проектах внедрения СЭД встречается практически в каждом внедрении.

Практика внедрения Docsvision показывает, что в большинстве проектов количество одновременно запущенных процессов насчитывает десятки и сотни тысяч, и процессы эти достаточно сложны по своей структуре. Также в рамках СЭД реализованы готовые функции для выполнения сложных сценариев обработки информации, средства интеграции с различными подсистемами корпоративной ИС, механизмы обработки событий, интерфейсы для реализации программных расширений. Наряду с этим в рамках СЭД используется единая система управления заданиями – как в рамках автоматизируемых бизнес процессов, так и в пределах общего контура директивного управления.

Все перечисленные механизмы контроля и аналитики становятся доступными и при автоматизации бизнес-процессов. Они делают СЭД крайне привлекательной для использования в качестве основы построения системы процессного управления в организации. Не случайно именно СЭД сегодня воспринимается как центральная часть автоматизации системы менеджмента качества в современных компаниях.

В каждой современной организации существует большое количество различных процессов, не автоматизированных в рамках традиционных средств  (ERP, CRM и т.п.). Насколько часто СЭД оказывается адекватным инструментом для автоматизации этих задач?

Наши заказчики используют сотни уникальных прикладных решений, не относящихся к классическим задачам документооборота, которые, тем не менее, реализуются на базе СЭД – от удаленного управления депозитарными счетами до системы планирования туров в туристической компании.

Еще один важный тренд в развитии корпоративных СЭД – возможность перехода на безбумажный юридически значимый документооборот. Какие механизмы должна содержать система электронного документооборота для развития такой практики?

Современная СЭД уже, как правило, содержит достаточно механизмов для реализации этих задач. Можно отметить такие необходимые функции, как поддержка средств идентификации и аутентификации  пользователей в системе, механизмы разграничения доступа к документам на основе корпоративных политик, средства поддержки электронной подписи, реализуемые СЭД.

К новым классам функций, возникающим в контексте безбумажного документооборота, нужно отнести поддержку различных механизмов электронной цифровой подписи в соответствии с ФЗ N63 (простой, усиленной и квалифицированной), возможность заверения ЭП не только файла документа, но и структурированных данных электронной формы, а также операции по отношению к документу (например, согласование или утверждение).  Важно помнить и о необходимости в интеграции корпоративной СЭД со специальными операторами связи. Это EDI-системы, обеспечивающие передачу юридически значимых документов – в качестве примера можно назвать «Диадок».

Отдельно стоит комплекс средств долгосрочного хранения электронных документов. Пока не существует отечественных стандартов, которые предъявляют требования к системам подобного класса, но можно ориентироваться на западные стандарты – например, стандарт MoReq2010. В целом, из всех подсистем корпоративной ИС современная СЭД наиболее близка к реализации требований данного стандарта, что делает ее естественным инструментом для автоматизации задач такого класса.

В завершении беседы расскажите новых механизмах доступа в СЭД.

Действительно, сегодня возникают самые разные потребности в организации доступа к данным, особенно в контексте задач обработки документов. Помимо средств доступа с планшетов и мобильных устройств, а также встраивания функций обработки документов и заданий в электронную почту, есть и другие.  Например, включение опций обработки документов в корпоративный интранет и интернет-порталы, возможность обработки документов с различных устройств вне доступа к серверу корпоративной СЭД, выполнение обработки документов с произвольного устройства и ряд других. Современный пользователь требует от СЭД совершенно иной степени гибкости, новых возможностей интеграции и оптимизации интерфейса.

Безусловно, тенденции развития СЭД гораздо более разнообразны. Мы выделили наиболее актуальные из них – те, которые определяют ближайшее будущее электронного документооборота, и на которые стоит обратить внимание при выборе конкретной системы в ближайшем будущем.

К списку прессы ...