Пресса о нас

Перспективы использования BI-приложений в системах класса ECM | Точка зрения №22

28 августа 2013

Интервью с Олегом Грешневым, директором департамента корпоративных систем, Digital Design

Насколько технологии Business Intelligence могут быть эффективны в связке с ECM?

Первой и наиболее очевидной сферой применения является работа с отчетами. Понятно, что все аналитические и прочие отчеты могут и должны быть предметом дальнейшей совместной работы сотрудников. Допустим, вышедший документ нужен уже не сам по себе, а важны скорее комментарии, которые к нему появлялись, либо уточнения, запрошенные руководителем. К тому же отчет,  по которому принимаются управленческие решения – это отчет, зафиксированный во времени. И часто происходит так, что требуется слепок отчета, являющийся уже по сути документом с определенным контентом. Поэтому в данном аспекте можно говорить о том, что технологии BI, интегрированные с портальными системами и ECM, позволяют достигать большей эффективности. Кроме того, при совместной работе составителей и непосредственных адресатов отчетов, такая связка позволяет не просто наблюдать, какие отчеты более востребованы, а решать, какие из них нужно оставить, какие убрать, какие доработать.

А если говорить о работе BI над ECM?

В данном случае надо разделять два подхода. Самый простое – это контроль исполнительской дисциплины, которая характеризует работу компании не меньше, чем финансовые показатели. Здесь, как правило, присутствуют достаточно структурированные данные, которые можно брать, соединять и т.д. Таким образом, BI становится одной из форм отчета.

Более продвинутый способ заключается в том, что ECM достаточно часто подразумевает наличие Workflow, позволяющей не просто автоматизировать процессы, но и обеспечивать соблюдение регламента по ним, представлять периодические срезы, оперативные отчеты и т.п. Казалось бы, BI здесь не так важен. Но эти данные накапливаются, и как раз с помощью BI из них можно извлекать полезные управленческие сведения.  Например, у нас есть учетная система, где хранятся финансовые показатели договора, и есть Workflow-система, где эти договоры проходят. И цикл оборота капитала нашей компании включает в себя, в том числе, и цикл согласования договора – пока он не согласован, деньги не «уйдут». Это значит, что сочетая финансовые показатели договора и данные о времени его согласования, можно строить аналитику, которая даст понимание того, какова стоимость одного дня согласования. Следовательно, обладая такой информацией, мы в состоянии принимать управленческие решения касательно сокращения сроков процедуры. Среди вариантов рекомендаций: использование других шаблонов, изменение формы маршрута согласования, методики работы и так далее. Решения могут быть самые разные, но при этом понятно, что если опираться только на оперативные отчеты, мы не в состоянии оценить, что эти решения дают. Встает вопрос, каков реальный эффект от того или  иного изменения регламента? И здесь мы можем ретроспективно отслеживать среднее время согласования договора. Допустим, в 2005 году договор согласовывался 20 календарных дней, в 2006 – 25, в 2010 – 30. Мы замечаем, что у нас наблюдается постоянный рост, который, возможно, в оперативных отчетах не прослеживается. И у нас есть некий критический момент – если договор будет согласовываться дольше 35 дней, то компания начнет терять клиентов. Поэтому разумно не ждать этого момента, а заранее принять грамотное управленческое решение. И самое важное – не просто принять, а посмотреть, что правильно, а что не очень, в целом оценив «состояние здоровья» процесса.

Как применимы технологии BI, если говорить не о внутренней аналитике, а об анализе внешних источников?

Действительно, сегодня всё больше ощущается спрос на аналитику информационных источников, особенно в связи с ростом влияния социальных сетей. Но здесь скорее уместно рассматривать не только BI, но и Big Data, что вместе с ECM представляет из себя очень мощный сплав. Например, в социальных сетях есть слабо структурированные данные наподобие комментариев. И там нужны технологии, в принципе присущие ECM: анализ текста, категоризация, разбиение и т.д. С другой стороны, требуются технологии анализа полученных данных, которые позволят эту информацию отображать в удобоваримом виде, в первую очередь, для принятия решений. А это как раз стык BI и Big Data. И такой подход применим не только в случае с анализом внешнего контента, например, из Facebook. Это может быть и анализ информации внутри организации, когда у нас есть огромное количество слабоструктурированной информации, и мы пытаемся посмотреть по ней какую-либо статистику или поднять аналитику. Это может касаться группировки документов, связанных с определенной тематикой, или с проектной деятельностью в разрезе департаментов. Допустим, вы – руководитель, у которого огромное количество документов. Вы получили документ с вопросом от клиента, и вам необходимо, чтобы к нему была подготовлена справка на основе тех документов, которые уже есть в компании: о клиенте, о проекте, о вопросе, который, возможно, касался и других клиентов. Здесь уже включается скорее интеллектуальный поиск с текстовым анализом, который сложно отнести к BI, но все же взаимосвязь технологий и их влияние друг на друга данный пример иллюстрирует.

Какие еще могут быть примеры возможного использования BI?

Например, это анализ статистики обращения к тем или иным материалам, на основании чего можно будет делать вывод об их востребованности и доработке. Наряду с этим, мы сможем оценить и эффективность работы сотрудников. Так, если подразделение маркетинга при подготовке аналитических отчетов не имеет обыкновения обращаться к ранее наработанным материалам, то делается вывод: либо материалы не годятся, либо никто не знает, где их искать. То есть мы можем отслеживать степень использования материалов как в разрезе самих документов, так и людей. Об этом можно говорить, когда речь идет о крупных компаниях, где количество сотрудников и материалов настолько велико, что если не обращаться к архиву, ошибок не избежать. В случае с маркетингом, например, большую роль играет контент, предлагаемый при проведении различных акций. В каждом отдельном случае он разный, но по сути всегда один – меняется только форма изложения. И оценка эффективности мероприятий может быть косвенной оценкой преподнесения контента в той или иной форме. А это уже имеет прямое отношение к эффективности деятельности самого маркетингового подразделения. Но есть два «но»: во-первых, мы должны уметь структурировать информацию, а во-вторых считать эффективность самих маркетинговых активностей.

Как мы видим, спектр возможного применения BI крайне широк, особенно во взаимосвязи с другими системами. Поэтому в заключении стоит отметить, что для любой компании, планирующей внедрение BI,  важно на должном уровне подготовить функционал существующих платформ – не только ECM, но и BPM, CRM, ERP и других, в зависимости от специфики вашего бизнеса.

К списку прессы ...