Пресса о нас

Способы мобильной работы в СЭД / Журнал “Современные технологии делопроизводства и документооборота”

1 апреля 2014

М.Ю. Кожуховский, руководитель отдела продаж Центра мобильных решений, Digital Design

Сейчас существует множество возможностей работать удаленно вне офиса. Можно получать информацию, рассматривать ее, вносить замечания по тексту, накладывать резолюции. Но этих возможностей сейчас так много, поэтому кажется, что они все одинаковые. В них есть какие-то отличия?
Начальник отдела ДОУ, Ленинградская обл.

В целом СЭД предоставляют множество способов мобильной работы, которые можно разделить на три группы:

  1. Организация доступа через тонкий клиент (веб-браузер).
  2. Нативный мобильный клиент.
  3. Вариант из серии «дешево и сердито» – удаленный рабочий стол, на котором есть клиент для СЭД.

Данные способы работы с СЭД кардинально отличаются друг от друга и имеют как плюсы, так и минусы. Давайте разберем каждый из них.

1. Организация доступа через тонкий клиент (веб-браузер).

Что касается доступа к СЭД через веб-браузер, здесь мы говорим об основных мобильных решениях от вендоров СЭД. Сейчас тонкий клиент – это скорее правило, чем исключение. Стоимость такого решения для заказчика обычно лежит в пределах стоимости лицензии на СЭД. Однако есть ряд очень важных моментов, которые ограничивают использование тонкого клиента.

Самый значительный – это не всегда кроссплатформенное решение, которое может поддерживать все три популярные мобильные платформы: Windows, Android, iOS. Учитывая историческую специфику СЭД (ориентацию на корпоративный сегмент), легкие клиенты по умолчанию разрабатываются вендором под платформу Windows, при этом иногда упускаются технические особенности других платформ. А это ставит под вопрос применение такого подхода при наличии, например, планшета iPad или системы Android. Второй вопрос – это безопасность. С решениями под платформу Windows наблюдается полный порядок: существуют сертифицированные средства защиты канала передачи данных, шифрования контента, поддержки электронной подписи. Однако поддержка носителя ключевой информации на платформе Mac OS X (проприетарная операционная система производства Apple), так полюбившейся топ-менеджменту многих организаций, банально отсутствует. Третий важный аспект – это UI (англ. user interface – интерфейс пользователя).

Говоря про мобильное рабочее место руководителя, мы понимаем, что оно должно существенно отличаться от рабочего места, например, юриста. И кейсы работы с системой разные, и, что еще более важно, набор необходимого инструментария СЭД совсем другой. В одном случае это будет рецензирование договора, контроль версий, виз согласования, в другом – резолюция на документе, выдача инициативных поручений, контроль исполнения распоряжений.

Выводы: такой подход актуален для мобильной работы с СЭД на устройствах с ОС Windows, в основном ориентирован для массового пользователя СЭД (если не идет речь о специализированном решении со сценарной функциональностью) и достаточно сложно реализуем на других платформах, однако исторически наиболее защищен и поддерживает ЭП.

Тем не менее на рынке уже появились решения для платформы iOS, позволяющие адаптировать работу с СЭД под iPad, обеспечив должный уровень сертифицированной защиты.

2. Нативный мобильный клиент.

В течение последних трех лет производители один за другим выпускают родной клиент к своим СЭД, руководствуясь любовью отечественного менеджмента к устройствам iPad. Выпуская в свет родное приложение к СЭД, вендор закладывает в мобильный клиент логику работы с типовой системой СЭД в бэк-энде*. На практике же существуют единицы внедрений СЭД в системе в типовом исполнении. Все это порождает необходимость нещадно кромсать мобильный клиент, меняя в нем логику, добавляя все новую и новую функциональность. В итоге мы получаем сложно поддерживаемое решение от вендора, переписанное партнером-внедренцем. Но есть и другой выход.

Можно обратиться к разработчику мобильного нативного клиента сразу. То есть не покупать вендорское решение, а вложиться в кастомное решение под себя. Опасность в данном случае кроется в организации взаимодействия с поставщиком решения. Если наблюдается конфликт интересов между поставщиком СЭД и разработчиком мобильного клиента – беды не миновать. И здесь важную роль должен сыграть клиент как заказчик конечного решения. Это сложная работа, но она всегда дает результат.

При выборе поставщика мобильного решения стоит обратить внимание на референс-лист внедрений, отзывы, реально работающие решения, широкую экспертизу и опыт сотрудничества с поставщиками СЭД. Все это в совокупности в большой степени гарантирует успех проекту.

Что касается функциональной стороны решений подобного класса, можно отметить наиболее гибкий подход при создании персонального клиентского UI, автономность работы в режиме офлайн. Также в подобных решениях более комплексно и широко применяются сертифицированные средства защиты информации. Здесь можно говорить и о двухфакторной аутентификации, и о применении ЭП, и о шифровании канала передачи данных и самого документа. Выбор платформ, обеспечивающих поддержку СЭД, максимально широк: это и Windows, и Android, и iOS. Некоторым поставщикам даже удалось обеспечить всестороннюю защиту мобильного клиента на столь закрытой платформе, как iOS.

Выводы: такой подход актуален, когда требуется сделать решение именно под себя, обеспечить должный уровень безопасности и, самое главное, получить доступ к экспертизе разработчика мобильного клиента, который уже «съел собаку» на таких решениях и знает, чего лучше не делать с самого начала.

3. Удаленный рабочий стол, на котором есть клиент для СЭД.

Данный вариант является исторически прижившимся для реализации мобильной работы с СЭД. При таком варианте можно очень сильно сэкономить на разработке отдельного клиента, на обеспечении его дополнительной защиты и так далее. Однако и функциональность будет ограничена, и уровень адаптивности такого решения под управление пальцами на планшете оставляет желать лучшего, и столь важная для современного homo mobiles возможность работы как в сети Интернет, так и автономно с дальнейшей синхронизацией наработанного материала будет недоступна.

Вывод: такой подход интересен для организации доступа массового пользователя СЭД, для сотрудников, всегда работающих с Интернетом в основном с ноутбуков. Экономить важно, но есть категория пользователей СЭД, сэкономить на которых у вас не получится. Это руководители высшего звена. Надо понимать, что помимо функциональной стороны вопроса для людей такого уровня наличие нативного клиента к корпоративным системам, который в т. ч. может быть клиентом СЭД, – вещь статусная и порой просто необходимая. Но обсуждение этого вопроса точно лежит за рамками данного комментария.

* У каждого продукта есть своя видимая часть (интерфейс и т.д.), которая зовется фронт-эндом, и «невидимая» для пользователей часть, тот самый бэк-энд, т. е. административная часть продукта.


Журнал “Современные технологии делопроизводства и документооборота” №4
апрель 2014 г.

К списку прессы ...