29 апреля 2014
Какие требования сейчас предъявляются к специфическим рабочим местам для топ- менеджмента в СЭД, интерфейсам к ним и т. д.?
Руководитель Административного отдела, г. Великий Новгород
Михаил Кожуховский, руководитель отдела продаж Центра мобильных решений, Digital Design
Перед тем как спорить, древние греки договаривались о терминологии. Мы сделаем так же. Для начала нужно принять, что любой топ-менеджер – фигура уникальная, соответственно, таким же будет и его рабочее место. Однако у всех топ-менеджеров есть несколько общих требований, продиктованных самой формулировкой – «топ» и «менеджер». А именно: «топ» с точки зрения интерфейсов информационных систем можно интерпретировать как «самое важное»; формулировку «менеджер» – рассмотреть в значении «управленец». Получается, что интерфейс для топ-менеджера – это представление самой важной информации с возможностью ею управлять (планировать, организовывать, контролировать). Одно из самых главных требований к рабочему месту топ- менеджера – его мобильность.
Реалии работы топ-менеджмента диктуют свои требования к организации рабочего процесса руководителя. А специфика его работы такова, что он вынужден постоянно находиться там, где того требует ситуация. Поэтому рабочее место топ-менеджера должно обеспечивать все условия для полноценной работы в любом месте и в любое время.
Нужно учитывать, что объем получаемой и обрабатываемой топ-менеджером информации стремительно растет, что выдвигает новые требования к способу ее подачи. Необходимо, чтобы эта информация была максимально визуализирована, иными словами, чтобы графические изображения, ее сопровождающие, способствовали наиболее оперативному принятию решения. И в этом случае любые способы визуализации – будь то иконка, цветовой индикатор, схема, график – помогут быстрее сориентироваться и принять верное решение. Тем не менее, когда перед ИТ-службой заказчика возникает задача спроектировать рабочее место для руководителя к системе электронного документооборота, самым распространенным решением, как это ни парадоксально, оказывается ошибочный путь, заключающийся в переносе всего функционала СЭД на мобильную платформу. Ошибка такого пути – в том, что он, во-первых, не учитывает основные аспекты работы руководителя, а во-вторых – особенности организации мобильного рабочего места. Чем это чревато? Для начала тем, что топ-менеджеру будет попросту неудобно пользоваться таким рабочим местом. Очевидно, что руководителю для принятия оперативного решения не требуется весь функционал СЭД. Так зачем же в этом случае переносить его на мобильное рабочее место? Руководитель должен видеть только ту информацию, которая нужна ему для принятия решения здесь и сейчас.
В таких условиях хранение всех документов из СЭД на мобильном устройстве – избыточно и лишь повлечет за собой трату времени при поиске нужной информации. Кроме того, обширный функционал системы, размещенный на мобильном рабочем месте, потребует проведения дополнительного обучения для топ-менеджера, что опять же будет означать потерю драгоценного времени.
В целом перенос всех функций СЭД на мобильную платформу приведет к тому, что в компании окажется две системы электронного документооборота: одна мобильная, вторая стационарная. Развитие этих систем будет тесно связано друг с другом, что непременно сильно отразится на стоимости владения СЭД. Чтобы организовать удобное мобильное рабочее место топ-менеджера, следует иметь в виду несколько крайне важных моментов.
Первое и самое главное – топ-менеджеру нужна очень конкретная информация, прошедшая фильтр, причем зачастую даже ручной фильтр, в СЭД. Второе – потребуется убрать все лишнее: функционал СЭД для рабочего места топ-менеджера должен быть сведен к необходимому и в то же время достаточному минимуму. Третье – доверять разработку и внедрение рабочего места топ-менеджера следует профессионалам. И последнее – чтобы разработать интерфейс для такого рабочего места, нужно изучить, как работает топ-менеджер: каким образом он получает информацию сейчас и чего он ждет от мобилизации своего рабочего места.
Соблюдение этих, казалось бы, несложных правил позволит добиться успеха при решении задачи разработки рабочего места топ-менеджера.
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА • № 5 2014