24 июля 2014
Как ускорить и упростить процесс ввода документов? И можно ли использовать обычные офисные МФУ для ускорения и упрощения ввода документов?
Зам. начальника ОДО, Курганская обл.
Алексей Чернышев, эксперт департамента корпоративных систем, «Digital Design»
Многие СЭД предлагают инструменты для ускорения ручного ввода однотипных документов – например, использование такой функциональности, как «сохранить и создать». В этом случае после заполнения карточки одного документа по нажатию соответствующей кнопки можно сразу же открыть на заполнение следующую карточку, что сокращает время на ввод документов. Также для ускорения заполнения карточек применяются шаблоны, автозаполнение полей из справочников, быстрая подстановка информации в поля и т. д. Такие возможности СЭД ускоряют работу в случае, если сначала все документы сканируются (в разные файлы), а затем уже вносятся в систему. Есть сценарии с использованием средств автоматизации.
Например, в случае если документы не являются срочными и неотложными, при получении документа делопроизводитель создает карточку документа и заполняет информацию по документу, но не сканирует сам документ, а печатает из карточки штрих-код (на особом листе с наклейками или на отдельном листе бумаги), который либо клеит на первый лист документа, либо прикладывает первым листом к документу.
Это позволяет осуществлять быструю регистрацию карточек документов, а когда документы накапливаются, их все вместе загружают в потоковый сканер и запускают процесс сканирования. В отсканированных документах по штрих-коду автоматически определяется начало документа и карточка, которой он соответствует, а СЭД прикрепляет отсканированный документ к уже заведенной карточке.
На практике используются и привычные штрих-коды, и более современный их вид – QR-коды: выбор зависит от возможностей и настроек комплекса сканирования и СЭД.
В таком сценарии, если распознавание текста документов не требуется, штрих-коды могут распознаваться с помощью ПО сканера или СЭД. Также есть вариант настроек СЭД, когда в потоковый сканер просто погружаются переложенные листами-разделителями документы без штрих-кодов, которые после сканирования прикрепляются к автоматически создаваемым по предварительно настроенным правилам карточкам. В дальнейшем делопроизводитель может полностью заполнить карточки информацией о документах.
Что касается использования обычных МФУ для ускорения ввода документов, многое зависит от конкретной модели, но в целом МФУ обладают рядом существенных недостатков по сравнению со специализированными потоковыми сканерами, и работа с ними в большинстве случаев не дает сколько-нибудь значительного увеличения скорости ввода документов (либо потребует использования специализированного ПО для распознавания или дополнительных настроек СЭД).
Профессиональные документ-сканеры более предпочтительны, тем более что в настоящее время компактные потоковые сканеры даже бюджетного уровня обладают широкими встроенными возможностями (распознавание штрих-кодов, разбиение документов на страницы и т. д.), позволяющими создать на их основе профессиональное рабочее место по ускоренному вводу документов.
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
№ 7 201488
http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/