14 октября 2014
Комментарии Алексея Чернышева, эксперта департамента корпоративных систем, Digital Design
Как убедить начальника, что требования к эргономике интерфейсов стали сегодня критически важными при выборе системы электронного документооборота?
Делопроизводитель, г. Краснодар
Существует несколько явных преимуществ, которыми обладают системы электронного документооборота, спроектированные с учетом эргономических требований.
Запутанные интерфейсы, глубоко спрятанные функции, до которых необходимо добираться через несколько уровней меню, лишние «клики», общая перегруженность – все это существенно замедляет работу сотрудников. Чем медленнее идет работа с СЭД, тем меньше задач сотрудник успевает выполнить за рабочий день. Чем меньше задач выполняет каждый конкретный сотрудник, тем больше сотрудников нужно в целом. А поскольку одной из основных задач СЭД является экономия времени сотрудников на операциях с документами, логично было бы получить максимум эффекта от этой экономии, выбрав наиболее удобный интерфейс. Для наглядности можно провести прямое сравнение, замерив время, затрачиваемое на выполнения действия в том или ином интерфейсе. При одинаковой функциональности более простой интерфейс всегда предпочтительнее.
Если все действия интуитивно понятны, пользователи, во-первых, гораздо проще осваиваются с системой, что позволяет быстрее начать ее продуктивную эксплуатацию, а во- вторых, эргономичные интерфейсы позволяют разгрузить персонал, отвечающий за поддержку СЭД в организации – им не приходится отвлекаться на консультирование пользователей по вопросам использования системы.
Наконец, для сотрудников, чьи непосредственные обязанности связаны с ведением документооборота, многочасовая ежедневная работа с СЭД требует максимально комфортной и эргономичной организации интерфейса по прямой аналогии с организацией рабочего места.
Правильные интерфейсы позволяют пользователю выполнять свои задачи, не совершая никаких непроизводительных действий, не разрешая совершить ошибку и учитывая ролевые функции сотрудника. Эти функции могут существенно различаться, и именно поэтому производители СЭД предлагают различные виды рабочих мест для разных групп пользователей – делопроизводителей, исполнителей задач и поручений, согласующих лиц и топ-менеджеров.
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА • № 10 201490
http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/stdd_10_2014.php