Пресса о нас

Можно ли использовать один сертификат ЭП для нескольких сотрудников? / СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМНТООБОРОТА

17 октября 2014

Комментарии Алексея Чернышева, эксперта департамента корпоративных систем, Digital Design

Можно ли использовать один сертификат ЭП для нескольких сотрудников?


Есть ли возможность купить один сертификат электронной подписи и использовать его нескольким сотрудникам компании?
Руководитель службы ДОУ, г. Чебоксары

Вопрос в том, как конкретно планируется использовать электронную подпись. Смысл подписи как «живой», так и электронной, состоит в однозначной идентификации подписанта. В случае если ключ используют несколько лиц, речь об однозначной идентификации не идет.

В целом, если речь идет о внутреннем документообороте, то можно обойтись и без сертификатов – простой электронной подписью. Если же мы говорим о внешнем, регламентированном применении электронной подписи, например, участии в электронных торгах, подаче отчетности, обмене данными с контрагентами и т. д., сертификаты подписи выдаются на конкретное физическое лицо и вносятся в реестры удостоверяющего центра именно для того, чтобы можно было однозначно идентифицировать подписанта.

Управление входом и выходом из ИС в различных форматах


Можно ли управлять входом и выходом данных из ИС в различных форматах в привязке к различным бизнес-процессам?
Зав. отделом информационных ресурсов, г. Нальчик

Ответ, конечно, зависит от конкретного сценария и конкретных информационных систем, которые рассматриваются, но в общем и целом – можно.

Вход и выход данных в различных форматах обеспечивается либо встроенными средствами ИС (например, импорт и экспорт данных в формате XML поддерживается практически всеми системами, также распространена поддержка форматов XLS, CVS и т.д.), либо средствами специализированных интеграционных сервисов.

Привязка операций импорта-экспорта к конкретным бизнес-процессам в современных системах также вполне возможна. На примере процесса согласования договора это может выглядеть так:

  • в CRM-системе заводится карточка сделки, данные (контрагент, сумма, наименование и т.д.) экспортируются в XML-файл установленной структуры в папку обмена, на которую настроен мониторинг СЭД. СЭД импортирует данные из папки, создает карточку договора (а если договор типовой, то возможен вариант с генерацией и самого документа), который затем проходит все необходимые согласования по маршруту, принятому в организации. После завершения процесса согласования СЭД может выгрузить окончательные данные по договору в XML-файл другой структуры (или в принципе в другой формат файла) для автоматического заведения карточки сделки в учетной системе и вернуть в CRM-систему статус «договор согласован».
  • Кроме того, сам документ после подписания и сканирования может быть экспортирован в систему электронного архива на долговременное хранение в графическом виде (со ссылкой на карточку в СЭД), а отчет по договорам может быть выгружен, например, в формате XLS для дальнейшей обработки в аналитической системе.

Форматы импорта и экспорта данных на каждом конкретном шаге процесса могут быть настроены либо средствами ИС (если она это допускает), либо с помощью разработки специализированного интеграционного решения. На практике второй вариант предпочтительней, поскольку он гарантированно обеспечивает возможность импорта-экспорта в нужных форматах, позволяет произвести «тонкую» настройку процесса и реализовать именно тот сценарий, который будет наиболее удобен и эффективен.

Следует также учитывать, что при интеграции множественных систем желательна синхронизация справочных данных: ее можно реализовать с помощью различных MDM-решений.


СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
№ 10 201490
http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/stdd_10_2014.php

К списку прессы ...