11 ноября 2014
Как законодательство регламентирует архивное хранение электронных документов?
Начальник ОДОУ, г. Ульяновск
Комментирует Алексей Чернышев, эксперт департамента корпоративных систем, Digital Design.
Общие вопросы работы с документами Архивного фонда РФ и другими архивными документами, в т. ч. касающиеся электронных документов, оговорены в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (одобр. Советом Федерации Федерального Собрания РФ 13.10.2004). Порядок хранения, учета и использования архивных документов определяют:
- на уровне архивов организаций – Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
- на уровне федеральных архивов и государственных архивов субъектов РФ – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19).
Однако формально Основные правила работы архивов организаций не были утверждены Минюстом, а только одобрены Коллегией Росархива, и имеют неясный правовой статус. Активной научно-методической работой в области электронных документов занимается ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
На сегодняшний день действуют следующие положения:
- Сроки хранения электронных документов устанавливаются такие же, как и для документов на бумажном носителе, то есть в соответствии с перечнями документов со сроками хранения.
Например, в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) и Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182).
- Электронные документы включаются в номенклатуру дел организации на общих основаниях, с отметкой в графе «Примечания» о том, что дело ведется в электронном виде.
- Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы – жизненный цикл современных СЭД и форматов файлов это позволяет (такие документы допускается не оформлять в дела полностью и не передавать на ведомственное хранение).
- Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения включаются в состав архивного фонда организации (специализированного электронного архива).
- Конкретные рекомендации по передаче электронных документов в архив, учету, хранению, конвертированию в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, самостоятельно разрабатываемых в организации на основе действующего законодательства, с учетом методических указаний курирующей архивной организации (при ее наличии). Документы, разработанные ВНИИДАД в 2013 году, например, «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», довольно подробно описывают порядок организации архивов электронных документов.
На практике эти рекомендации и регламенты по ведению архивного делопроизводства в конкретных организациях используются при создании систем архивного хранения.
Есть ряд технических особенностей и аспектов, которые следует учитывать при организации архивного хранения электронных документов, например:
- выбор формата файлов и носителей, способных обеспечить читаемость документов в долгосрочной перспективе;
- создание инфраструктуры системы долговременного хранения – поддержка работоспособности прикладного ПО для открытия документов, резервирование данных, периодическое обновление носителей и т. д.;
- необходимость защиты персональных и конфиденциальных данных по ряду документов;
- использование «усовершенствованной ЭЦП», которая содержит time stam («штамп времени»), т. е. отметку о дате подписания документа и о действительности ЭЦП на момент подписания (требуется для обеспечения возможности подтверждения подлинности подписанных ЭЦП документов через несколько лет).
Для понимания технической стратегии организации долговременного хранения документов можно ориентироваться, например, на следующий документ: ГОСТ Р 54989-2012/ISO/ TR 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.
В то же время одной из серьезных проблем, связанных с использованием электронных документов в организациях – источниках комплектования федеральных и государственных архивов, является то, что подавляющее большинство из них, формально декларируя способность осуществлять приемку, хранение и использование таких документов, фактически еще не готовы к этому.
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
№ 11 201488