28 ноября 2014
Современные заказчики неплохо разбираются в СЭД, ждут полноценных, но гибких решений, ценят мобильный доступ и готовы к экономическим переменам
За прошедшие два-три года требования клиентов к СЭД серьезно изменились. Сейчас заказчикам нужны более широкие возможности, простота, удобство использования и возможность максимальной настройки своими силами. Это связано с тем, что все больше компаний выбирают себе СЭД не впервые: во многих проектах идет замена устаревших систем, не справляющихся с новыми потребностями бизнеса.
«Компании всегда старались внедрять в свои бизнес-процессы самые современные из существующих решений. К ним можно отнести мобильные возможности, социальные сервисы, корпоративный поиск и так далее», — рассказал Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам «ABBYY Россия». Раньше эти функции рассматривались как дополнительные, но сейчас, по словам Шушкина, многие клиенты считают, что они должны быть в системе документооборота по умолчанию.
«Современная СЭД перестала быть системой исключительно делопроизводства и канцелярии, а стала полноценным инструментом управления корпоративными бизнес-процессами и контентом в компании. Такой ее и хотят видеть заказчики», — подтвердила Галина Майорова, менеджер по работе с корпоративными клиентами Digital Design.
«Сегодня внедрения СЭД осуществляются как реализация полноценных проектов с реинжинирингом бизнес-процессов организации», — пояснил Илья Веригин, ведущий эксперт корпорации ЭЛАР по работе с органами государственного управления.
«Заказчики хотят более комплексные решения, чем «просто внутренний документооборот»: у каждого бизнеса есть своя специфика, которую он стремится сохранить», — рассказал Иван Тарханов, руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies. Поэтому СЭД в первую очередь должны быть гибкими и легко настраиваемыми. Не последнюю роль играет наличие у вендора типовых отраслевых конфигураций, разработанных на основе успешных проектов.
Заказчики становятся более щепетильными в вопросе гибкости и удобства пользовательского интерфейса СЭД
«Сейчас востребованы простые, понятные рядовому пользователю дизайнеры процессов, визуальные конструкторы, студии, в которых можно создавать или редактировать бизнес-процессы, различные формы карточек документов и задач, справочные системы», — рассказал Алексей Назаров, руководитель отдела продаж компании Haulmont.
Еще одним ключевым для заказчиков элементом становится пользовательский интерфейс СЭД. Он должен быть современным и удобным. Заказчики становятся более щепетильными в этом вопросе, по большей части находясь под влиянием социальных сетей, которые задают определенную планку удобства, простоты и скорости работы, и начинают ожидать того же от корпоративных приложений.
«Со временем можно ожидать, что СЭД станут либо интегрированы с корпоративными социальными сетями, либо очень похожи на них в плане функциональных возможностей», — рассказал Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM компании КРОК. Так, во многих СЭД уже встроены возможности обсуждения документов, совместной работы над ними и другие подобные функции.
Также важны, по словам Плаунова, масштабируемость и поддержка распределенных конфигураций, когда СЭД существует не в виде одной инсталляции, а в виде нескольких узлов, обменивающихся информацией по определенным правилам.
«Во многих организациях все функции, которые выполняют сотрудники, могут быть «закрыты» с помощью СЭД, если создать правильные АРМ. При условии, что СЭД строится на платформе, на которой можно создать любые конфигурации, отвечающие любым условиям», — пояснил Илья Веригин.
Помимо всего прочего, современные заказчики выдвигают большие требования к квалификации поставщика решений и его возможностям предоставления всех услуг, необходимых для качественной реализации проекта внедрения системы. Обязательной стала считаться функция мобильного доступа к основным возможностям СЭД.
Ставят на оптимизацию, аналитику и мобильность
Самые частые проблемы компаний в управлении данными в последние годы — это поиск нужной информации и дублирование документов. Поэтому в ближайшем будущем будут востребованы те решения, которые помогут решить эти проблемы и оптимизировать работу с информацией в целом.
«Клиенты начинают понимать, что важно не просто внедрить СЭД, а еще и грамотно организовать обработку растущего объема информации в компании, повысить эффективность анализа данных и работу с неструктурированной или малоструктурированной информацией», — рассказал Дмитрий Шушкин.
Новые функциональные возможности, в первую очередь, связаны с развитием интернет-доступа, в том числе мобильного. Большое внимание уделяется созданию легких адаптивных клиентских программ, нативных мобильных приложений.
«Современная тенденция — это создание легких ролевых приложений, управляемых с планшетов и мобильных устройств. При этом на каждую роль реализуется свой интерфейс», — рассказала Галина Майорова. Еще одна тенденция — стремление вендоров к созданию готовых решений, чтобы заказчик мог максимально быстро получить то, что ему нужно.
«Потребностей в принципиально новой функциональности СЭД пока нет. Вендоры идут каждый своим путем: одни пытаются уместить в СЭД несвойственные ей функции, другие наращивают от релиза к релизу функциональность, направленную в основном на улучшение имеющихся возможностей», — пояснил Александр Назаров. Основная тенденция, по его словам, заключается в том, что заказчикам становится важна не столько система документооборота, сколько платформа, которая лежит в ее основе. Поскольку многие преимущества системы — ее масштабируемость, возможность модификации, надежность, отказоустойчивость — зависят от тех технологий, на которых она основана.
«Если говорить об ИТ-инфраструктуре организации, СЭД уже доросла до статуса широкой системы; в ней начинают появляться поисковые компоненты как средство для работы экспертов, аналитиков компании, которые имеют дело с большими массивами данных, содержащимися не только в СЭД, но и других системах. Следовательно, требуется средство для доступа ко всей информации, обладающее мощными интеграционными возможностями», — рассказал Илья Веригин.
Важным, по словам Веригина, представляется создание механизма обеспечения юридической значимости документов СЭД, поскольку, помимо ускорения, точности, наблюдаемости процессов, целью внедрения СЭД является также отказ от бумаги. Пока такого механизма на законодательном уровне нет.
Требуют четкости и эффективности
Рынок изменил заказчиков СЭД. Они стали и более опытными, и более придирчивыми. Многие из них уже обожглись на предыдущих внедрениях и поэтому стали более требовательными к решениям и поставщикам.
Сейчас все тяжелее найти более-менее крупного заказчика, вообще не имеющего опыта внедрения СЭД. К сожалению, этот опыт не всегда бывает положительным. Поэтому сейчас заказчики осторожны в выборе СЭД. Время принятия решения и изучения рынка увеличивается.
Даже там, где система электронного документооборота внедряется с нуля (хотя таких организаций становится все меньше и меньше), во внедрении участвуют специалисты, которые имели по крайней мере опыт активной работы в СЭД. Поэтому обычно заказчики хорошо понимают, чего хотят от системы. И этот уровень понимания растет.
«Теперь заказчиков интересуют преимущества системы — не только функциональные, но и технологические. Требования становятся более четкими. Люди знают, что хотят получить в результате проекта внедрения. С такими заказчиками работа идет более продуктивно», — рассказал Александр Назаров.
«В последнее время компании в большей степени склонны внедрять единую систему электронного документооборота сразу на уровне всей организации, чем решать локальные задачи с помощью частных решений», — рассказал Дмитрий Шушкин.
В настоящее время многие организации отказываются от старой концепции СЭД и двигаются в направлении использования систем на корпоративном уровне — систем класса ECM, позволяющих охватить весь спектр задач по управлению документами, данными и процессами.
«Многие заказчики сегодня ставят вопрос о замене существующей СЭД, прибегая к формулировке «на более эффективную», что, как правило, означает внедрение с учетом оптимизации бизнес-процессов, то есть с использованием эффективности, заложенной непосредственно в идеологию ПО. Итак, реализация проектов ECM и СЭД для заказчиков будет эффективна только в одном случае — если будет сопровождаться реинжинирингом бизнес-процессов», — рассказал Илья Веригин.
Одно из самых положительных явлений последнего времени — отказ от ненужных бумаг. Многие компании постепенно научились обходиться без оригиналов бумажных документов при оптимизации критичных бизнес-процедур: например, при осуществлении централизованного подхода в управлении бухгалтерией.
Готовы меняться и экономить
Бесспорно, общий негативный фон в российской экономике влияет и на рынок СЭД. Заказчики перестраховываются и готовятся к худшему. Многие компании стремятся пересмотреть свои расходы, поэтому очевидной является тенденция к снижению издержек и оптимизации бизнес-процессов.
«Клиенты склонны расставлять приоритеты при внедрении новых ИТ-систем и выбирать те, эффект от внедрения которых будет виден максимально быстро», — рассказал Дмитрий Шушкин.
«Текущая экономическая ситуация отсеяла ряд заказчиков, и теперь мы имеем так называемый отложенный спрос», — пояснила Галина Майорова. Те компании, которые сейчас внедряют у себя СЭД, относятся к выбору опций более экономно, отказываясь от функций, которые не несут существенной бизнес-нагрузки. В то же время, по словам Майоровой, есть понимание, что СЭД оптимизирует значимые для компании бизнес-процессы, делает их более управляемыми.
На рынке сейчас есть два тренда, которые невозможно не заметить. Первый — это импортозамещение. «Если закон об импортозамещении будет принят, мы сможем ожидать повышения спроса на отечественные системы электронного документооборота: как со стороны предприятий, где внедрены зарубежные СЭД, так и от тех, где задача автоматизации документооборота еще не решена», — рассказала Галина Майорова.
Второй тренд, по словам Ивана Тарханова, направлен на стремление оптимизировать производство и повысить его эффективность. И здесь немаловажную роль в стратегии развития предприятия может играть именно внедрение СЭД.
Помимо стандартного желания снизить издержки и сократить сроки окупаемости и реализации проектов, заказчики также начинают более взвешенно подходить к принятию решению о реализации любого ИТ-проекта, а также рассматривать СЭД с открытым кодом, доработанные российскими программистами, или продукты российских поставщиков.
«Рынок, скорее всего, разделится. Будут «коробки», которые удовлетворяют потребности среднего и малого бизнеса, и реализовываться эти решения, вероятно, все чаще будут в облаках», — рассказал Илья Веригин. Малый и средний бизнес могут себе позволить быть гибкими и иметь удаленных сотрудников.
В крупном бизнесе все процессы намного сложнее, они более регламентированы и бюрократизированы. Каждое внедрение здесь обрастает своими техническими решениями. Здесь нет и не может быть шаблонности: приходит эра платформ.
На рынке ИТ, по словам Веригина, уже наметилась тенденция покупки крупными компаниями своих более мелких конкурентов и создания кросс-нишевых решений. Это тренд создания крупных платформ, новых продуктов, которые обеспечивают большее количество направлений и потребностей заказчика. Таково будущее работы на рынке больших внедрений.