5 марта 2015
Отвечает Алексей Чернышев, эксперт департамента корпоративных систем, Digital Design
Как выглядит процедура перехода от системы электронного документооборота к интегрированному ECM-решению?
Заведующий канцелярией, г. Красноярск
Нельзя сказать, что есть определенная процедура по переходу, скорее это эволюционный и постепенный процесс, который предполагает, во-первых, постоянное расширение функциональности СЭД (включение в нее все новых бизнес-процессов и участников) и во-вторых, увеличение степени интегрированности системы с прочими информационными системами. Правильным началом этого процесс является концептуальное планирование развития СЭД с горизонтом в несколько лет, в котором будет описано, какие именно процессы будут включены в систему в будущем. Эта концепция должна соответствовать как требованиям бизнеса, так и ИТ-стратегии организации. Если базовые процессы, такие как делопроизводство и договорной документооборот уже автоматизированы в СЭД, то логичным развитием может стать управление закупками, автоматизация претензионно-исковой работы, управление системой менеджмента качества и аудитами, технологический документооборот, управление проектами, конструкторский документооборот, конфиденциальный документооборот, поддержка работы групп, процессы обработки заявок и т.д. – этот список можно продолжать очень долго.
Эффективность ECM-системы
Почему эффективность ECM-системы зависит от того, насколько тесно она интегрирована с ключевыми бизнес-приложениями предприятия?
Начальник аналитического отдела, г. Волгоград
Прежде всего здесь работает принцип одного окна – если пользователю нет необходимости переключаться между различными системами – он может выполнять свою работу быстрее и эффективнее, особенно, если интеграция систем позволяет предоставить данные для принятия им решений (например, в процессе согласований). Интеграция по справочникам между системами позволяет избежать двойного ввода данных и дублирования информации, а также постоянно обеспечить постоянную актуализацию справочных данных во всех системах. Кроме того, из тесно интегрированных систем можно получать более полную отчетность, которая может использоваться для управления предприятием в целом.
Снижение издержек на организацию хранения данных и документов в электронном виде
Как снизить издержки на организацию хранения данных и документов в электронном виде?
Ведущий менеджер направления СЭД/ECM, г. Магнитогорск
В общем виде издержки делятся на издержки по переводу документов в электронный вид и по их последующему хранению в этом виде. Для сокращения издержек перевода (выражающихся, в первую очередь, во временных трудозатратах сотрудников) можно использовать системы потокового сканирования и ввода документов. Для сокращения издержек хранения необходимо отслеживать и использовать технологические усовершенствования в системах хранения данных, которые могут снизить стоимость владения ими – СХД постоянно развиваются и стоимость хранения данных неуклонно снижается.
В последнее время, альтернативой содержания собственного хранилища электронных документов является вынос данных на хранение в облачные сервисы. Это может быть дешевле, чем содержать свою программно-аппаратную платформу для хранения данных, но не все системы, работающие с электронными документами, поддерживают такой способ хранения. Кроме того, пока традиционно вызывает опасение защищенность и гарантия целостности данных в облаке.
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
