28 апреля 2015
На вопросы отвечает Алексей Чернышев, эксперт департамента корпоративных систем компании Digital Design
Как ECM помогает в накоплении, распространении и использовании знаний в компании?
Документовед,
г. Набережные Челны
ECM-системы помогают накапливать, распространять и использовать знания благодаря:
- возможностям структурированного хранения информации – для того чтобы знания фиксировались, категоризировались, не терялись и были всегда доступны сотрудникам компании;
- инструментам автоматизации процессов – для того чтобы знания поддерживались в актуальном состоянии, регулярно пополнялись и эффективно использовались в текущей деятельности компании;
- механизмам многопользовательской работы и агрегации информации из различных источников – для того чтобы создать единую точку доступа ко всем знаниям компании для всех ее сотрудников.
Функционал ЕСМ-систем для малого бизнеса
Должен ли быть функционал ECM-систем для малого бизнеса на том же уровне, что и для крупных организаций?
Консультант отдела информационного
обеспечения, Краснодарский край
Как правило, это не обязательно. Малый бизнес отличается большей гибкостью внутренних процессов, меньшей формализацией документооборота и более простыми сценариями информационного обмена. Управление контентом и бизнес-процессами в малом бизнесе отличается от крупных организаций – в enterprise-решениях уже появляется реализация сложных процессов корпоративного управления, расширенная аналитическая отчетность и другие возможности, но стоимость ECM-систем растет вместе с их функциональностью. Поэтому в малом бизнесе нет смысла сразу внедрять решения уровня крупных организаций, но если компания нацелена на интенсивное и быстрое развитие, то все же стоит обратить внимание на начальные редакции enterprise-систем.
Часто у них существуют облегченные и даже бесплатные версии – можно начать с них, а по мере роста компании постепенно наращивать функциональность ECM, переходя на новые редакции и приобретая необходимые модули.
Какие знания можно хранить в ЕСМ-системе?
Мы внедряем ECM-решение, с помощью которого планируем решать задачи управления знаниями, но возник вопрос: какие знания хранить в системе, чтобы не перегружать и не захламлять ее?
Зав. канцелярией,
г. Новочеркасск
В оперативном доступе (в базах знаний) хранить нужно те знания, которые имеют реальную ценность для организации, причем ту ценность, которую можно многократно использовать.
Например, в базе знаний отдела маркетинга и продаж организации однозначно имеет смысл хранить шаблоны предложений и презентаций, а вот копить в этой базе все отправленные типовые коммерческие предложения и презентации смысла нет, для этого есть архивы и другие разделы.
В базе знаний юридической службы необходимо хранить в структурированном виде ответы на наиболее часто задаваемые вопросы и шаблоны документов, а не весь Гражданский кодекс РФ и все когда-либо подготовленные юристами документы.
Для того чтобы избежать захламления системы ненужной информацией, необходимо вводить функции премодерации контента ответственными за раздел сотрудниками, четко категоризировать контент и регулярно проводить ревизию данных.
Источник:
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА, № 4 2015
http://www.sekretariat.ru