6 августа 2015
Комментарии Анны Минюровой, эксперта по автоматизации бизнес-процессов
Как привлечь контрагентов к обмену электронными документами?
Все более актуальными становятся вопросы организации юридически значимого документооборота, прежде всего в части финансовой документации. В то же время, активно расширяется спектр предложений от операторов электронного документооборота.
На первый взгляд организация обмена электронными документами взаимно выгодна всем контрагентам – это приводит к существенному ускорению и упрощению взаимодействия, минимизации цепочки производственных процессов, исключению ненужных операций по обработке документов, сокращению сроков согласования и издержек на доставку документов. Однако, переход на электронное взаимодействие пока движется не так быстро.
Для того, чтобы электронные документы, которыми обмениваются организации имели юридическую силу и могли при необходимости быть предъявлены, например, в суде требуются несколько составляющих:
- Электронная подпись (для каждого из лиц, имеющих право подписи документов, которыми обмениваются организации). Электронная подпись может быть выдана любым аккредитованным федеральным удостоверяющим центром.
- Соглашение между участниками взаимодействия о том, что они договорились обмениваться определенными видами документов в электронном виде. При этом соглашения должны быть заключено между всеми участниками взаимодействия (если их всего двое, то это не сложно, но если десятки — это становится проблемой).
Более простым решениям является заключение всеми участниками обмена договоров с Оператором электронного документооборота. В работе через оператора есть определенные преимущества. При таком подходе не нужно заключать отдельные соглашения с каждым контрагентом — заключив договор только с Оператором можно обмениваться электронными документами со всеми его клиентами и даже с клиентами других Операторов, с которыми он взаимодействует (принцип напоминает звонки другим операторам сотовой связи). Кроме того, у Операторов есть технические средства и системы, обеспечивающие обмен и позволяющие отслеживать свою электронную переписку. Помимо этого, почти все Операторы имеют аккредитованные удостоверяющие центры и обеспечивают выдачу и обмен ключей электронной подписи участникам обмена, благодаря чему им не нужно отдельно получать ключи.
Оплата услуг операторов обычно тарифицируется по объемы переписки (по количеству документов за период). Если переписка незначительная, то услуги оператора стоят совсем недорого.
Если говорить о крупных организациях, работающих с большим количеством контрагентов (поставщиками, дилерами и пр.) и во многом диктующим им правила взаимодействия, то здесь переход к обмену электронными документами осуществляется в «принудительном» порядке: с какого-то момента организация начинает принимать и выставлять определенные виды документов только в электронном виде, и все заинтересованные во взаимодействие участники вынуждены принимать этот способ обмена. Иногда такое принуждение носит более мягкий характер – например, предоставление определенных преимуществ, более выгодных условий, оперативной информации для участников электронного взаимодействия.
Если же мы говорим о независимых равнозначных контрагентах, то стимулом к переходу на электронное взаимодействие может быть только осознание удобства и преимуществ электронного обмена по сравнению с традиционным бумажным способом.
С помощью каких решений можно реализовать такие процессы, как объявление тендера и участие в конкурсе?
При рассмотрении этого вопроса следует учитывать, что проведение закупочных процедур неразрывно связано с процессами планирования и исполнения бюджета с одной стороны, а также с договорными процессами и непосредственным исполнением договорных обязательств. Все это тесно увязано с контуром организационно-распорядительного документооборота – приказы о подготовке и публикации закупок, планирование работы конкурсных комиссий, оформление протоколами результатов работы комиссий, выдача поручений в ходе подготовки и по результатам проведения закупочной процедуры, регистрация и рассмотрение заявок участников конкурса, регистрация запросов и подготовка разъяснений к конкурсу.
Можно рекомендовать выбор такого решения, которое не только поддерживает узкоспециализированный участок объявления торгов (как правило, такие решения реализуются как торговые площадки), но и увязывает эти процессы с традиционными процессами согласования и подписания документов, а также поддерживает интеграцию с учетными системами организации и публикацию информации.
Источник:
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
http://www.sekretariat.ru