Пресса о нас

Обмен электронными документами в организации, у которой нет внутреннего ЭДО | СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

11 августа 2015

Комментарии Алексея Чернышева, эксперта по автоматизации документооборота

Можно ли организовать обмен электронными документами в организации, у которой нет внутреннего ЭДО?

Начальник отдела ДОУ, г. Архангельск

Если под термином «обмен электронными документами» подразумевается обмен юридически значимыми документами с внешними контрагентами, то такой обмен вполне может быть налажен и без использования внутренней СЭД. Его можно организовать, например, с привлечением оператора (провайдера) ЭДО, который предоставляет механизмы подписания и транспорта документов и выступает доверенной третьей стороной в процессе обмена.

Провайдер ЭДО, в свою очередь, всегда предоставляет участникам обмена интерфейс для отправки и приема документов (в виде личного кабинета), а кроме того, часто может предложить интеграционные решения, с помощью которых можно будет отправить документы, например, сразу из учетной системы или СЭД организации.

При этом система внутреннего электронного документооборота, интегрированная с сервисами провайдера ЭДО, дает организации дополнительные возможности, значительно превышающие функциональность, предоставляемую кабинетом провайдера ЭДО:

  • контроль за движением, согласованием и подписанием электронных документов внутри организации (до отправки контрагенту или после получения от контрагента);
  • структурированное и категорированное в соответствии с регламентами организации хранение таких документов (в едином информационном пространстве с традиционными сканированными документами);
  • ограничение доступа к документам в зависимости от роли сотрудника, расширенные механизмы поиска и т. д.

В такой интеграционной связке СЭД отвечает за жизненный цикл документов внутри организации, а провайдер ЭДО – за внешний обмен с контрагентами, и интеграция этих сервисов позволяет создать сквозную автоматизацию документооборота, а это уже прямой путь для полного перевода межкорпоративного обмена документами в электронный вид.


Источник:
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
http://www.sekretariat.ru

К списку прессы ...