29 декабря 2015
Почему сотрудники не работают в СЭД?
Как доказать директору, что внедренная впопыхах СЭД не работает и не только из-за сопротивления персонала? (Начальник отдела ДОУ, г. Пермь)
Отвечает Мария Токарева, эксперт департамента автоматизации государственных структур компании Digital Design
Во-первых, внедрение СЭД, как и любой другой системы, – это проект. Чтобы проект был успешен, его выполнение должно подчиняется правилам и стандартам проектного управления. Любой стандарт проектного управления включает фазу оценки и планирования проекта. По статистике, 70% успеха проекта закладывается именно на этапе его планирования, что подтверждают многочисленные отечественные и зарубежные исследования. Неправильно сформулированные или неучтенные требования к функциональности или безопасности системы, неоцененные риски внедрения и эксплуатации, неготовность инфраструктуры – вот основные причины неуспешных проектов по внедрению СЭД. Во-первых, для того чтобы проект был успешен, крайне важно понимать, зачем выполняется внедрение, т. е. сформулировать цели внедрения и критерии их достижения – простые измеримые показатели, выполнение которых позволит говорить об успешности проекта. Этап формирования целей проекта крайне важен, поскольку именно цели проекта и станут тем маяком, на который будут ориентироваться на протяжении всего проекта. К формулированию целей нельзя подходить формально. Четкое понимание того, зачем выполняется внедрение, во многом определяет, что именно и как нужно внедрять. В отличие, например, от требований к функциональности решения или очередности внедрения, цели проекта остаются неизменными на всем его протяжении. Недостаток планирования и оценки рисков внедрения ведет не только к срыву сроков проекта, но и часто является причиной существенного увеличения издержек на его реализацию. Во-вторых, невозможно автоматизировать хаос. Внедрение СЭД, как и любая другая автоматизация, начинается с описания и оптимизации процессов. Если же внедрять СЭД впопыхах, то система не только не поможет упростить и упорядочить документационные процессы, но и сделает работу сотрудников еще менее эффективной. Поскольку система будет мешать работать, то ее использованию будут сопротивляться на всех уровнях. В таких условиях завершить проект по внедрению будет крайне сложно. При этом важно понимать, внедрение – это только первый шаг на пути к автоматизации. Чтобы система работала и приносила пользу, необходимо спланировать и организовать ее эксплуатацию: это и техническое обслуживание программных и аппаратных средств, и техническая поддержка пользователей, и обеспечение процессов обучения новых сотрудников и т. д. И об этом тоже нужно подумать заранее. Чтобы система эффективно работала в организации, необходимо обеспечивать ее активное использование. Если этого не сделать, то спустя некоторое время сотрудники перестанут пользоваться системой, относясь к ней как к дополнительной бесполезной нагрузке.
Описание бизнес-процессов компании
С чего начать работу по описанию бизнеспроцессов компании? Кто должен принимать участие в этом мероприятии и т. д.? (Ведущий специалист по делопроизводству, г. Ростов-на-Дону)
Отвечает Алексей Чернышев, бизнес-аналитик департамента корпоративных систем, Digital Design
При предпроектном описании бизнес-процессов в целях автоматизации применяется следующий подход: к внедрению СЭД лучше приступать в тот момент, когда все процессы внутри организации уже описаны в ее системе менеджмента качества (СМК) и являются устоявшимися. В противном случае возможно затягивание процесса внедрения СЭД. Тем не менее даже при наличии описанных в СМК процессов работы по их описанию в рамках автоматизации все равно нужны – они зафиксируют актуальное состояние процессов и дадут ответ на вопрос: должны ли сами бизнес-процессы в ходе внедрения быть оптимизированы и упрощены или же они должны быть автоматизированы «как есть» (as is)? Такое решение должны принять совместно все владельцы процессов. Поэтому начинать описание процессов необходимо с выявления их владельцев – они же и будут принимать участие в обследовании. Кроме того, необходимо сформулировать конечный результат описания процессов, который необходимо достичь, – автоматизация их «как есть» или оптимизация. Ни для кого не секрет, что внедрение любой корпоративной информационной системы может повлиять на процессы внутри организации. Вполне возможно, что после предварительного обследования будет принято решение какую-то часть процессов автоматизировать в существующем виде, а часть – оптимизировать и переработать. Оптимизировать можно своими силами (обычно этим занимается отдел качества) или доверить специалистам – консалтинговой компании, специализирующейся на реинжиниринге бизнес-процессов. В случае внедрения СЭД хорошей практикой является оптимизация процессов (в данном случае документооборота) через некоторое время после ввода СЭД в эксплуатацию, когда уже наработана аналитика по состоянию документооборота и исполнительской дисциплине. В таком случае эти данные являются основой для принятия управленческих решений по оптимизации бизнес-процессов компании.
Нужна ли мобильная СЭД на смартфоне?
Руководство компании приняло решение о внедрении мобильной СЭД в компании. Но сотрудники в недоумении: нужна ли она, если с маленького экрана очень неудобно работать с документами. Нужна ли вообще мобильная СЭД на смартфоне? (Начальник ОДОУ, г. Калуга)
Оптимально, когда СЭД имеет как мобильный, так и стационарный интерфейсы. Такие функции, как просмотр и согласование документов, исполнение задач и отчетность, должны быть доступны с мобильных устройств. Однако регистрацию документов делопроизводителям лучше осуществлять со стационарных, оборудованных всем необходимым рабочих мест. Мобильная СЭД позволяет не привязывать сотрудника к его рабочему месту. А поскольку многие сотрудники (особенно согласующие лица) постоянно находятся в разъездах, то для них вопрос работы из любой точки планеты является действительно важным. Полноценно работать с документами с маленьких экранов действительно неудобно, но открыть документ, написать комментарии (в специальном поле) и нажать кнопки «согласовано» или «не согласовано» вполне возможно. Аналогичная ситуация сложилась и с исполнением задач – просмотреть поручение и отчитаться о его исполнении с мобильного устройства вполне можно, равно как и дать поручение со смартфона. Иными словами, весь функционал СЭД, необходимый, например, руководителям, вполне доступен с маленьких экранов. Для таких случаев существует мобильная верстка (для веб-интерфейсов СЭД) или мобильные клиенты (в виде приложения для смартфона).
Словарь
Система менеджмента качества – система управления качеством производимой продукции в какой-либо организации.
Источник:
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
http://www.sekretariat.ru