Пресса о нас

Как автоматизация работы юридического департамента влияет на оптимизацию целого предприятия? | Журнал «Группа компаний»

29 декабря 2015

Автор статьи: Алексей Чернышев – эксперт компании Digital Design.

Как автоматизация работы юридического департамента влияет на оптимизацию целого предприятия?

Работа по обеспечению выполнения договорных обязательств компании складывается из двух основных составляющих: договорной и претензионно-исковой работы. Если в договорной работе юристы уже давно освоили системы электронного документооборота, то с ведением претензионно-исковой деятельности есть сложности. Алексей Чернышев, эксперт компании Digital Design.

Представим такую ситуацию: от контрагента приходит исковое заявление в Компанию.

Высшее руководство Компании вызывает руководителя юридического департамента и поручает немедленно разобраться с ситуацией. Цена вопроса – репутация Компании и немалые денежные средства.

Руководитель сопоставляет сроки подачи документов и сроки проведения судебных заседаний, и анализирует загрузку своих сотрудников, чтобы назначить ответственного по этому делу. Через некоторое время, когда руководителю удается выяснить статус текущих и плановых задач, по всем своим сотрудникам, назначается ответственный юрист.

Он, в свою очередь, начинает искать информацию по спору: договор и дополнительные соглашения – в договорном отделе, первичные документы – в бухгалтерии, официальную переписку – в канцелярии и архиве, неофициальную – в бизнес-подразделениях.

В процессе выясняется, что части документов у Компании уже нет, предмет договора специфичен и неясен – требуется привлечение ответственного от бизнеса для подготовки мотивированного ответа.

В бизнес-подразделении уже нет сотрудников, которые отвечали за исполнение договора, из которого возник спор, при этом ответственный от бизнес-подразделения, которому поручен сбор информации и подготовка ответа на претензии не понимает, что именно и в какие сроки он должен сделать, а его руководство не понимает, почему их сотрудник вообще занимается этой работой.

Самое интересное, что все помнят, что пару лет назад компания уже выиграла подобный спор, но, к сожалению, юрист, который вел это дело, давно уволился, не оставив после себя ничего кроме хороших воспоминаний, и полного комплекта документов уже не собрать.

В итоге компания выходит на судебное заседание, не имея полноценного набора документов, аргументов и фактов, и, при всем профессионализме юристов, от полного проигрыша ее спасает только тот факт, что у второй стороны дела обстоят, в общем-то, ровно также.

Знакомая ситуация?

Почему так происходит?

На самом деле, корпоративные юристы занимаются большим спектром дел и претензионно-исковая работа – это лишь один из аспектов их деятельности (если только это не юристы, специально выделенные для решения таких вопросов).

И многие из этих вопросов очень важны.

Другое дело, что претензионно-исковая работа – одно из самых критичных для бизнеса направлений деятельности, особенно в текущей ситуации.

Традиционно, в периоды кризисных явлений в экономике, в корпоративном секторе фиксируется значительное увеличение количества арбитражных дел, в том числе значительный рост количества дел о банкротствах. Деньги компаниям нужны любой ценой, и объем претензионно-исковой работы значительно возрастает: либо компании необходимо получить деньги от контрагентов, либо сохранить свои.

При этом, у юристов и так большое количество задач, и они могут быть ими перегружены, поэтому инструменты автоматизации могут серьезно облегчить им жизнь.

Давайте посмотрим, как сейчас информационные системы компании помогают корпоративному юристу?

Работа по обеспечению выполнения договорных обязательств компании складывается из двух основных составляющих: договорной и претензионно-исковой работы.

В договорной работе юристы уже давно, наравне со всеми, освоили системы электронного документооборота. Часто они же являются одними из самых заинтересованных в автоматизации договорного документооборота представителями организации, и поэтому обычно работа с ним уже автоматизирована.

Но если посмотреть на вторую составляющую работы, связанную с обеспечением договорных обязательств компании, а именно: ведение претензионно-исковой деятельности – картина здесь вырисовывается менее радостная.

Документы, связанные с претензиями и исками, часто хранятся в файловых папках, и хорошо, если это одна, централизованная папка юридического отдела на файл-сервере, а если это папка на личном компьютере юриста и этих папок тысячи?

Отчетность по претензионной и исковой работе в компании часто строится в Excel вручную. В крупных организациях обычно у юристов существуют десятки отчетных форм (например, входящие претензии, исходящие претензии, имущественные споры в разрезе контрагентов, в разрезе регионов и т.д.). Формирование этих экселевских таблиц отнимает очень много времени, которое можно было бы использовать гораздо более продуктивно. Кроме того, существуют побочные эффекты в виде отсутствия возможности оперативно сформировать отчет, просто изменив его параметры – кто-то должен будет сначала собрать и свести отчеты всех сотрудников в один.

Информацию по финансовым взаиморасчетам в рамках спорных сделок приходится собирать вручную, запрашивая в бухгалтерии или финансовом отделе выгрузки данных из учетных систем компании.

При всем этом, юристы не являются единственным подразделением компании, отвечающим за урегулирование спора – есть еще бизнес-подразделения. А взаимодействие с внешними, по отношению к юридической службе, подразделениями, особенно с бизнес-подразделениями, часто никак не формализовано и не контролируется жестко, что приводит к постоянному срыву сроков предоставления важных документов.

Все это деструктивно влияет на юридическую безопасность компании и на ее возможность защищать свои интересы. Однозначно, такая ситуация не может продолжаться не то что всегда, но даже достаточно долго – требуются инструменты, которые позволят разрешить эти проблемы, и необходимо автоматизировать претензионно-исковую работу, чтобы сделать ее действительно эффективной и соответствующей требованиям времени.

Кому и зачем это нужно?

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, нужно взглянуть на все группы заинтересованных лиц, принимающих участие в процессе претензионно-исковой деятельности компании.

Этих групп несколько и каждая из них имеет собственные цели и задачи:

Бизнес-подразделения, они же контрактодержатели, часто являются инициаторами исходящих претензий и судебных разбирательств (либо внутренними ответчиками по входящим). Их интересует получение денег с должников или защита собственных денежных средств.

Кроме того, отчетность по контрагентам может помочь руководителям бизнес-подразделений в принятии решений по работе с определенными контрагентами и снизить потери по сделкам за счет системы управления рисками и информации о надежности контрагентов (формируемая история претензий/ исков/ судебных разбирательств в разрезе контрагентов и соответствующая аналитика).

Бизнес-подразделениям в общем случае необходима возможность запуска процесса претензионно-исковой работы, а также получение отчетности.

Корпоративные юристы являются основным звеном, на которое ложится все бремя обеспечения юридической защиты компании.

Соответственно, у юристов должны быть инструменты, для того чтобы они могли эффективно выполнять свою работу. Как минимум, они должны иметь возможность найти все те документы, которые необходимы, не копаясь при этом в развалах документации в смежных подразделениях (в бухгалтерии или финансовой службе).

Кроме того, юристы должны иметь инструменты воздействия на тех сотрудников компании, которые работают в бизнес-подразделениях (контрактодержателях), поскольку эти сотрудники во многом могут определить исход спора за счет того, что часто именно они владеют информацией о предшествующем взаимодействии с контрагентом.

Верите или нет, но юристам совсем не нужна дополнительная система, добавляющая им лишней работы. Как мы уже упоминали, в большинстве случаев работа уже налажена, экселевские формы отчетности обкатаны и их активно используют. Поэтому корпоративным юристам нужны только те инструменты, которые реально упрощают им жизнь. В системе автоматизации претензионно-исковой работы (ПИР) это могут быть такие функции как:

  • Подготовка и сопровождение сделок – проверка контрагентов по истории взаимодействия (в основном конфликтного);
  • Судебные и досудебные разбирательства, как в части документооборота, так и в необходимости планировать время в рабочем дне для подготовки к судебному заседанию;
  • Оперативное отслеживание статусов судебных разбирательств, в том числе на основе данных, получаемых из системы «Электронное правосудие»;
  • Контроль собственных задач и задач прочих сотрудников, имеющих отношение к производству по делу, в разрезе сроков их исполнения, текущих статусов и результатов;
  • Оперативное получение отчетности в различных разрезах;
  • Хранение важной для компании информации, вне зависимости от смены специалистов различных подразделений;

Что еще может быть важным:

  • Скорость поиска документов в различных источниках;
  • Возможность видеть все необходимые данные из системы КАД Арбитр прямо в своей системе;
  • Возможность иметь под рукой базу знаний по особенностям ведения дел и представления интересов предприятия в арбитраже;
  • Возможность вести претензионную работу:
    • обеспечивать учет претензий, которые поступают от контрагентов, а также их рассмотрение;
    • готовить ответы на поступившие претензии и принимать проекты решений об удовлетворении или об отказе в удовлетворении поступивших претензий;
    • осуществлять подготовку претензий к контрагентам, их направление контрагентам и контроль удовлетворения направленных контрагентам претензий.
  • Возможность вести исковую работу:
    • принимать меры по соблюдению доарбитражного порядка урегулирования договорных споров;
    • подготавливать материалы и исковые заявления и передавать их в арбитражные суды;
    • изучать копии исковых заявлений и всех иных документов по искам к компании;
    • обеспечивать ведение банка данных по исковой работе;
    • представлять интересы компании в арбитражных судах.

Помимо всего этого, средства автоматизированной отчетности могут очень сильно упростить жизнь как самим юристам, так и их руководителями и высшему руководству компании.

Руководителей юридических подразделений, как, впрочем, и любых руководителей, интересует, чтобы вверенные им подразделения были эффективны, а сотрудники выполняли свою работу с максимальной отдачей и в нужные сроки.

Для этого руководитель должен понимать, какой из сотрудников в данный момент задействован на каком из направлений юридического фронта, должен видеть загрузку сотрудников и должен иметь возможность контролировать сроки по важным событиям, таким как предоставление документов в суд, судебные заседания, предъявление претензий и подготовка ответов на входящие претензии.

Поэтому, для начала руководителям юридических подразделений компании нужно следующее:

  • Автоматизация управления задачами сотрудников в разрезе претензионно-исковой работы:
  • личный кабинет руководителя с возможностью оценки задач сотрудников подразделения;
  • график мероприятий, контрольные даты, уведомления;
  • контроль исполнения поручений руководителя.
  • Возможность следить за загрузкой сотрудников и держать самые важные дела на личном контроле.

Кроме того, руководителям нужен инструмент для отстаивания интересов юридической служба и давления на руководителей других подразделений. Ответственность за результаты ПИР несут юристы, хотя в большинстве случаев они не являются владельцами информации, необходимой в претензионно-исковой деятельности.

Поэтому система также должна позволить им упорядочить взаимодействия юридической службы с ответственными бизнес-подразделениями, чьи интересы в ходе исков/ претензий/ судебных разбирательств затрагиваются.

Кроме того, система должна помочь им решить следующие операционные и стратегические задачи:

  • Повышение эффективности деятельности предприятия за счет создания основы для принятия управленческих решений в виде консолидированной базы данных о претензионно-исковой работе.
  • Обеспечение прозрачности бизнес-процессов предприятия в части претензионно-исковой деятельности, повышение исполнительской дисциплины.
  • Сокращение судебных издержек и затрат рабочего времени на ведение судебных дел.
  • Минимизация потерь документов, значимых для рассмотрения претензии или иска.
  • Повышение оперативности сбора информации и сокращение затрат рабочего времени на подготовку консолидированной отчетности.
  • Автоматизированная подготовка отчетов по работе подразделения.
  • Создание технологической основы для ведения единой методологии претензионно-исковой деятельности предприятия.
  • Формирование базы знаний по претензионно-исковой работе, создание инструментов для быстрого поиска необходимой информации.

Руководителям высшего звена вообще не интересны подробности конкретных претензионных и судебных дел, их интересуют всего две вещи: деньги компании и репутация компании. Им нужна ситуация по компании в целом: наличие текущих споров, перспективы разрешения этих споров, возможные вследствие споров финансовые обязательства, неполученные или необходимые к уплате денежные средства, статус разбирательств, то есть их интересует в целом картина, связанная с денежными потоками.

Им нужна отчетность на высоком уровне – та отчетность, которая может быть получена на основании тех многих параметров, учитываемых в системе на более низких уровнях.

Эта отчетность должна быть наглядной, простой, понятной и, главное, содержательной – в общем, подходящей для принятия четких управленческих решений.

Поэтому система должна предоставить им следующую информацию:

  • Прозрачную картину по судебным и досудебным требованиям;
  • Текущие споры, в которые вовлечена компания.

Система должна помочь им достигнуть их целей:

  • Повышение эффективности бизнеса, повышение удовлетворенности клиентов, снижение штрафных издержек за счет:
    • сокращения сроков согласования/ принятия решений по претензиям/ искам;
    • формирования основы для управленческих решений в виде аналитической информации (например, количество поступивших от клиентов претензий в разрезе линий продукции, регионов, временных периодов);
    • повышения успешности работы по претензиям и искам.

Теперь, когда мы поняли необходимость автоматизации, и ее цели, можно сформулировать требования к системе.

Что должна уметь система ПИР?

Как мы все понимаем, ни одной из групп корпоративных пользователей не нужна система, дублирующая функции существующих систем, без предоставления каких-либо существенных преимуществ. Им нужен инструмент, который поможет эффективно выполнять свои обязанности, не задерживаться на работе, не проигрывать дела, не выполнять чужие обязанности, зарабатывать больше или не терять деньги.

Исходя из всех упомянутых выше задач, можно попытаться сформулировать требования к системе:

  • Система должна создавать единое структурированное хранилище информации по претензионно-исковой работе с разграничением прав доступа и с возможностью поиска необходимых дел.
  • Для крупных компаний необходима возможность удаленной работы дочерних обществ, филиалов и подразделений с единой централизованной системой автоматизации претензионно-исковой работы.
  • Должно быть реализовано ведение специальных предметных справочников (суды, инстанции, виды решений, классификаторы споров и т.д.);
  • В системе должно поддерживаться сопровождение досудебного и/ или судебного производства с помощью специальных объектов учета (карточки дел, учет инстанций и т.д.);
  • Система должна иметь возможность управления типовой последовательностью работ и задач (workflow) в рамках обработки претензий, подачи исков, согласования пакетов документов;
  • В системе должен быть механизм постановки и исполнения задач, а также развернутая и настраиваемая отчетность.

Впрочем, эти функции можно назвать базовыми, настоящий эффект появляется, когда в решении, автоматизирующем претензионно-исковую работу, есть такие функции как:

  • Интеграция с картотекой арбитражных дел (система «Электронное правосудие») для оперативного получения текущей информации (статус, документы, даты заседаний и подачи документов, решения инстанций и т.д.) по производствам в личном кабинете рабочего места пользователя;
  • Поддержка реестра контрагентов, в том числе импорт и синхронизация с существующими корпоративными системами (ERP/ 1C);
  • Интеграция с учетными (биллинговыми) системами для получения информации о задолженностях и расчета пени;
  • Интеграция с КИС управления договорами (СЭД/ 1С/ ERP) для оперативного получения информации по сделке, относительно которой инициирована претензия или иск;
  • Та же интеграция, но только в целях получения информации по истории судебных дел с контрагентом в момент принятия решения о заключении нового договора;
  • Интеграция с существующими системами электронного документооборота (СЭД) для обработки документов (внешняя переписка, внутренние распоряжения и приказы), имеющих отношение к претензии/ иску/ судебному разбирательству, поступающих в рамках общего делопроизводства.

Именно эти функции позволяют существенно упростить и ускорить работу юристов и прочих заинтересованных в эффективном ведении ПИР лиц.

Кроме того, не нужно забывать об общепринятых сейчас требованиях к корпоративным информационным системам:

  • Система должна быть доступной: доступ в систему должен осуществляться как из сети предприятия, так и удаленно (через веб-интерфейс, мобильные приложения или через защищенные каналы);
  • Система должна быть безопасной: информация, находящаяся в системе, является конфиденциальной, поэтому необходимо убедиться в наличии достаточных механизмов обеспечения доступа.

Есть ли такие системы на рынке? Да есть, но пока их единицы. При этом, мало того, что Вам нужно будет найти такую систему, нужно будет сделать так, чтобы она заработала.

Как сделать, чтобы система заработала?

Есть ряд аспектов, о которых необходимо помнить, внедряя систему автоматизации претензионно-исковой работы:

  • До запуска системы в эксплуатацию необходимо осуществить импорт исторических данных – базы контрагентов, форматов отчетности, данных по текущему состоянию ПИР в организации и т.д. При этом такие данные желательно начинать собирать и накапливать еще до начала непосредственного внедрения системы.
  • Важно обеспечить удобство работы для пользователей – все документы, поручения, согласования, отчеты и т.д., имеющие отношение к конкретному спору, должны быть доступны из одного окна, желательно из личного кабинета, не более чем в 1-2 клика мышкой.
  • Шаблоны документов и генерация новых документов по шаблонам существенно упростит жизнь юристам и снизит количество ошибок.
  • Использование почтового клиента для рассылки уведомлений и напоминаний делает решение удобным для пользователей.
  • Необходимо оставить возможность подготовки (выгрузки) отчетов в формате XLS для дальнейшей их доработки на случай необходимости оперативного формирования специфических отчетов. Естественно, в системе должны быть учтены текущие формы отчетности и реализован блок формирования отчетов.
  • Необходимо предусмотреть, как будет происходить отказ от дублирующих практик учета.

При соблюдении всех этих условий система, что называется, «взлетит», причем в основном благодаря самим ее пользователям. При отсутствии части, или всех из этих требований, Вам могут понадобиться методы директивного управления для успешного запуска системы.

В целом же внедрение таких систем выглядит так же, как и любых других автоматизированных информационных систем, а именно:

  • Обследование и проектирование системы – проводится в юридической службе, смежных службах и бизнес-подразделениях, на уровне всех заинтересованных лиц;
  • Настройка решения и интеграция системы с учетными системами компании и внешними сервисами (например, КАД);
  • Ввод в эксплуатацию.

Сроки внедрения – в среднем около 3 месяцев. Результаты можно будет увидеть сразу после запуска системы в промышленную эксплуатацию.

Как выглядят результаты использования таких систем в жизни?

Если вернуться к истории, рассказанной в начале статьи, в случае наличия автоматизированной системы ситуация бы выглядела несколько иначе.

Юрист бы сразу по номеру договора, смог найти все связанные договорные и первичные документы и официальную переписку по сделке. Он бы получил все данные о датах выполнения обязательств и об ответственных за их исполнение.

При наличии интеграции системы с учетными системами компании, юрист бы сразу получил информацию обо всех фактах оплаты и их датах, что могло бы пригодиться при расчете суммы требований или выставлении встречных требований.

Можно было бы сразу оценить перспективы судебного разбирательства и принять решение о возможности досудебного урегулирования. Иногда быстро подготовленный ответ на претензию, основанный на изучении всех имеющихся документов, позволяет избежать судебного разбирательства, а своевременно предъявленной претензии бывает достаточно для принуждения контрагента к исполнению обязательств.

К тому же, юрист бы смог оперативно проводить согласования всех документов, которые он готовит в рамках судебного производства с заинтересованными лицами, контролировать сроки и факт предоставления информации сотрудниками бизнес-подразделений, предоставлять отчетность своему руководству, и, соответственно, высшим руководителям компании.

И в конце концов, все эти данные бы сохранились в единой базе знаний юридической службы компании и были бы доступны в случае будущих подобных разбирательств.


Источник:
Журнал «Группа компаний»
http://www.vestnikao.ru/

К списку прессы ...