Пресса о нас

Согласование документов в СЭД | Справочник секретаря и офис-менеджера

26 мая 2016


Какие виды согласования документов существуют в СЭД?
(Начальник отдела ДОУ)

Отвечает Алексей Чернышев, эксперт Digital Design

В большинстве случаев используются следующие виды согласования документов:

  • последовательный (согласующие службы рецензируют документ друг за другом);
  • параллельный (все службы получают документ на согласование одновременно);
  • смешанный, состоящий из различных комбинаций двух вышеперечисленных способов (например, предварительное согласование – параллельное, а итоговое утверждение документа — последовательное).

В СЭД все указанные виды согласования обычно реализуются двумя способами – либо с помощью преднастроенных, заранее заданных маршрутов согласования, либо с возможностью для сотрудника задать произвольный маршрут согласования документа.

Преднастроенные маршруты используются гораздо чаще, поскольку соответствуют внутренним регламентам большинства организаций. Нередко преднастроенные маршруты также имеют элементы произвольного согласования. Здесь предусматривается возможность отправить документ на дополнительное согласование. Например, если необходимо получить экспертную оценку департамента, не включенного в маршрут согласования по умолчанию.


Какие особенности есть при переходе с западной на отечественную СЭД в крупных компаниях?
(Начальник отдела по работе с документами)

Отвечает Алексей Чернышев, эксперт Digital Design

Технических особенностей в переходе с западных СЭД на российские практически не существует. Проект миграции аналогичен переходу с одной СЭД российского производства на другую.

При переходе происходит смена интерфейса системы. Пользователям необходимо будет привыкнуть к новому интерфейсу. Но здесь нет разницы, с западной системы на российскую выполняется переход или с российской на российскую.

Меняется функциональность. Но и тут не происходит революции, поскольку большинство внедрений западных систем реализованы на базе решений российских внедренцев, в решениях которых учтены российские нормы делопроизводства.

Однако стоит учитывать особенности, обусловленные причиной замены СЭД западного производства на российскую.

Западные СЭД обычно выводят из эксплуатации по нескольким причинам:

  • высокие расходы на сопровождение лицензий и/или невозможность получения поддержки со стороны вендора;
  • принятие «политического» решения о переходе на платформу российского производства (связанное с импортозамещением или с курсами валют);
  • необходимость дальнейшего развития СЭД, которое невозможно (или очень дорого) реализовать на текущей платформе;
  • отсутствие персонала / подрядчиков на поддержку платформы.

Это бывает при использовании СЭД, внедренных десять и более лет назад.

В последних двух случаях возникают проблемы с миграцией данных. Особенно это актуально в случае с системами, проработавшими десяток и более лет.

Данных много (они копились не один год), никто не знает структуру их хранения (подрядчика или специалистов по поддержке нет), и приходится долго разбираться, как и где эти данные хранятся и как их оттуда получить. Тем не менее в большинстве случаев это удается сделать, хотя и увеличивает длительность и стоимость проекта миграции.


Источник:
«Справочник секретаря и офис-менеджера»
http://e.sekretaria.ru

К списку прессы ...