Документооборот в распределенных организациях

Для крупных компаний с распределенной структурой организация эффективного документационного обеспечения управлением является одной из приоритетных и непростых задач. От ее решения напрямую зависит эффективность работы всей компании. Грамотно организованная работа с документами в компаниях с территориально распределенной структурой позволит сократить неоправданную «бумажную волокиту», сэкономить временные и трудовые ресурсы компании, увеличить скорость документооборота между филиалами и подразделениями.

Единая система автоматизации процессов делопроизводства и согласования документов поможет принять обоснованные управленческие решения, на основании оперативной консолидированной и структурированной информации, охватывающей деятельность всей организации (холдинга, группы компаний).

Российская компания Digital Design является лидером в создании распределенных решений в области автоматизации документооборота и управления бизнес-процессами.

 

Узнать больше

 

Документооборот в распределенных организациях

Задачи

  • Создание единого информационного пространства головной организации и филиалов с помощью корпоративной системы управления информацией.
  • Повышение эффективности работы организации за счет оперативной доставки распоряжений и прозрачности исполнения сотрудниками задач.
  • Сокращение сроков сквозного согласования несколькими удаленными друг от друга организациями или подразделениями различных видов документов (договорная и закупочная документация, проектные документы, исходящая корреспонденция и т.д.).
  • Организация совместной работы сотрудников с электронными документами в территориально удаленных офисах.
  • Обеспечение оперативности предоставления актуальной консолидированной информации для принятия своевременных управленческих решений (например, история взаимодействия с контрагентом всеми дочерними обществами и филиалами).

Услуги

Мы готовы:

  • оказать вам консультационную поддержку на этапе выстраивания и совершенствования процессов и обоснования соответствующих инвестиционных проектов;
  • спроектировать и построить в соответствии с требованиями систему документационного обеспечения управления распределенной организацией;
  • обеспечить техническое и методическое сопровождение системы в ходе ее эксплуатации.

 

 

Выбор оптимальной архитектуры

Выбор оптимальной архитектуры распределенного решения, зависит от двух групп факторов:

  • зрелости ИТ (процессов, инфраструктуры, каналов связи, системного окружения);
  • степени унификации процессов в предприятиях холдинга/группы компаний.

Решение позволяет построить как централизованную, так и децентрализованную схему работы пользователей в зависимости от существующих каналов связи в организации, а также степени автономности процессов дочерних обществ или филиалов.

При централизованной схеме все пользователи управляющей компании, филиалов и дочерних обществ работают с общей группой серверов, развернутых на одной площадке. Такой подход существенно снижает сложность и стоимость технического сопровождения системы, но при этом выставляет высокие требования к пропускной способности каналов связи, наличию ЕНСИ по сотрудникам и организационной структуре.

Децентрализованный сценарий предполагает, что у дочерних обществ или региональных объединений нескольких организаций существует собственный серверный ландшафт, который обменивается данными с центральной системой с помощью механизмов межфилиального обмена. Этот подход снижает требования к пропускной способности каналов между площадками и готовности других элементов ИТ-инфраструктуры (единый домен, единая корпоративная почта, ЕНСИ).

Применяемые продукты

Компания Digital Design при построении систем документационного обеспечения управления и электронного документооборота для холдингов и многофилиальных компаний, использует платформы Docsvision и Microsoft SharePoint. Эти технологии и наш опыт позволили нам построить крупнейшие в России системы для многофилиальных компаний и холдингов.

 

Примеры внедрений

Сбербанк России

Единая система документооборота ОАО «Сбербанк России» представляет собой территориально распределенное решение с серверными комплексами, расположенными в Центральном аппарате и аппарате каждого тербанка. Серверные комплексы функционируют независимо друг от друга, обеспечивая автоматизацию документооборота внутри Центрального аппарата или конкретного тербанка. Прикладное взаимодействие между тербанками и Центральным аппаратом осуществляется посредством Модуля межфилиального взаимодействия, который реализует функции обмена документами и поручениями, синхронизацию справочных данных и пр. Такая распределенная архитектура позволяет снизить нагрузку на каждый серверный комплекс, а также на каналы связи между Центральным аппаратом и тербанками.

Подробно


Novartis

Архитектура решений, созданных специалистами Digital Design в «Новартис Фарма», базируется на технологиях Microsoft. В качестве СУБД используется Microsoft SQL Server, пользовательские интерфейсы реализованы в среде SharePoint с использованием ASP.NET. Такое сочетание технологий дает необходимый эффект при поддержке и развитии решений. При этом большая часть настроек может быть выполнена самостоятельно командой заказчика.

Подробно


Первая Грузовая Компания

«Первая грузовая компания» предъявляет высокие требования к эффективности деятельности. Территориальная распределенность – 14 филиалов по всей стране – и большое количество сотрудников заметно усложняют различные бизнес-процессы, в том числе и в области обмена информацией. Компании было необходимо современное решение для автоматизации корпоративного документооборота, которое обеспечило бы единое информационное пространство для удобной работы всего персонала.

Подробно


Сибирская Сервисная Компания

С учетом географической распределенности филиалов, объемов и разнообразия ведущихся проектов, ЗАО «ССК» было необходимо единое решение для автоматизации корпоративного документооборота и повышения контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Ранее каждый филиал компании использовал собственные средства управления документооборотом, что не позволяло оперативно получить общую картину статуса и результатов различных задач и поручений руководства.

Подробно