Единая система документооборота ОАО «Сбербанк России» представляет собой территориально распределенное решение с серверными комплексами, расположенными в Центральном аппарате и аппарате каждого территориального банка (далее «тербанк»). Серверные комплексы функционируют независимо друг от друга, обеспечивая автоматизацию документооборота внутри Центрального аппарата или конкретного тербанка. Прикладное взаимодействие между тербанками и Центральным аппаратом осуществляется посредством Модуля межфилиального взаимодействия, который реализует функции обмена документами и поручениями, синхронизацию справочных данных и пр. Такая распределенная архитектура позволяет снизить нагрузку на каждый серверный комплекс, а также на каналы связи между Центральным аппаратом и тербанками.
Классическая трехзвенная архитектура СЭОДО обеспечивает отказоустойчивость и масштабирование системы. Учитывая объемы нагрузок на систему (до 3000 одновременно работающих пользователей в ЦА и отдельных тербанках), были сконфигурированы и развернуты соответствующие серверные комплексы, самые крупные из которых установлены для Центрального аппарата и Московского территориального банка и включают по 7 серверов приложений, объединенных через аппаратные балансировщики нагрузки в NLB-кластер, и по 2 сервера баз данных в отказоустойчивом кластере. Такая архитектура обеспечивает необходимый уровень быстродействия системы и соответствие требованиям времени отклика СЭОДО при выполнении всех основных операций.
СЭОДО функционирует во внутренней сети Банка. Для руководства Банка и руководителей самостоятельных структурных подразделений обеспечена возможность работы с документами через АРМ руководителя из внешней сети, в том числе посредством wi-fi доступа. Взаимодействие клиентского приложения АРМ руководителя и сервера СЭОДО в данном случае осуществляется посредством прокси-сервисов СЭОДО и корпоративной защищенной транспортной системы на базе IBM WebSphere MQ.
Аутентификация пользователей СЭОДО внутри корпоративной сети осуществляется на основе пароля и учетной записи LDAP-каталога. Для пользователей АРМ руководителя, работающих через внешнюю сеть, аутентификация выполняется на основе персональных сертификатов безопасности.
СЭОДО включена в корпоративную ИТ-инфраструктуру сопровождения автоматизированных систем Банка – подключена к системе резервного копирования, к системе мониторинга работоспособности серверов. Кроме того, СЭОДО интегрирована с корпоративным почтовым сервером, через который осуществляется рассылка уведомлений и напоминаний пользователям, и с LDAP-каталогом доменных учетных записей, с использованием которого осуществляется идентификация и аутентификация пользователей СЭОДО.
В рамках внедрения системы были проведены реинжиниринг и оптимизация процессов документооборота Банка. Основные изменений коснулись порядка регистрации документов: децентрализованная регистрация была заменена на централизованную (для чего был создан Единый центр обработки входящих документов), была исключена дублирующая регистрация внутренней служебной переписки, которая стала регистрироваться только в подразделении отправителя. Кроме того, вся работа с внутренней служебной перепиской была переведена только в электронный вид, чему способствовало наличие в СЭОДО специализированного функционала, в том числе функций по работе с электронной подписью. Вся работа с документами внутри подразделений (рассмотрение и расписание поступившей корреспонденции, подготовка и согласование проектов документов) также стали выполняться в электронном виде в СЭОДО.
Параллельно с тиражированием системы в Центральном аппарате началось внедрение СЭОДО в территориальных банках. Принцип внедрения решения в тербанках был аналогичен тиражированию системы в подразделениях Центрального аппарата: сначала решение было внедрено на пилотной зоне (ею стали Северо-Западный, Московский и Среднерусский банки), а затем началось тиражирование СЭОДО в остальные тербанки. При этом тиражирование выполнялось в несколько очередей. Каждая очередь в среднем включала 3 тербанка, в которых внедрение шло параллельно. Такая схема внедрения позволила существенно сократить сроки подключения к СЭОДО тербанков.
