Результат
На данный момент в системе работает более 1500 сотрудников Министерства на всех уровнях; ежедневно регистрируется более 1000 документов и накладывается около 3000 резолюций; суммарный документооборот составляет более 200 тысяч документов в год.
Изначально, после внедрения и освоения СЭДО сотрудниками Департамента управления делами, количество подключенных пользователей составляло 200, а к настоящему времени система развернута более на 1500 рабочих мест. С системой электронного документооборота работают сотрудники Министерства всех уровней: Министр, заместители Министра и их помощники; директора департаментов и их заместители, помощники и секретари директоров департаментов; начальники отделов и их заместители, а также конечные исполнители.
В ходе проекта по созданию СЭДО были полностью автоматизированы следующие процессы деятельности, связанные с оборотом входящих, исходящих и внутренних документов:
- прием и регистрация входящей корреспонденции;
- потоковое сканирование;
- создание резолюций и выбор исполнителей;
- ознакомление с входящим / внутренним документом;
- подготовка и утверждение проектов исходящих и внутренних документов;
- регистрация исходящих / внутренних документов; передача документов в архив;
- контроль исполнения резолюции и документов.
СЭДО Министерства является основой автоматизированного делопроизводства, на базе и в интеграции с которой функционирует ряд подсистем, такие как работа с законопроектами и работа по учету приказов, электронные административные регламенты. С введением СЭДО в эксплуатацию эффективность работы с документооборотом в Минэкономразвития России была существенно повышена: среднее время исполнения поручений уменьшилось в полтора раза, количество просроченных поручений уменьшилось более чем в 5 раз за это же время; доведение задания до конечного исполнителя в среднем по всем департаментам сократилось с 19-ти дней до 2-х; количество приказов по Министерству, доступных в электронном виде возросло с 10 до 100%; число входящих документов, доступных в электронном виде выросло с 30 до 100%.
Читать далее
Преимущества решения:
- потоковое сканирование;
- повышение эффективности корпоративных методов работы над документами Министерства;
- повышение качества контроля за состоянием документооборота, исключение утраты отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;
- сокращение времени поиска документов и соответствующей информации;
- сокращение затрат на обработку документов внутри Министерства и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени;
- обеспечение внедрения информационных технологий, связанных с обработкой электронных документов (в виде текстовых и графических файлов «электронных образов»).
Ближайшие планы развития СЭДО предусматривают адаптацию системы к требованиям электронного государства, среди которых, в частности, можно выделить следующие задачи: внедрение в промышленную эксплуатацию электронной цифровой подписи электронных документов и резолюций; внедрение в промышленную эксплуатацию долговременного архива электронных документов; реализация внутреннего и внешнего журналирования и нотаризации действий пользователей; интеграция СЭДО с прикладными системами, работающими в Министерстве, а также организация межведомственного обмена.
