Управление архивом

Модуль «Управление архивом» позволяет автоматизировать работу архива компании в частях комплектования, хранения, учета и использования документов. Автоматизация указанных процессов снижает количество ошибок и исключает возможность утери документов. Модуль «Управление архивом» позволяет осуществлять единый централизованный учет документов, что особенно актуально для крупных и распределенных компаний.

Дополнительный программный модуль для СЭД на платформе Docsvision (версии 4.5 и 5) предназначен для автоматизации процессов комплектования, оперативного и ведомственного хранения, учета и использования документов организации. Соответствует требованиям «Основных Правил работы архивов организаций».

Узнать больше

 

Управление архивом

Решаемые задачи

  • Автоматизация работы архива компании.
  • Ведение номенклатуры дел предприятия.
  • Списание документов в дела по номенклатуре.
  • Комплектование архива.
  • Систематизация хранения документов.
  • Учет перемещения документов.
  • Контроль сроков хранения документов.
  • Выделение документов к уничтожению.
  • Сдача документов на государственное хранение.
  • Формирование итоговых сведений и отчетов.

Преимущества

  • Соответствие требованиям «Основных правил работы архивов организаций».
  • Поддержка распределенной, в том числе и территориально, структуры организации.
  • Удобный интерфейс модуля, простота работы для делопроизводителей и архивариусов.
 

Функциональные возможности

  • Списание документов в дело из пользовательского АРМ «Навигатор».
  • Хранение документов и справочников в единой базе СЭД Docsvision.
  • Многоуровневая иерархия структурных подразделений организации («Аппарат управления» -> «Департамент» -> «Отдел» -> «Сектор») успешно поддерживается конструктором номенклатуры дел. Количество уровней не ограничено.
  • Передача дел между структурными подразделениями предприятия.
  • Передача дел из структурных подразделений в архив организации.
  • Отчеты позволяют в любой момент получить наглядную картину о состоянии дел в организации, а встроенный редактор отчетных форм помогает оформить их внешний вид в соответствии с требованиями, установленными в организации.

Функциональность

 

 

Схема распределенного архива

 

Примеры внедрений

ФГУП «Почта России»

Система эксплуатируется в Аппарате управления ФГУП «Почта России» с конца 2011 года. По состоянию на текущий момент общий объем документооборота в СЭД АУП (система электронного документооборота Аппарата управления) составляет 248 тысяч документов, объем импортированных архивных документов прошлых лет (с 2006 года) составляет 100 тысяч. Общее количество пользователей – 1300 человек, из них ежедневно активно работающих – 600-800. В рамках процессов обмена документами с филиалами к центральной СЭД подключены 90 филиалов, порядка 450 пользователей. Система электронного документооборота Федерального государственного унитарного предприятия «Почта России» обеспечивает работу со следующими типами документов:

  • входящая, исходящая корреспонденция;
  • организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.д.) и локально-нормативные документы (регламенты, инструкции и т.д.);
  • внутренняя переписка подразделений (служебные и докладные записки);
  • обращения граждан и организаций;
  • доверенности;
  • договоры.