О решении
Модуль управления электронным архивом - это информационная система для автоматизации управления архивом документов организации. В корпоративном электронном архиве можно хранить и обрабатывать массивы документов как используемых в повседневной работе предприятия, так и уже вышедших из оперативного документооборота.
Информационные системы электронного архива влияют на продуктивность работы сотрудников, работающих с документами, за счет сокращения времени, необходимого для обработки новых входящих и поиска уже хранящихся в архиве документов. Кроме того, модуль электронного архива помогает сотрудникам компании самостоятельно и оперативно знакомиться с корпоративной информацией на рабочем месте в электронном виде. Другое преимущество системы электронного архива документов – функция разграничения прав доступа персонала к разным группам документов.
Digital Design разрабатывает и внедряет системы электронного документооборота и автоматизированные системы электронных архивов с 1992 года. Имеет опыт создания решений для обработки как первичной документации в ритейле, так и консолидированных информационных баз данных предприятий космической отрасли.
Digital Design — крупнейший поставщик BPM-систем в России по итогам 2021 года, согласно исследованию TAdviser.
Разработанная нами автоматизированная система электронного архива решает организационные и управленческие задачи: делает хранение упорядоченным и структурированным, управление документами прозрачным и понятным, а работу сотрудников оперативной и эффективной.
Электронный архив документов используется компаниями из разных отраслей. Digital Design разрабатывает и внедряет системы архивного документооборота и электронного архива с учетом бизнес-процессов компании и задач, которые выполняет корпоративная информация.
Получите рекомендации по внедрению системы электронного архива документов или воспользуйтесь экспертизой наших сотрудников для автоматизации электронного архива компании. | Связаться |
Нередко при создании электронного архива организации наибольший объем работ приходится не на внедрение и настройку ПО электронного архива, а на перевод документов из бумажного вида в электронный или на процедуру ретроконверсии. Поэтому при планировании создания электронного архива необходимо оценивать затраты не только на разработку и внедрение программного обеспечения, но и на ретроконверсию массива бумажных документов. Часто эти задачи решают разные команды: разработчик ПО и подрядчик по оцифровке документов.
Перед началом процесса ретроконверсии нужно решить ряд задач: систематизировать имеющиеся документы, понять, кто и как будет осуществлять ретроконверсию (сотрудники или подрядчик), найти подходящее оборудование (возможно придется взять в аренду промышленные сканеры). Оцифровку бумажных документов можно проводить поэтапно и уже после внедрения ПО электронного архива.
Общие вопросы работы с архивными документами, в том числе электронными, описаны в ФЗ № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004. Процедуру ведения архива организации определяют на уровне организации и на уровне федеральных архивов и государственных архивов субъектов РФ.
В то же время формально Основные правила работы архивов организаций все еще не утверждены Министерством Юстиции. Они одобрены Коллегией Росархива, но имеют неясный правовой статус. Работой по систематизации деятельности архивов организаций занимается ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Его рекомендации и регламенты на практике используются в организациях при ведении архивного делопроизводства и на них ориентируются при создании автоматизированных систем электронного архива.
Основные факторы, влияющие на стоимость электронного архива — это объем ретроконверсии и необходимость атрибутирования документов при погружении в архив. Эти две процедуры занимают наибольшую долю в итоговой стоимости внедрения системы электронного архива. В первом случае на стоимость влияет не только количество документов, но и их формат и состояние (ретроконверсия крупноформатных, сшитых, ветхих и нечитаемых документов существенно дороже). Стоимость атрибутирования зависит от количества и вида атрибутов. Это влияет на то, сколько времени потребуется одному специалисту на обработку одного документа.
Прочие факторы, влияющие на стоимость проекта – это количество лицензий ПО электронного архива и необходимость использования специальных технических решений: необходимость хранения очень больших объемов документов или, к примеру, необходимость доступа к документам архива с мобильных устройств.
Электронные документы передаются в архив организации обычно с помощью специализированных программных средств или платформ, предназначенных для управления документооборотом. Процесс передачи электронных документов в архив может включать следующие этапы:
1. Сбор документов: Из различных источников, таких как электронная почта, сетевые диски, сканеры и другие, документы собираются в единое хранилище.
2. Идентификация и классификация: Документы идентифицируются и классифицируются в соответствии с определенными критериями, такими как тип документа, дата создания, автор и т. д. Это помогает организовать документы для более удобного поиска и доступа.
3. Индексация: Документы могут быть проиндексированы с использованием ключевых слов, тегов или метаданных, чтобы обеспечить быстрый и эффективный поиск.
4. Архивирование: После обработки документы архивируются в специальном хранилище, где они сохраняются в том виде, в котором были переданы, с соблюдением требований к безопасности и конфиденциальности.
5. Управление доступом: Управление правами доступа обеспечивает, что только авторизованные пользователи имеют доступ к электронным документам в архиве, что защищает их от несанкционированного доступа или изменений.
6. Хранение и сохранность: Архивированные электронные документы должны храниться в безопасном и надежном месте с соблюдением требований по сохранности данных и законодательства в области архивирования.
Этот процесс обеспечивает эффективное управление и сохранность электронных документов в архиве организации, что важно для обеспечения юридической и операционной надежности бизнеса.
Электронный архив документов организации представляет собой систему хранения, управления и организации цифровых версий всех документов, относящихся к деятельности данной компании. В отличие от традиционных бумажных архивов, электронный архив обеспечивает быстрый доступ к информации, эффективное её поисковое использование, а также повышает безопасность и сохранность данных. Он включает в себя сканированные копии бумажных документов, электронные файлы, электронную почту, а также другие цифровые материалы, которые могут быть легко организованы, отсортированы и архивированы в соответствии с требованиями компании или законодательством. Электронный архив документов способствует повышению эффективности бизнес-процессов, улучшает доступ к информации и облегчает соблюдение регулятивных норм и стандартов безопасности.
Создание электронного архива документов включает несколько этапов, каждый из которых играет важную роль в обеспечении эффективности и надежности хранения информации. Вот основные этапы этого процесса:
1. Планирование и анализ требований: Этот этап включает определение целей архивации, типов документов, которые будут включены в архив, и требований к безопасности, доступу и сохранности информации.
2. Выбор подходящего программного обеспечения: На этом этапе определяется специализированное программное обеспечение, которое соответствует потребностям вашей организации и обеспечивает необходимые функции, такие как индексация, поиск, защита данных и совместное использование.
3. Организация и структурирование документов: Здесь определяются методы классификации, каталогизации и организации документов внутри архива. Это включает разработку структуры папок, метаданных и ключевых слов для облегчения поиска и управления содержимым.
4. Сканирование и цифровая конвертация: В случае бумажных документов они сканируются и конвертируются в цифровой формат. Этот процесс может включать определение форматов файлов, разрешений сканирования и создание изображений с высоким разрешением.
5. Импорт и индексация данных: Цифровые документы загружаются в систему архива, где они индексируются и ассоциируются с соответствующими метаданными для облегчения поиска и управления.
6. Управление доступом и безопасностью: Этот этап включает реализацию механизмов аутентификации и авторизации, чтобы обеспечить только необходимый доступ к документам, а также резервное копирование данных и защиту от угроз безопасности.
7. Обучение и поддержка пользователей: Пользователи должны быть обучены использованию электронного архива, включая методы поиска, доступа и обновления документов. Поддержка пользователей также важна для решения возникающих проблем и обновления системы в соответствии с потребностями.
8. Мониторинг и адаптация: Создание электронного архива - это динамический процесс. Необходимо постоянно мониторить его работу, анализировать отзывы пользователей и вносить изменения и улучшения в соответствии с изменяющимися потребностями организации.
После завершения всех этих этапов электронный архив готов к использованию и обеспечивает эффективное и безопасное хранение документов, что способствует повышению производительности и снижению затрат на управление документами.
Строительный торговый дом «Петрович»
В ходе проекта специалисты «Диджитал Дизайн» создали инструменты, которые позволили автоматизировать: сервисы маркетинга, сервисы эксплуатации, юридические сервисы, договорной документооборот и работу с первичной документацией, а также службу ИТ. Решения разрабатывались на базе платформы Docsvision. Автоматизация процессов работы бэк-офиса позволила перейти от ситуационного к процессному управлению, получить измеряемые количественные метрики этих процессов, а значит – перевести в управляемое русло и повысить их качество и эффективность.