Создание системы электронного документооборота в ОАО «Первая грузовая компания»

О заказчике

«Первая грузовая компания» является крупнейшим железнодорожным оператором грузов в России. 80% ее клиентов — ведущие отраслевые предприятия страны. Эффективную работу компании обеспечивают более 3 800 сотрудников. На территории Российской Федерации функционируют 14 филиалов. Доля компании в структуре вагонного парка РФ составляет 22%.

Ситуация

«Первая грузовая компания» предъявляет высокие требования к эффективности деятельности. Территориальная распределенность – 14 филиалов по всей стране – и большое количество сотрудников заметно усложняют различные бизнес-процессы, в том числе и в области обмена информацией. Компании было необходимо современное решение для автоматизации корпоративного документооборота, которое обеспечило бы единое информационное пространство для удобной работы всего персонала.

Выбор

«Первая грузовая компания» рассматривала несколько ведущих российских систем электронного документооборота. В результате проведенного анализа была выбрана платформа DocsVision как наиболее отвечающая задачам организации по функциональности и возможностям масштабирования. Наличие у DigitalDesign значительного опыта решения задач по автоматизации документооборота и уникальной команды экспертов по бизнес-системам обусловило выбор этой компании в качестве исполнителя проекта.

Цели внедрения

  • снижение трудозатрат сотрудников на подготовку и обработку документов;
  • обеспечение прозрачности бизнес-процессов;
  • повышение оперативности и качества управленческих решений;
  • контроль исполнительской дисциплины.

Решение

Проект по внедрению СЭД в «Первой грузовой компании» начался в 2009 году.

1 этап

На первом этапе специалисты Digital Design автоматизировали основные процессы делопроизводства, в том числе регистрацию корреспонденции и внутренних документов, их доставку пользователям, согласование договоров. При этом к системе были подключены более 100 человек в центральном аппарате «Первой грузовой компании» и по несколько сотрудников из каждого филиала.

2 этап

Число сотрудников, осуществляющих в системе работу с документами, было увеличено. Для этого эксперты Digital Design подключили к СЭД всех пользователей центрального аппарата и 14 филиалов — более 2000 человек.

3 этап

Автоматизированы процессы согласования и работы с организационно-распорядительной документацией.

4 этап

Автоматизированы процессы согласования и работы с любыми внутренними документами в рамках универсального процесса согласования, а также исходящими документами.

Проект был завершен в конце 2011 года.

Особенности решения

  • Несколько тысяч пользователей
  • Постоянное увеличение функциональности системы за счет автоматизации новых бизнес-процессов
  • Большой территориальный охват

Результаты

В настоящее время в системе на базе DocsVision работают более 2 300 пользователей в центральном аппарате и всех 14 филиалах «Первой грузовой компании». Система автоматизирует ряд бизнес-процессов:

  • регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции;
  • создание, согласование, регистрация и контроль исполнения всех внутренних документов (служебные записки, докладные записки и т. д.);
  • создание проектов договорных документов, их согласование, учет, контроль возврата от контрагентов оригиналов договорных документов;
  • хранение в электронном виде всей входящей, исходящей, внутренней, договорной документации компании.

Система электронного документооборота установлена в вычислительном центре «Первой грузовой компании» в Москве, все подразделения работают через терминальный доступ. Такая схема обеспечивает быстрое подключение к СЭД удаленных подразделений и простоту администрирования системы. Кроме того, решение способствует высокой степени защиты, так как информация хранится и обрабатывается в защищенном центре, а не на компьютерах пользователей.

Результатом внедрения СЭД стало:

  • обеспечение полноты и сохранности корпоративных документов, целостность информации;
  • организация эффективного обмена документами;
  • сокращение трудозатрат и времени на поиск необходимой сотрудникам документации, устранение повторного создания одних и тех же документов;
  • контроль этапов жизненного цикла конфиденциальной информации
  • оперативный доступ к договорной документации компании, сокращение временных затрат на поиск договорных документов за счет построения единого электронного хранилища договорной документации;
  • прозрачность процесса ведения договорной деятельности предприятия;
  • сокращение длительности процедуры заключения договоров за счет контроля сроков и исполнительской дисциплины участников договорного процесса;
  • своевременное доведение до сотрудников приказов и распоряжений руководства компании.

Перспективы

В планах развития СЭД — интеграция с корпоративными решениями, такими как «Галактика», система управления проектами и другими. Для улучшения коммуникационной составляющей специалисты компаний рассчитывают внедрить Microsoft Lync и интегрировать его с СЭД.

Сама по себе система электронного документооборота также будет развиваться – как в области расширения и модификации существующего функционала, так и в плане перехода на новую версию DocsVision 5.0. Важным нововведением обещает стать организация безбумажного юридически значимого документооборота с клиентами с использованием электронно-цифровой подписи. Кроме того, планируется внедрение автоматизированных рабочих мест (АРМ) руководителей на планшетных компьютерах.

Отзывы

Вадим Сергеевич Крушинских, начальник Департамента управления делами ОАО «Первая грузовая компания», комментирует: «При реализации этого проекта мы стремились решить три основные задачи. Во-первых, нам необходимо было организовать быстрый оборот и сохранность документов, начиная с их поступления в компанию и заканчивая исполнением, что в условиях большого объема документов и значительного количества причастных должностных лиц является важной задачей любого крупного предприятия. Во-вторых, повысить оперативность и качество принятия управленческих решений и их реализации. И наконец, важной целью является снижение трудозатрат на подготовку, обработку, сопровождение документов, а также получение справочной информации о состоянии документа и его исполнении. В настоящее время внедренная СЭД отвечает поставленным целям. Тем не менее, система находится в постоянном развитии с учетом повышения функциональности как ее отдельных элементов, так и разработки и внедрения новых модулей, возможностей решения для максимально полного удовлетворения интересов бизнеса компании».