Правительство Мурманской области | Внедрение и развитие СЭД

ЗАКАЗЧИК

Комитет по развитию информационных технологий и Связи Мурманской области является исполнительным органом государственной власти региона, осуществляющим функции по реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области ИТ и использования и развития государственных информационных систем. В сфере ответственности Комитета находится, помимо прочего, обеспечение стабильного функционирования и развития единой государственной информационной системы электронного документооборота Правительства Мурманской области (СЭД) и координация взаимодействия исполнительных органов государственной власти Мурманской области (ИОГВ) при совместном использовании СЭД и ведении в СЭД собственных делопроизводственных процессов.

Правительство Мурманской области – высший исполнительный орган государственной власти региона, возглавляемый губернатором. Систему ИОГВ образуют 26 министерств, комитетов и управлений, являющихся самостоятельными юридическими лицами с собственным делопроизводством. Представительства Правительства Мурманской области размещаются в Москве и Санкт-Петербурге.

Официальный портал Правительства Мурманской области: www.gov-murman.ru.

СИТУАЦИЯ

Основная деятельность Правительства и входящих в его состав органов исполнительной власти неразрывно связаны с работой с документами и поручениями. Как в любом органе государственной власти эффективность и оперативность его работы во многом определяется качеством и эффективностью документационного взаимодействия как внутри региона, так и с федеральными органами исполнительной власти, Администрацией Президента РФ и Аппаратом Правительством РФ.

Автоматизация документационного обеспечения в ИОГВ региона была обеспечена частично. Отсутствовало электронное документационное взаимодействие между Правительством Мурманской области и ИОГВ. Процессы регистрации корреспонденции в Правительстве были автоматизированы на базе решения «Кодекс Документооборот», однако система использовалась только для учета документов: сотрудники Правительства работали исключительно с переданными им бумажными документами и не имели доступа к электронным документам. При передаче между подразделениями одни и те же документы регистрировались по несколько раз. Невозможно было оперативно получить информацию о текущем статусе подготовки или рассмотрения документа.

Контроль исполнения поручений был затруднен: информация об исполнении собиралась контролерами в ручном режиме. Уровень автоматизации не соответствовал целям повышения эффективности работы Правительства Мурманской области.

Ограничения, которые не позволяли осуществлять оперативную и эффективную работу с документами:

  • Разрозненные информационные системы для работы с документами и поручениями
  • Неоптимизированные документационные процессы в структурных подразделениях
  • Отсутствие оперативного мониторинга и контроля исполнения поручений
  • Сложности поиска информации по вопросу подборки связанных документов и пр.

Для эффективного управления документооборотом и повышения качества исполнения поручений ИОГВ Мурманской области было принято решение о внедрении единой системы электронного документооборота.

ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

Проектная команда Правительства Мурманской области и компании Digital Design решила следующие ключевые задачи:

  1. Создание системы электронного документооборота (СЭД)
  2. Обеспечение мобильной работы в СЭД
  3. Автоматизация работы с обращениями граждан
  4. Создание эффективного инструмента контроля исполнительской дисциплины

РЕШЕНИЕ

1. Создание СЭД

В 2009 году компания Digital Design разработала и внедрила систему электронного документооборота и по настоящее время осуществляет ее поддержку и развитие, в рамках государственных контрактов.

При выборе программного продукта учитывались функциональные возможности системы, соответствие всем действующим требованиям нормативных и законодательных актов, предъявляемым к СЭД для госорганов, а также перспективы дальнейшего масштабирования и развития решения.

По итогам проведенного отбора было выбрано ПО «Административное делопроизводство» — собственная разработка компании Digital Design, реализованная на российской программной платформе Docsvision. Решение не только покрывает задачи построения комплексной СЭД, удовлетворяющей всем требованиям госоргана, но и на уровне платформы обеспечивает гибкую интеграцию с прикладными предметными системами, встраивание в ИКТ инфраструктуру организации, имеет развитые механизмы настройки безопасности, широкие возможности адаптации без программирования под изменяющиеся регламенты.

На 2015 год функциональные возможности системы обеспечивают:

  • Регистрацию входящих документов
  • Подготовку и регистрацию внутренних и исходящих документов
  • Подготовку и регистрацию нормативно-правовых актов
  • Роспись резолюций
  • Контроль исполнительской дисциплины
  • Работу с обращениями граждан
  • Интеграцию с интернет-сайтом «Общественная приемная Правительства Мурманской области»
  • Интеграцию с автоматизированной системой «Обращения граждан» Управления по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации
  • Интеграцию с официальным сайтом Президента Российской Федерации (kremlin.ru)
  • Удаленную работу на АРМ руководителя
  • Переписку между ИОГВ
  • Интеграцию с МЭДО
  • Построение интерактивных отчетов
  • Рассылку уведомлений пользователям

2. Обеспечение мобильной работы в СЭД

Для обеспечения мобильной работы в СЭД руководителей высшего звена специалисты компании Digital Design внедрили собственное решение «Автоматизированное рабочее место руководителя» (АРМ руководителя), функционирующее под управлением операционных систем Windows и iOS (для мобильных устройств iPad).

Программный продукт предельно прост в использовании, поддерживает основные функции СЭД при работе с существующими документами.

Решение обеспечивает выполнение следующих функций:

  • Просмотр корреспонденции;
  • Роспись резолюций как при помощи клавиатуры, так и посредством голосового ввода;
  • Согласование, подписание документов;
  • Создание инициативных поручений.

В рамках создания единой системы документационного управления Правительства были внедрены мобильные рабочие места для всего высшего руководящего звена. Использование АРМ руководителя для работы с документами и поручениями предоставляет оперативный доступ к данным, что существенно повышает скорость рассмотрения и исполнения документов.

3. Автоматизация работы с обращениями граждан

Автоматизация работы с обращениями физических и юридических лиц построена на базе модуля «Обращения граждан», разработанного специалистами Digital Design. Решение отвечает всем требованиям действующего законодательства (включая Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации» и Поручение Президента РФ № Пр-375 от 12.02.2011), обеспечивает поддержку процессов работы с обращениями (заявлениями, жалобами) граждан и связанными документами.

Модуль включает в себя следующие функции:

  • Регистрация и обработка обращений;
  • Обработка данных заявителя;
  • Категоризация обращений и действий, выполненных по обращению;
  • Обратная связь с гражданином;
  • Осуществление контроля исполнительской дисциплины;
  • Проведение аудита и предоставление отчетов по поступившим обращениям;
  • Формирование отчета по предыдущим обращениям предъявителя.

Модуль интегрирован с государственными информационными системами: автоматизированной системой «Обращения граждан» Управления по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации, сайтом Президента Российской Федерации kremlin.ru и интернет-сайтом «Общественная приемная Правительства Мурманской области».

4. Создание эффективного инструмента контроля исполнительской дисциплины

В Правительстве Мурманской области уделяют повышенное внимание вопросу исполнительской дисциплины, поэтому задача создания эффективного инструмента для ее контроля была одной из приоритетных.

Специалисты Digital Design изучили существующие в Правительстве Мурманской области процессы контроля исполнительской дисциплины и предложили программный продукт для их автоматизации, применив собственное решение «АРМ контролера» — специальный модуль СЭД, обеспечивающий расширение стандартной функциональности контроля над исполнением поручений за счет предоставления специального интерфейса контролера.

Автоматизирован процесс формирования специальных интерактивных отчетов по исполнительской дисциплине, который предоставляется на рассмотрение руководству Правительства Мурманской области.

Реализован специализированный сервис уведомлений, информирующий о контролируемых событиях ответственных лиц. Информация поступает пользователям на корпоративную электронную почту (о постановке поручения на контроль или снятия с него, о приближении сроков исполнения заданий).

РЕЗУЛЬТАТЫ

  1. Автоматизация основных процессов делопроизводства позволила:
    • Повысить качество и скорость информационного обеспечения Правительства Мурманской области;
    • Существенно сократить сроки поиска документов;
    • Повысить скорость, прозрачность и качество исполнения поручений благодаря централизованному сквозному контролю;
    • Обеспечить контроль исполнения документов на каждом уровне исполнения;
    • Повысить эффективность работы сотрудников.
  2. В Правительстве Мурманской области организован оперативный обмен документами с подведомственными и региональными структурами в электронном виде, выработана удобная форма отчетности.
    • Администрации всех органов местного самоуправления региона оперативно получают информацию о поручениях губернатора области и его заместителей, а также могут ознакомиться с документами, полученными от ИОГВ.
    • Руководство Мурманской областной Думы имеет возможность отслеживать исполнение резолюций по документам, направленным депутатами в ИОГВ, на каждом этапе процесса;
  3. Автоматизация работы с обращениями граждан позволила добиться:
    • Выполнения требований по обмену данными с автоматизированной системой «Обращения граждан» Управления по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации, интернет-сайтом «Общественная приемная Правительства Мурманской области».
    • Многократного сокращения трудозатрат на подготовку отчетности по работе с обращениями граждан;
    • Сокращения сроков рассмотрения обращений;
    • Повышения удобства работы сотрудников по работе с обращениями;
    • Оптимизации процесса регистрации и контроля поступления обращений;
    • Усиления контроля всей истории обращения и переписки по нему;
    • Оптимизации поиска информации по обращениям и поручениям.

СТАТИСТИКА

На данный момент система активно используется сотрудниками и является основным инструментом в работе с документами и исполнении поручений.

  • Количество региональных государственных структур, подключенных к СЭД — более 50;
  • Количество пользователей системы — 1200;
  • Количество подключенных руководителей высшего звена — 12.
  • Среднее количество регистрируемых документов в СЭД за рабочий день — около 1300.

СПЕЦИФИКА ПРОЕКТА

Распределенная структура Правительства Мурманской области, состоящая из Аппарата и 26 ИОГВ, каждый из которых является самостоятельным юридическим лицом со своим документооборотом. Кроме того, ограниченные доступы в СЭДО имеют Мурманская областная Дума, органы местного самоуправления и подведомственные учреждения.

Удаленная команда Digital Design, расположенная в 3 городах — Мурманск, Москва и СПб.

Доработка функционала в условиях изменяющихся требований внешних регуляторов.

ОТЗЫВ

Компания Digital Design зарекомендовала себя как команда специалистов с высоким уровнем профессиональной подготовки и уникальными компетенциями в сфере разработки решений для органов государственной власти, в том числе и на мобильных платформах.

Тимур Лапин, председатель Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области.

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных