Автоматизация делопроизводства

Все системы автоматизации делопроизводства основаны на нескольких основных принципах:

• Непрерывность движения документа или задачи в системе;
• Возможность параллельного взаимодействия с документом в системе;
• Единое пространство хранения и обработки документов, исключающее дублирование;
• Возможность быстрого поиска по содержанию и атрибутам документа;
• Наличие инструментов отчетности и контроля сроков исполнения задач в СЭД;
• Масштабируемость решения.

1. Первый шаг – это предпроектное обследование существующей системы. Это необходимо сделать для того, чтобы понять общее состояние организации документооборота и делопроизводства.

2. Далее необходимо сформулировать потребности и определить задачи, которые должна решать система автоматизации делопроизводства и документооборота. На этом этапе также необходимо определить, приоритетность работ: какие бизнес-процессы являются критическими и должны быть автоматизированы в первую очередь, а какие во-вторую.

3. Необходимо сформировать команду для проекта внедрения, в которую должны входить представители всех отделов, бизнес-процессы которых будут автоматизированы, и эксперты из отдела ИТ.

4. Следующий шаг – это выбор СЭД на основе сформулированных требований.

5. Внедрение информационной системы. Обычно реализуется экспертами из компании-интегратора СЭД при активном участии и контроле команды внедрения со стороны заказчика.

• Организация единой системы обработки и хранения документов для предприятий любых масштабов;
• Поддержка полного цикла безбумажного документооборота;
• Соответствие требованиям ЮЗД;
• Настройка маршрутов документов в соответствии с внутренними регламентами;
• Внедрение инструментов контроля сроков исполнения поручений;
• Ускорение процессов согласования документов и предоставления различных видов отчетности;
• Сокращение времени получения доступа к документам;
• Быстрый поиск по всем типам документов в СЭД;
• Надежное хранение и разграничение доступа к документам.

Часто расширение является дальнейшим этапом развития функциональных возможностей системы или тиражирования успешного решения на другие подразделения и филиалы предприятий. На возможность расширения автоматизированной системы делопроизводства и документооборота влияют следующие факторы:

• Был ли изначально заложен потенциал к расширению функциональности при проектировании и внедрении СЭД. В этом случае требуется доустановка и минимальная настройка новых компонентов.
• Глубина кастомизации решения очень сильно влияет на трудоемкость расширения. В этом случае необходимо тщательное обследование системы на предмет совместимости новых модулей с работающим решением.
• Необходимо учесть ограничения серверного оборудования, возможно потребуется выделение дополнительных ресурсов.

Делопроизводство и документооборот — это два важных процесса, связанных с управлением документами в организации, но они имеют различные цели и особенности.

Делопроизводство — это систематизированная деятельность по созданию, регистрации, обработке, хранению и управлению документами внутри организации или учреждения. Основной целью делопроизводства является обеспечение организации правильными и эффективными рабочими процессами, связанными с документами, а также создание архивов для хранения информации. В рамках делопроизводства уделяется внимание структурированию, классификации и систематизации документов, что позволяет обеспечить их доступность и возможность быстрого поиска.

Документооборот, с другой стороны, представляет собой поток движения документов в организации от их создания и регистрации до окончательного исполнения или архивирования. Он охватывает все этапы жизненного цикла документа: создание, передачу, рассмотрение, утверждение, исполнение и архивирование. Основной целью документооборота является обеспечение управления рабочими процессами, связанными с документами, и обеспечение их своевременного прохождения по всему пути исполнения.

Таким образом, главное отличие между делопроизводством и документооборотом заключается в том, что делопроизводство сконцентрировано на организации рабочих процессов и правильной организации документов внутри организации, в то время как документооборот охватывает весь жизненный цикл документа и управляет его движением через различные стадии. Оба процесса необходимы для эффективного функционирования организации и обеспечения эффективного управления информацией и документами.