Автоматизация делопроизводства

Связаться

Об автоматизации

Автоматизация делопроизводства в организации или работы ее канцелярии, часто является первой задачей, решаемой с помощью системы электронного документооборота. Роль автоматизации документооборота компании, особенно в российских реалиях, сложно переоценить – история знает немало случаев, когда потерянные документы или невыполненные поручения наносили огромный, а иногда и невосполнимый ущерб. Автоматизация делопроизводства и электронного документооборота канцелярии может затрагивать несколько областей, каждая из которых требует особого подхода и особенных решений при построении.

Во-первых, это административное делопроизводство, которое обеспечивает поддержку административного управления организацией. В частности, регистрацию и доведение до адресатов всей поступающей в организацию корреспонденции, разработку, согласование и доведение до исполнителей руководящих указаний – в виде приказов, распоряжений или поручений. Немаловажной частью делопроизводства также является поддержка в актуальном состоянии локальной нормативной документации, такой как положения, инструкции и регламенты, а также обеспечение внутреннего информационного обмена посредством таких как документов как служебные и докладные записки.

Автоматизация канцелярии

Автоматизация делопроизводства в организации или работы ее канцелярии, часто является первой задачей, решаемой с помощью системы электронного документооборота. Роль автоматизации документооборота компании, особенно в российских реалиях, сложно переоценить – история знает немало случаев, когда потерянные документы или невыполненные поручения наносили огромный, а иногда и невосполнимый ущерб. Автоматизация электронного документооборота канцелярии может затрагивать несколько областей, каждая из которых требует особого подхода и особенных решений при построении.

Во-первых, это административное делопроизводство, которое обеспечивает поддержку административного управления организацией. В частности, регистрацию и доведение до адресатов всей поступающей в организацию корреспонденции, разработку, согласование и доведение до исполнителей руководящих указаний – в виде приказов, распоряжений или поручений. Немаловажной частью делопроизводства также является поддержка в актуальном состоянии локальной нормативной документации, такой как положения, инструкции и регламенты, а также обеспечение внутреннего информационного обмена посредством таких как документов как служебные и докладные записки.

Система контроля исполнительской дисциплины

Система контроля исполнительской дисциплины, построенная на базе СЭД, позволяет организации сделать существенный шаг вперед в части повышения эффективности и производительности работы. Благодаря доведению поручений до уровня конечного исполнителя задачи, картина исполнительской дисциплины в компании обретает недоступную ранее прозрачность – вы всегда можете видеть, в каком состоянии находится исполнение каждой задачи, кто ею сейчас занимается, какие документы сопровождают процесс и насколько он находится в рамках запланированных сроков. Отчетность по исполнению задач и поручений становится инструментом административного управления и позволяет мотивировать сотрудников.

Автоматизация электронного документооборота и архива делопроизводства

Еще одной задачей автоматизации канцелярии является ведение делопроизводственного архива. Архивное хранение документов регламентируется рядом положений, например, Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Наша компания предлагает решение по автоматизации посредством электронного документооборота, которое соответствует требованиям закона и рекомендациям ведущих экспертов отрасли (в частности, ВНИИДАД), и позволяет обеспечить все необходимые процессы, такие как ведение номенклатуры дел, хранение электронных копий документов в соответствии с установленными сроками, формирование описей и актов, поддержка работы экспертных комиссий и списание оперативных документов на архивное хранение.

Обратитесь к нашим экспертам для того, чтобы узнать больше о возможностях системы автоматизации делопроизводства и документооборота в Вашей организации.

Преимущества

  • Современная платформа корпоративного уровня с высоким уровнем надежности и производительности.
  • Возможность работы на офисном компьютере, посредством веб-доступа или через мобильное приложение.
  • Удобный интерфейс системы и широкие возможности самостоятельной кастомизации.

Примеры внедрения

Государственное унитарное предприятие «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» (ГУП «ТЭК СПб»)

В СЭД ежедневно работают более 800 пользователей в главном управлении и 4-х филиалах, около 250 сотрудников одновременно. В системе обрабатывается более 1000 резолюций, свыше 600 документов и 80 заявок ежедневно. Кроме делопроизводственных задач, автоматизированы организация и управление совещаниями, контроль исполнения протокольных поручений, заявки сотрудников на техпомощь, отдельно выделена функция согласования конкурсной документации.

АО «Теплосеть Санкт-Петербурга»

«Теплосеть Санкт-Петербурга» не просто автоматизировала «канцелярию», но и получила полноценную возможность управления сквозными бизнес-процессами предприятия. В системе работают 320 сотрудников, из которых 88 – руководители подразделений, топ-менеджеры. Помимо работы со входящими документами и поручениями, были автоматизированы процессы согласования служебных записок, приказов, указаний, распоряжений, ведения протоколов совещаний, управление доверенностями. Объем делопроизводственных документов в среднем составляет 10 000 в месяц, ежемесячно 15 000 поручений проходит в компании.

Строительный Торговый Дом «Петрович»

Полностью автоматизирован процесс согласования свыше 30 видов договоров, при этом каждый согласовывается по своему определенному маршруту. К системе подключено свыше 500 пользователей из всех территориальных подразделений ООО «СТД «Петрович»: 16-ти строительно-торговых центров в разных регионах, а также металлобазы и 5-ти производственных площадок.

Частые вопросы по автоматизации согласования договоров

Свяжитесь с нами!
Дмитрий Швецов
Дмитрий Швецов
Руководитель направления

Продолжая использовать данный веб-сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie и тем,
что группа компаний Digital Design может использовать файлы cookie для оптимизации работы веб-сайта.