Автоматизация канцелярии
Автоматизация делопроизводства в организации или работы ее канцелярии, часто является первой задачей, решаемой с помощью системы электронного документооборота. Роль автоматизации документооборота компании, особенно в российских реалиях, сложно переоценить – история знает немало случаев, когда потерянные документы или невыполненные поручения наносили огромный, а иногда и невосполнимый ущерб. Автоматизация электронного документооборота канцелярии может затрагивать несколько областей, каждая из которых требует особого подхода и особенных решений при построении.
Во-первых, это административное делопроизводство, которое обеспечивает поддержку административного управления организацией. В частности, регистрацию и доведение до адресатов всей поступающей в организацию корреспонденции, разработку, согласование и доведение до исполнителей руководящих указаний – в виде приказов, распоряжений или поручений. Немаловажной частью делопроизводства также является поддержка в актуальном состоянии локальной нормативной документации, такой как положения, инструкции и регламенты, а также обеспечение внутреннего информационного обмена посредством таких как документов как служебные и докладные записки.
Система контроля исполнительской дисциплины
Система контроля исполнительской дисциплины, построенная на базе СЭД, позволяет организации сделать существенный шаг вперед в части повышения эффективности и производительности работы. Благодаря доведению поручений до уровня конечного исполнителя задачи, картина исполнительской дисциплины в компании обретает недоступную ранее прозрачность – вы всегда можете видеть, в каком состоянии находится исполнение каждой задачи, кто ею сейчас занимается, какие документы сопровождают процесс и насколько он находится в рамках запланированных сроков. Отчетность по исполнению задач и поручений становится инструментом административного управления и позволяет мотивировать сотрудников.
Автоматизация электронного документооборота и архива делопроизводства
Еще одной задачей автоматизации канцелярии является ведение делопроизводственного архива. Архивное хранение документов регламентируется рядом положений, например, Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Наша компания предлагает решение по автоматизации посредством электронного документооборота, которое соответствует требованиям закона и рекомендациям ведущих экспертов отрасли (в частности, ВНИИДАД), и позволяет обеспечить все необходимые процессы, такие как ведение номенклатуры дел, хранение электронных копий документов в соответствии с установленными сроками, формирование описей и актов, поддержка работы экспертных комиссий и списание оперативных документов на архивное хранение.
Обратитесь к нашим экспертам для того, чтобы узнать больше о возможностях системы автоматизации делопроизводства и документооборота в Вашей организации.
