Финансовый архив

О решении

Ежедневно финансовые службы компании обрабатывают большой объем первичных документов бухгалтерского учета, таких как договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные и многое другое. Отсутствие автоматизации в обработке финансовых документов затрудняет обеспечение надежной защиты и конфиденциальности информации и, что немаловажно, быстрый поиск необходимого документа.

Digital Design разработала автоматизированное решение для хранения и обработки финансовых документов. С помощью «Финансового архива» компания может оптимизировать управление финансовыми документами и организовать эффективную работу общего центра обслуживания.

Архив первичных финансовых документов содержит готовые функциональные решения и при этом настраивается под конкретные требования компании.

Задачи

Предлагаемая Digital Design автоматизированная система финансового архива решает задачи систематизации хранения первичной финансовой документации и автоматизации существующих бизнес-процессов, тем самым повышая эффективность работы финансовых служб.

Создание электронного финансового архива компании.
Организация мгновенного доступа и быстрого поиска необходимых финансовых документов.
Обеспечение работы финансовых служб территориально распределенных организаций.
Включение документов финансового архива в основные бизнес-процессы организации.
Упорядочение обработки и хранения финансовой документации предприятия.

Преимущества решения

Использование в качестве единого хранилища документов

Отсутствие ограничений объема архива

Потоковый ввод документов, штрихкодирование и распознавание форм

Надежная система информационной безопасности

Распределенная работа

Использование в качестве единого хранилища документов

Хранение в финансовом архиве документов, которые получены не только через операторов ЭДО (в электронном виде), но и отсканированных копий документов.

Отсутствие ограничений объема архива

Загрузка файлов любого размера с возможностью установки ограничения в случае необходимости.

Потоковый ввод документов, штрихкодирование и распознавание форм

Загружайте документы в архив быстро, даже при пиковой нагрузке, благодаря системе распознавания штрихкодов и извлечения данных из отсканированных документов.

Сократите трудозатраты на ввод в систему счетов-фактур, накладных и других документов, проверяйте лишь корректность автоматического распознавания.

Надежная система информационной безопасности

В базовые настройки защиты системы включены три модели безопасности: дискреционная, мандатная и ролевая.

Кроме того, вы можете интегрировать архив с корпоративными системами безопасности.

Распределенная работа

Консолидируйте в едином архиве все финансовые документы из различных точек приема — филиалов, удаленных подразделений, торговых точек.

Массовые операции над выборками документов

Интеграция с корпоративными информационными системами

Долговременное хранение документов

Удобный интерфейс

Массовые операции над выборками документов

Утверждение документов пакетами.

Оперативное формирование и отправка выборки в контролирующие органы по требованию.

Интеграция с корпоративными информационными системами

Интеграция финансовых архивов с учетными системами предприятия, обогащение документов данными из ERP. Фиксация в учетных системах статусов документов, например, статус возврата документов от контрагентов.

Настройка сквозного документооборота на предприятии за счет интеграции с системой ЭДО.

Долговременное хранение документов

Долговременное хранение документов, подписанных электронной подписью.

Удобный интерфейс

Пользователи могут работать с системой в том интерфейсе, который удобен именно ему ― на офисном компьютере или с любого устройства с помощью веб-клиента.

Работать с настройками легко: можно настраивать формы и различные виды карточек в зависимости от этапа жизни документа.

Функциональные возможности

Кроме базовых функций система включает такие возможности, как:

Массовые выгрузки документов по запросу и отправка в ответ на требования, например, в ФНС.
Утверждение первичных документов в системе архива, подписание электронной подписью.
Формирование задания для сотрудников в системе архива на основе утвержденной и подписанной документации.
Автоматическое извлечение и заполнение реквизитов структурированных документов.
Потоковый ввод и штрихкодирование входящих и исходящих документов.

Механизм обработки и хранения финансовых документов

Система позволяет обрабатывать и хранить как входящие, так и исходящие финансовые документы, в бумажном и электронном виде.

Обработка входящей документации

Бумажные документы сканируются и отправляются в систему распознавания. Документы из ЭДО принимаются в интерфейсе архива.

В случае обработки бумажной документации, производится верификация распознанных документов. Метаданные электронных документов передаются в систему архива.

В архиве автоматически создаются карточки первичных документов (сканированных и электронных), а также сами электронные документы.

Данные документов передаются в учетную систему.

Документ автоматически прикрепляется к соответствующей карточке в архиве. Подписание, отправка, контроль статуса и прием электронных документов через ЭДО осуществляется в системе архива.

Обработка исходящей документации

Документы готовятся в учетной системе, в случае обработки бумажного документа на каждом документе печатается уникальный штрихкод.
Штрихкодирование документа.

Метаданные документа передаются в систему архива.

В архиве автоматически создаются карточки первичных документов.

На подписанных контрагентами бумажных копиях распознается штрихкод и документ автоматически прикрепляется к соответствующей карточке в архиве. Подписание, отправка, контроль статуса и прием электронных документов через ЭДО осуществляется в системе архива.

Подробная информация о функциональности решения, особенностях
внедрения и использования представлена в вебинарах

Остальные вебинары

На вебинаре вы узнаете:

Как эффективно управлять потоками финансовых документов и организовывать работу общего финансового центра обслуживания;
Как обеспечить хранение отсканированных копий бумажных документов и полученных через операторов ЭДО электронных документов, в едином собственном хранилище;
Как получать, подписывать и отправлять электронные документы контрагентам через операторов ЭДО непосредственно из интерфейса электронного архива;
Как делать массовые выгрузки документов из архива и предоставлять их в ответ на требования ФНС;
Как сократить сроки обработки документов и освободить сотрудников для более продуктивной деятельности.

Свяжитесь с нами!

Дмитрий Швецов

Руководитель направления

Я ознакомлен(а) с условиями политики в отношении обработки персональных данных и даю согласие на обработку персональных данных