Финансовый архив

Связаться

О решении

Ежедневно финансовые службы компании обрабатывают большой объем первичных документов бухгалтерского учета, таких как договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные и многое другое. Отсутствие автоматизации в обработке финансовых документов затрудняет обеспечение надежной защиты и конфиденциальности информации и, что немаловажно, быстрый поиск необходимого документа.

Digital Design разработала автоматизированное решение для хранения и обработки финансовых документов. С помощью «Финансового архива» компания может оптимизировать управление финансовыми документами и организовать эффективную работу общего центра обслуживания.

Архив первичных финансовых документов содержит готовые функциональные решения и при этом настраивается под конкретные требования компании.

Задачи

Предлагаемая Digital Design автоматизированная система финансового архива решает задачи систематизации хранения первичной финансовой документации и автоматизации существующих бизнес-процессов, тем самым повышая эффективность работы финансовых служб.

  • Создание электронного финансового архива компании.
  • Организация мгновенного доступа и быстрого поиска необходимых финансовых документов.
  • Обеспечение работы финансовых служб территориально распределенных организаций.
  • Включение документов финансового архива в основные бизнес-процессы организации.
  • Упорядочение обработки и хранения финансовой документации предприятия.

Преимущества решения

Использование в качестве единого хранилища документов
Отсутствие ограничений объема архива
Потоковый ввод документов, штрихкодирование и распознавание форм
Надежная система информационной безопасности
Распределенная работа

Хранение в финансовом архиве документов, которые получены не только через операторов ЭДО (в электронном виде), но и отсканированных копий документов.

Загрузка файлов любого размера с возможностью установки ограничения в случае необходимости.

Загружайте документы в архив быстро, даже при пиковой нагрузке, благодаря системе распознавания штрихкодов и извлечения данных из отсканированных документов.

Сократите трудозатраты на ввод в систему счетов-фактур, накладных и других документов, проверяйте лишь корректность автоматического распознавания.

В базовые настройки защиты системы включены три модели безопасности: дискреционная, мандатная и ролевая.

Кроме того, вы можете интегрировать архив с корпоративными системами безопасности.

Консолидируйте в едином архиве все финансовые документы из  различных точек приема — филиалов, удаленных подразделений, торговых точек.

Массовые операции над выборками документов
Интеграция с корпоративными информационными системами
Долговременное хранение документов
Удобный интерфейс

Утверждение документов пакетами.

Оперативное формирование и отправка выборки в контролирующие органы по требованию.

Интеграция финансовых архивов с учетными системами предприятия, обогащение документов данными из ERP. Фиксация в учетных системах статусов документов, например, статус возврата документов от контрагентов.

Настройка сквозного документооборота на предприятии за счет интеграции с системой ЭДО.

Долговременное хранение документов, подписанных электронной подписью.

Пользователи могут работать с системой в том интерфейсе, который удобен именно ему ― на офисном компьютере или с любого устройства с помощью веб-клиента.

Работать с настройками легко: можно настраивать формы и различные виды карточек в зависимости от этапа жизни документа.

Функциональные возможности

Кроме базовых функций система включает такие возможности, как:

  • Массовые выгрузки документов по запросу и отправка в ответ на требования, например, в ФНС.
  • Утверждение первичных документов в системе архива, подписание электронной подписью.
  • Формирование задания для сотрудников в системе архива на основе утвержденной и подписанной документации.
  • Автоматическое извлечение и заполнение реквизитов структурированных документов.
  • Потоковый ввод и штрихкодирование входящих и исходящих документов.

Механизм обработки и хранения финансовых документов

Система позволяет обрабатывать и хранить как входящие, так и исходящие финансовые документы, в бумажном и электронном виде.

Обработка входящей документации

Бумажные документы сканируются и отправляются в систему распознавания. Документы из ЭДО принимаются в интерфейсе архива.
В случае обработки бумажной документации, производится верификация распознанных документов. Метаданные электронных документов передаются в систему архива.
В архиве автоматически создаются карточки первичных документов (сканированных и электронных), а также сами электронные документы.
Данные документов передаются в учетную систему.
Документ автоматически прикрепляется к соответствующей карточке в архиве. Подписание, отправка, контроль статуса и прием электронных документов через ЭДО осуществляется в системе архива.

Обработка исходящей документации

Документы готовятся в учетной системе, в случае обработки бумажного документа на каждом документе печатается уникальный штрихкод.
Штрихкодирование документа.
Метаданные документа передаются в систему архива.
В архиве автоматически создаются карточки первичных документов.
На подписанных контрагентами бумажных копиях распознается штрихкод и документ автоматически прикрепляется к соответствующей карточке в архиве. Подписание, отправка, контроль статуса и прием электронных документов через ЭДО осуществляется в системе архива.
Эксперт по решению
Дмитрий Владимирович Арефьев

Дмитрий Владимирович Арефьев

Руководитель направления автоматизации бизнес-процессов

Написать письмо

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики в отношении обработки персональных данных и даю согласие на обработку персональных данных