Делопроизводственный электронный архив

О решении

Решение «Делопроизводственный электронный архив», разработанное компанией Digital Design на базе платформы Docsvision, предназначено для автоматизации процессов формирования и ведения электронного архива делопроизводства, учета и использования документов организации, передачи документов на ведомственное хранение.

Внедрение электронного архива делопроизводственных документов упорядочивает архивное хранение электронных документов с соблюдением сроков хранения, упрощает ведение номенклатуры дел и организует распределение документов по разделам, делам и томам номенклатуры в соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организаций». Решение предназначено для использования в крупных территориально-распределенных компаниях и органах государственной власти.

Решение позволяет

Организовать быстрый доступ к архивным документам, в том числе в крупных, территориально-распределенных организациях.

Существенно сократить время на подготовку описей документов и ведение отчетности.

Обеспечить ведение архива документов в организации в соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организаций».

Преимущества

Удобный интерфейс

Удобный интерфейс решения «Архивное делопроизводство» на базе Docsvision позволяет быстро освоить работу архивариусам и документоведам организации, независимо от уровня подготовленности.

Бесшовная интеграция

Делопроизводственный архив может быть бесшовно интегрирован с системой электронного документооборота на базе платформы Docsvision.

Гибкий конструктор платформы

С помощью гибких конструкторов платформы функциональность и интерфейс решения может быть настроен в соответствии с особенностями бизнес-процессов организации и требованиями пользователей.

Функциональные возможности

Решение «Делопроизводственный электронный архив» содержит готовые
функциональные решения автоматизации ведения архива документов, которые
настраиваются под конкретные требования компании.

Формирование, редактирование и ведение номенклатуры дел предприятия и его структурных подразделений.
Возможность создания номенклатуры дел на основе номенклатуры предыдущих лет (копирование).
Списание документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Списание электронных документов из оперативного документооборота в СЭД на платформе Docsvision.
Передача дел между структурными подразделениями предприятия.

Передача дел из структурных подразделений в архив организации.
Передача дел на государственное хранение.
Выделение дел к уничтожению.
Фиксация фактов уничтожения и утраты документов.
Интеллектуальный поиск.
Поиск документов по реквизитам.
Формирование итоговых сведений и отчетов.

Интерфейс системы

Справочник номенклатуры позволяет настроить состав номенклатуры дел делопроизводственного года: упорядочить разделы, дела и тома для подразделений организации.

Решение позволяет настраивать печатные формы для создания описей, актов и отчетов

Карточка дела содержит в себе информацию по основным атрибутам дела в номенклатуре дел, а также отображает список томов в деле и документы, списанные на страницы тома

Доступно управление томами дела, а также просмотр списка документов, списанных в определенное дело

Списание в дело осуществляется непосредственно из карточки документа

Свяжитесь с нами!

Дмитрий Швецов

Руководитель направления

Я ознакомлен(а) с условиями политики в отношении обработки персональных данных и даю согласие на обработку персональных данных