Соответствует 125-ФЗ «Об архивном деле»

Делопроизводственный электронный архив

Автоматизирует комплектование, оперативное и долговременное хранение, учет и использование документов в цифровом виде

Электронный архив делопроизводства позволяет обеспечить

Хранение, систематизацию и учет документов в соответствии с требованиями 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и приказа Росархива №77.

Автоматизацию процессов ведения электронного, бумажного или смешанного архива документов организации.

Сохранность, целостность и юридическую значимость документов на протяжении всего требуемого срока.

Быстрый доступ к архивным материалам, в том числе в крупных, территориально распределенных организациях.

Защиту данных за счет применения ролевой модели.

Возможности и преимущества электронного архива документов делопроизводства от Digital Design

Интеграция с СЭД

Делопроизводственный архив обеспечивает удобный обмен данными с системой электронного документооборота на базе платформы Docsvision или с другим аналогичным решением.

Полнотекстовый, атрибутивный и интеллектуальный поиск

Документы удобно находить по различным параметрам, что существенно ускоряет и упрощает работу с архивом.

Инструменты low-code

С помощью гибких конструкторов платформы функциональность и интерфейс решения настраиваются в соответствии с особенностями бизнес-процессов организации и требованиями пользователей.

Защита информации

Ролевая модель обеспечивает соблюдение политик безопасности. Права доступа пользователей зависят от подразделения и должности.

Понятный интерфейс

Архивариусы и документоведы могут быстро освоить работу с решением, независимо от уровня подготовленности.

Адаптивность и мобильность

Работать в системе можно, используя телефон или планшет.

«Делопроизводственный электронный архив» содержит готовые функциональные модули, которые настраиваются под индивидуальные требования компании.

Интерфейс решения

Ведение номенклатуры дел с возможностью копирования номенклатуры между годами.

Предзаполненный справочник сроков хранения типовых документов в соответствии с Приказом Росархива №236 от 20 декабря 2019 г.

Прием дел на хранение с формированием печатных форм, определенных Приказом Росархива №77 от 31 июля 2023 г.

Уничтожение дел с формированием печатных форм, определенных Приказом Росархива №77 от 31 июля 2023 г. Уничтожение электронных документов, выбывающих с долговременного хранения.

Заявка на выдачу дел.

Автоматическая конвертация электронных документов в формат PDF/A при приеме в архив, автоматическое усовершенствование и «перештамповка» подписей.

Обсудить детали проекта с экспертом и рассчитать стоимость электронного архива документов делопроизводства

Назначить встречу

Функциональность решения

Внедрение делопроизводственного электронного архива упорядочивает хранение документов с соблюдением сроков, упрощает ведение номенклатуры по разделам, делам и томам, сокращает время на подготовку описей и ведение отчетности.

Формирование, редактирование и ведение номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений.
Возможность создания новой номенклатуры дел на основе имеющейся (копирование).
Списание документов в дела в соответствии с номенклатурой.
Обеспечение долговременного хранения электронных документов.
Передача дел на государственное хранение.

Передача дел между структурными подразделениями и в архив организации.
Выделение дел к уничтожению.
Фиксация фактов уничтожения и утраты документов.
Уничтожение электронных документов.
Формирование итоговых сведений и отчетов.

Система может использоваться для списания электронных документов из СЭД на платформе Docsvision или из любого другого аналогичного решения.

Технологические особенности

Веб-клиент

Российская low-code платформа Docsvision

Сервер приложений – Astra Linux/MS Windows Server

СУБД PostgreSQL/Tantor/
MS SQL

Успешно импортозамещаем: Microsoft Sharepoint, Opentext, IBM Lotus Notes/Domino, IBM FileNet, Documentum.

Наш опыт

Другие системы электронных архивов

Финансовый архив

Единое собственное хранилище входящих, исходящих, электронных и сканированных финансовых документов.
Формирование комплектов и пакетов, массовых выгрузок документов по запросу.
Согласование и утверждение финансовых документов в системе архива, подписание электронной подписью.
Формирование архива первичной документации для целей налогового мониторинга.
Интеграция с операторами ЭДО и учетными системами.
Потоковый ввод и штрихкодирование документов.

Технический архив

Организация электронного архива любых видов технических документов: отсканированных и изначально цифровых.
Обеспечение доступа инженерных и эксплуатационных служб к документам архива.
Хранение проектной, сметной, исполнительной, эксплуатационной, ремонтной документации.
Кеширование и сжатие изображений документов для работы по низкоскоростным каналам связи.
Интеграция с системами ТОиР и ГИС.

Кадровый архив

Долговременное хранение кадровых документов в соответствии с архивным законодательством.
Защита данных.
Обработка ПДН.

Долговременный архив

Долговременное хранение, систематизация и учет любых видов электронных документов.
Механизмы обеспечения целостности и сохранения юридической значимости электронных документов.
Максимальное соответствие требованиям регуляторов.

Свяжитесь с нами!

Дмитрий Швецов

Руководитель направления

Я ознакомлен(а) с условиями политики в отношении обработки персональных данных и даю согласие на обработку персональных данных