Организация конфиденциального документооборота

В первую очередь необходимо классифицировать документы по видам и степени конфиденциальности и описать бизнес-процессы обработки конфиденциальных документов (они будут отличаться от процессов для обычных документов). Затем нужно определить требования к защите и ролевую модель доступа: описать, какие сотрудники (и как) будут иметь возможность работать с конфиденциальными документами, а какие нет.

В целом этапность и сроки внедрения системы конфиденциального документооборота аналогичны этапности и срокам внедрения стандартной СЭД, работающей с документами без грифов конфиденциальности, но, безусловно, в случае с конфиденциальной информацией, дополнительно проводятся работы, обусловленные необходимостью обеспечить должную защиту документов. В зависимости от требований к организации системы защиты, сложности бизнес-процессов и размеров организации, настройка системы и её внедрение может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет.

Одна из особенности системы конфиденциального документооборота заключается в том, что документы, хранящиеся в ней, должны быть недоступны для внешних систем более низких степеней защиты. Поэтому в распространенном сценарии связывания стандартного корпоративного и конфиденциального делопроизводства, система может быть реализована в рамках единой корпоративной СЭД, состоящей из двух контуров: открытого и закрытого (конфиденциального).

При этом система защищенного электронного документооборота может быть интегрирована с другими системами организации в целях загрузки нормативно-справочной информации, например, для получения актуального справочника сотрудников или контрагентов. Главное, чтобы внешние системы не предоставляли возможностей получения доступа к конфиденциальной информации закрытого контура и отвечали всем требованиям архитектуры защищенного решения.