Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

ФЗ был подписан 22 ноября 2021 года. Фактически с этого момента был легализован перевод практически всех кадровых процессов в электронный вид, в частности:

• Работодатель теперь вправе применять электронный документооборот для кадрового производства;
• Электронный документооборот можно вести не только на платформе «Работа в России», через портал Госуслуг, но и через информационную систему работодателя, соответствующую требованиям Трудового кодекса РФ;
• КЭДО может использоваться для большинства кадровых документов;
• Кадровые документы должны подписываться электронной подписью как со стороны работодателя, так и со стороны работников.

С 1 сентября 2022 года также в силу вступит положение о порядке взаимодействия системы КЭДО работодателя и портала «Работа в России». С 1 марта 2023 года будут созданы единые форматы электронных документов в КЭДО.

Согласие не требуется для сотрудников, у которых на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа. Для остальных сотрудников согласие обязательно.

При условии, что более 50 % сотрудников согласны перевести кадровые документы в цифру, работодатель может распространить решение о применении ЭДО на всех сотрудников.

Для работы с кадровыми документами сотрудники могут использовать информационный портал «Работа в России», либо собственную информационную систему работодателя.

• Сведения о трудовой деятельности и трудовые книжки;
• Акты о несчастном случае на производстве;
• Документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда;
• Приказы (распоряжения) об увольнении.

• Простая электронная подпись (ПЭП) — создается внутри ИС работодателя без применения средств шифрования (логин + пароль) и подтверждает, что электронную подпись создал конкретный человек. Используется только для подписания внутренних регламентирующих документов.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — создается с помощью программ криптошифрования с использованием закрытого ключа электронной подписи. НЭП идентифицирует личность владельца, а также позволяет проверить, вносили ли в файл изменения после его отправки.
• УНЭП ЕСИА – подпись, полученная через Единую Систему Идентификации и Аутентификации (Госуслуги).
• УНЭП ИС – подпись, выданная внутри информационной системы Заказчика (при наличии собственного удостоверяющего центра).
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — самый регламентированный государством вид подписи. Создается с помощью криптографических алгоритмов и базируется на инфраструктуре открытых ключей, но обязательно имеет квалифицированный сертификат в бумажном или электронном виде, структура которого определена приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011. ПО для работы с КЭП сертифицировано ФСБ России, а выдавать КЭП может только удостоверяющий центр, который аккредитован Минкомсвязи России.

Кадровый электронный документооборот предлагает широкий спектр возможностей для автоматизации кадровых процессов, что значительно повышает эффективность работы HR-отделов. Вот некоторые из ключевых процессов, которые позволяет автоматизация КЭДО:

1. Подача и обработка заявок на трудоустройство: Создание электронных форм для заполнения заявителями, автоматическое рассмотрение и фильтрация резюме, согласование с различными отделами компании.

2. Онбординг новых сотрудников: Генерация и распределение документов, необходимых для вступления в должность (например, контракты, формы для учета налогов), создание индивидуальных кадровых профилей сотрудников.

3. Управление рабочим временем и отпусками: Ведение электронных журналов рабочего времени, автоматическое учет отработанных часов, запросы на отпуск и их автоматическое утверждение или отклонение.

4. Оценка и развитие персонала: Планирование и проведение периодических оценок сотрудников, автоматическое назначение тренингов и развивающих программ.

5. Управление зарплатой и компенсациями: Автоматизированный расчет заработной платы, налогов и других вычетов, учет премий и надбавок.

6. Административные процессы: Обработка заявок на изменение личных данных сотрудников, выдача и учет служебной информации (например, справки, уведомления).

7. Управление увольнениями: Автоматическое заполнение и обработка документов при увольнении сотрудников, а также проведение выходных интервью и анализ причин увольнения.

Эти процессы можно настроить с помощью специализированных кадровых информационных систем, что позволит сократить временные затраты и уменьшить вероятность ошибок при выполнении кадровых операций.

Автоматизация HR процессов играет ключевую роль в современном бизнесе по ряду причин:

1. Эффективность: Автоматизация КЭДО позволяет сократить временные затраты на выполнение рутинных задач, таких как обработка заявлений на отпуск, подготовка документов о приеме на работу и увольнении, что освобождает время сотрудников для выполнения более стратегически важных задач.

2. Точность и надежность: Механизмы автоматизации снижают вероятность ошибок и упущений при обработке данных, так как они основаны на заданных алгоритмах и правилах, минимизируя риск человеческого фактора.

3. Улучшение взаимодействия: Системы электронного документооборота обеспечивают более эффективное взаимодействие между HR-специалистами, руководством и сотрудниками благодаря централизованному доступу к информации и возможности моментального обмена документами.

4. Аналитика и отчетность: Автоматизация кадрового документооборота позволяет собирать и анализировать данные о персонале, что помогает выявить тенденции, улучшить стратегическое планирование кадровых ресурсов и принимать более обоснованные решения в области управления персоналом.

5. Соответствие требованиям законодательства: Многие процессы в области управления персоналом регулируются законодательством. Автоматизация кадрового документооборота позволяет упростить соблюдение норм и правил, обеспечивая точное и своевременное выполнение требований законодательства.

6. Повышение удовлетворенности сотрудников: Удобство и прозрачность процессов, обеспечиваемые автоматизацией, способствуют улучшению опыта сотрудников и повышению их удовлетворенности работой.

Для успешного внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) необходимо учитывать несколько ключевых аспектов:

1. Анализ процессов: Перед внедрением КЭДО важно тщательно проанализировать существующие кадровые процессы в организации. Это поможет выявить узкие места, оптимизировать процессы и грамотно внедрить электронный документооборот.

2. Выбор подходящей системы: Подберите КЭДО, которая наилучшим образом соответствует потребностям и характеристикам вашей организации. Обратите внимание на функционал, степень настраиваемости, безопасность и поддержку со стороны разработчика.

3. Обучение сотрудников: Обеспечьте качественное обучение персонала работе с новой системой. Это поможет сотрудникам освоиться с электронным документооборотом и максимально эффективно использовать его в повседневной деятельности.

4. Интеграция с существующими системами: Учтите возможность интеграции КЭДО с другими информационными системами, такими как системы управления персоналом (HRM), корпоративные порталы и системы учета рабочего времени. Это позволит создать единое информационное пространство и упростить взаимодействие между различными подразделениями организации.

5. План миграции данных: Разработайте план миграции данных из существующих бумажных или электронных форматов в новую систему. Обратите особое внимание на сохранность и целостность данных в процессе перехода на электронный документооборот.

6. Создание правил и процедур использования: Разработайте четкие правила и процедуры использования КЭДО, включая порядок создания, рассмотрения, утверждения и хранения документов. Это поможет соблюдать единые стандарты работы и предотвращать возможные ошибки.

7. Мониторинг и сопровождение: После внедрения КЭДО важно осуществлять мониторинг его работы и проводить регулярное сопровождение системы. Это поможет выявлять проблемы в работе системы и оперативно реагировать на них, а также внедрять необходимые доработки и улучшения.