Кадровый электронный документооборот

О решении

Digital Design разработала комплексное решение для сквозной автоматизации кадровых процессов любой степени сложности и документооборота на базе платформы Docsvision. Решение представляет из себя единую систему, доступную в виде веб-интерфейса на смартфоне, планшете, компьютере или в инфокиоске.

Благодаря использованию low-code подхода решение может настраиваться и развиваться силами ИТ-служб Заказчика, что существенно снижает стоимость владения системой. Кроме того, есть возможность создания адаптированных под специфику организации интерфейсов для роли каждого пользователя, что упрощает их обучение и снижает необходимость консультирования.

Преимущества

В 3 раза

Снижается нагрузка на кадровые отделы
при поиске необходимых документов, согласовании и подписании ответственными лицами

70%

Экономия расходов
в т. ч. транспортных, затрат на хранение документов и канцелярские принадлежности

В 10 раз

Ускоряется кадровый документооборот
за счёт электронного обмена документами, хранения и поиска документов в цифровом архиве

0%

Исключается потеря документов
т. к. документы хранятся на серверах, где обеспечивается процедура резервного копирования

Функциональность КЭДО

Соблюдение требований 377-ФЗ:

Подписание кадровых документов сотрудниками и работодателем

  • Трудовой договор
  • Ознакомление с ЛНА
  • Различные согласия работника
  • Уведомления и предупреждения
  • И другое.

Формирование сотрудниками запросов в кадровую службу Работодателя

  • О приеме на работу
  • Об оплате труда
  • Заявления на отпуск
  • И другое.

Адаптация персонала

  • Назначение кураторов
  • Составление плана адаптации
  • Контроль исполнения
  • И другое.

Управление командировками

  • Заявки на командировки
  • Согласование руководителем
  • Заказ билетов
  • Отчётность в бухгалтерию
  • И другое.

Управление отпусками

  • Планирование отпусков
  • Согласование руководителем
  • И другое.

Управление подбором и наймом персонала

  • Заявки на открытие вакансии
  • Согласование job-offer
  • Подготовка к выходу сотрудника (создание учётных записей, подготовка рабочих мест, оформление пропусков и т.п.)
  • И другое.

Оценка персонала

  • Фиксация показателей оценки
  • Формирование целей и KPI

Управление квалификацией

  • Формирование планов развития
  • Ведение матрицы компетенций

Каналы взаимодействия с системой КЭДО

Каналы взаимодействия с системой КЭДО - 1

ПК и ноутбуки на рабочих местах и дома для удаленных сотрудников

Каналы взаимодействия с системой КЭДО - 2

Смартфоны сотрудников

Каналы взаимодействия с системой КЭДО - 3

Инфокиоски для сотрудников на промышленных стационарных объектах Работодателя

Процесс «Кадровый документооборот»

Присоединение к КЭДО

Присоединение к КЭДО

Запрос согласования присоединения к КЭДО

Поступление документа

Поступление документа

Уведомления о поступлении документа – через e-mail и SMS

Аутентификация

Аутентификация

Двухфакторная авторизация через Госуслуги (ЕСИА) в момент подписания документа через SMS (либо другой OpenID провайдер)

Передача в КЭДО

Передача в КЭДО

Получение в КЭДО кадровых документов, сгенерированных в HR-системе работодателя

Подписание работодателем

Подписание работодателем

Подписание кадровых документов Работодателем с использованием УКЭП

Уведомление

Уведомление

Уведомление сотрудников через любые каналы связи (эл. почта, SMS, мессенджер)

Подписание сотрудником

Подписание сотрудником

Передача документов сотрудникам на подпись с использованием ЭП (в т.ч. облачных)

Преимущества КЭДО на базе Docsvision

Платформа Docsvision, на базе которой разработано решение, состоит в реестре российского ПО и неоднократно признавалась одним из лучших российских решений для автоматизации бизнес-процессов и задач документационного обеспечения. В частности, платформа стала лауреатом премии «Приоритет 2021» как «Low-Code инструмент для создания управленческих приложений».

Сквозная автоматизация HR-процессов любой сложности в едином приложении, широкие возможности для кастомизации под индивидуальные требования

Предоставление согласующему информации, необходимой для принятия решения по кадровому документу

Обеспечение специфичных требований информационной безопасности конкретного Заказчика

Соблюдение требований №377-ФЗ и №63-ФЗ

Контроль подписания кадровых документов с периодическими уведомлениями и планом эскалации на руководителя

Высокая безопасность решения – двухфакторная авторизация каждого факта подписания

Широкие возможности интеграции – платформа обладает API и имеет возможности для интеграций с большинством корпоративных информационных систем

Стоимость КЭДО на горизонте 2-3 лет ниже конкурентных решений

Личные кабинеты

Руководитель кадровой службы

Кадровый электронный документооборот - личный кабинет - 1
  • Подписывает кадровые документы в Системе;
  • Выдает поручения на исполнение по задачам, связанным с кадровыми документами;
  • Обладает исключительным доступом к возможности пакетной подписи кадровых документов УКЭП;
  • Обладает оперативным доступом ко всем кадровым документам.

Специалист кадровой службы

Кадровый электронный документооборот - личный кабинет - 2
  • Создает электронные документы в Системе (вручную или через интеграцию);
  • Отправляет в Системе документы на подписание сотрудникам и руководителю кадровой службы;
  • Обрабатывает запросы от сотрудников;
  • Работает с различными реестрами кадровых документов (прием на работу, увольнение, оформление отпусков и т.д.).

Сотрудник

Кадровый электронный документооборот - личный кабинет - 3
  • Подписывает кадровые документы УНЭП;
  • Имеет доступ к подписанным своей подписью кадровым документам;
  • Направляет запросы в электронном виде в кадровую службу.
Архитектура
Кадровый электронный документооборот - Архитектура
Частые вопросы
Свяжитесь с нами!
Александр Евгеньевич Чистяков
Александр Чистяков
Руководитель направления

Следите за нашими новостями в Telegram-канале