Автоматизация системы
менеджмента качества

О решении

Решение «Диджитал Дизайн» «Управление СМК» предназначено для автоматизации ключевого процесса системы менеджмента качества — управления нормативной документацией организации. Поддерживать гибкость и прозрачность бизнес-процессов по мере укрепления и формализации системы менеджмента качества в компании – одна из ключевых задач руководства. Рост количества бизнес-процессов и их разобщенность приводят к увеличению риска выпуска некачественной продукции или предоставления некачественных услуг. Впоследствии это приводит к неудовлетворенности потребителя и потере конкурентоспособности. Кроме того, низкая адаптивность Системы менеджмента качества к внутренним и внешним изменениям наряду с несвоевременным или неполным оповещением сотрудников приводит к многочисленным временным и информационным разрывам. Для того чтобы сделать работу сотрудников с СМК эффективной, мы предлагаем провести полную автоматизацию действующей системы.

Задачи

Организация электронного хранилища документации системы менеджмента качества.
Построение формализованного и управляемого процесса формирования и поддержания в рабочем состоянии базы внутренней нормативной документации.
Обеспечение каждого сотрудника актуальными версиями регламентирующей документации, необходимой для исполнения должностных обязанностей.

Решение позволяет

Создать репозиторий нормативной документации организации, обеспечивающий дифференцированный доступ пользователей к документам в соответствии с занимаемой должностью и выполняемыми функциями.
Оперативно информировать сотрудников о введении в действие новых документов, внесении изменений или отмене документа, рассылать новые версии сотрудникам, входящим в область применения документа.
Автоматизировать процесс создания и модификации внутренних регламентирующих документов с целью формализовать обязательные стадии прохождения документа, контролировать длительность стадий и отслеживать текущее состояние документа.
Внедрить ролевую модель процесса управления СМК: координатор нормативной базы, разработчик, согласующие лица, утверждающее лицо.
Автоматически контролировать сроки действия документов.
Предоставить сотрудникам службы качества оперативную картину текущего состояния нормативной базы в различных срезах.
Обеспечить создание аналитических и статистических отчетов, в том числе отчетов по исполнительской дисциплине и загрузке сотрудников в рамках процесса управления документацией.
Управлять версиями документов, автоматически исключая устаревшие версии из зоны доступа широкого круга пользователей, и перенос отмененных документов в архив.

Преимущества решения

Легкий доступ к регламентирующим документам и исключение использования устаревших версий.
Создание единого информационного пространства для взаимодействия участников процесса управления документацией.
Защита регламентирующей документации от несанкционированного доступа.
Прозрачность текущего состояния документационной базы для сотрудников, ответственных за поддержание ее в рабочем состоянии.
Автоматический сбор метрик для анализа эффективности процесса управления нормативной документацией в организации.
Средство создания собственных автоматизированных процессов организации – универсальный конструктор процессов.

Автоматизация системы менеджмента качества - Функциональность

Функциональные возможности

Хранилище документов СМК с многоуровневой категоризацией.
Шаблоны документов СМК.
Шаблоны бизнес-процессов обработки документов СМК.
Заявка на разработку/модификацию/отмену документа СМК.
Заявка на остановку обработки документа.

История согласования документов СМК.
Поиск документов СМК.
Задания по процессам обработки документов СМК.
Уведомления пользователей об изменениях в базе НТД.
Отчеты.

Архитектура

Клиент ОС, Web-клиент
Платформа Docsvision 5
Сервер приложений

СУБД
Интеграция с корпоративными информационными системами организации посредством стандартных шлюзов, веб-служб или API

Частые вопросы

Зачем предприятию внедрять автоматизированную систему менеджмента качества?

Автоматизация СМК это прежде всего увеличение конкурентных преимуществ организации.

Что дает автоматизация СМК:

Организация единого хранилища документов СМК с возможностью разграничения доступа.
Снижение бумажного документооборота СМК.
Доступ к актуальным версиям документов для всех сотрудников, в том числе в удаленных филиалах.
Прозрачная и прогнозируемая процедура согласования документов, связанных с процессами СМК.
Автоматическое формирование заданий по процессам СМК.
Автоматическое формирование необходимой отчетности.

Как осуществляется сертификация внедренной автоматизированной СМК?

Сертификация автоматизированной СМК не отличается от процесса сертификации СМК, реализованной «на бумаге». Стандарт допускает использование электронных нормативных документов.

Сколько времени занимает процесс автоматизации СМК в компании?

Длительность проекта по автоматизации СМК зависит от размера организации. Минимальный срок внедрения решения от 4-х месяцев.

Свяжитесь с нами!

Дмитрий Швецов

Руководитель направления

Я ознакомлен(а) с условиями политики в отношении обработки персональных данных и даю согласие на обработку персональных данных

Автоматизация системы менеджмента качества