Система контроля исполнения документов

О решении

Основная цель решения «Контроль исполнительской дисциплины» – выстроить в компании систему, позволяющую обеспечить выполнение всех задач эффективно, в поставленные сроки и с должным качеством.

Система контроля исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное исполнение распоряжений и поставленных руководством рабочих задач во многом определяет эффективность реализации управленческих решений.

Предлагаемая Digital Design автоматизированная система контроля исполнения поручений на базе платформы для управления документами и бизнес-процессами Docsvision позволяет обеспечить надежный контроль текущего состояния порученных сотрудникам задач и сроков их исполнения, а также получить объективную оценку эффективности работы сотрудников на всех уровнях управления компании.

Задачи

Доведение поручений руководства компании до всех сотрудников, задействованных в работе над поручениями.
Создание инструментов объективного контроля деятельности сотрудников по исполнению документов и поручений.
Оперативный контроль за ходом исполнения конкретных задач.
Аналитическая отчетность по исполнительской дисциплине в организации.
Создание системы мотивации персонала.

Решение позволяет

Формировать автоматические уведомления и напоминания о заданиях и поручениях.
Учитывать все документы, задания и поручения.
Осуществлять поиск документов и их связей по сложным ссылкам.
Отслеживать цепочки взаимосвязанных поручений.
Осуществлять контроль поручений руководства.
Оперативно оповещать руководителей всех рангов и их непосредственных подчиненных об актуальном состоянии порученных документов и задач благодаря эффективной системе контроля исполнения документов и поручений.
Контролировать сроки и этапы выполнения заданий и поручений на протяжении всего их жизненного цикла.
Формировать консолидированную отчетность по назначенным задачам и документам, состоянию и качеству их исполнения.
Интегрировать систему контроля исполнения документов и поручений с другими информационными системами компании посредством шин данных.

Преимущества решения

Различные интерфейсы работы пользователей.
Работа с мобильных устройств.
Настраиваемый личный кабинет сотрудника.
Организация коллективной работы сотрудников.
Планирование и контроль действий по загрузке, задачам и степени вовлеченности в их исполнение.
Получение аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Функциональные возможности

Возможность гибкой маршрутизации и диспетчеризации поручений.
Индивидуальные и групповые задачи.
Многоуровневая структура исполнения задач.
Возможность делегирования задач и использования заместителей.
Функции контроля за исполнением задач, в том числе рабочие места контролеров.
Оперативная отчетность по исполнению.
Отправка уведомлений о новых и просроченных задачах.

Архитектура

Клиент ОС, Web-клиент и мобильные рабочие места
Платформа Docsvision 5
Сервер приложений
СУБД
Интеграция с корпоративной электронной почтой
Возможность работы в географически распределенных организациях

Частые вопросы об организации системы контроля исполнительской дисциплины

На что необходимо обратить внимание при внедрении системы контроля исполнения документов и поручений?

При внедрении системы необходимо обеспечить полноценный контроль на каждом этапе исполнения. Для этого система должна распространяться на всю организацию, чтобы поручения проходили по системе от высшего руководства до конкретного исполнителя, – в таком случае система контроля за исполнением будет наиболее эффективной.

С какими информационными системами интегрируется «Контроль исполнительской дисциплины»?

В большинстве случаев система контроля исполнения поручений интегрируется с электронной почтой (уведомления о поступившем поручении, рассылка c отчетностью по исполнению поручений).

Что влияет на стоимость создания системы контроля исполнительской дисциплины?

Стоимость создания автоматизированной системы контроля за исполнением зависит от объема внедрения, количества пользователей системы. Кроме того, сильное влияние оказывает объем отчетности (количество видов отчетности), набор интерфейсов, через которые работают руководители, исполнители поручений (мобильная почта, веб-интерфейс, электронная почта).

Свяжитесь с нами!

Дмитрий Швецов

Руководитель направления

Я ознакомлен(а) с условиями политики в отношении обработки персональных данных и даю согласие на обработку персональных данных