Система электронного документооборота (СЭД)

Внедрение системы электронного документооборота решает следующие основные задачи:

• Организация единого информационного пространства для работы сотрудников с документами;
• Упорядочивание и оптимизация процессов обработки документов;
• Предоставление менеджменту компании объективной информации по движению документов и исполнению поручений.

Помимо этого, внедрение СЭД часто становится начальным этапом дальнейшей автоматизации бизнес-процессов организации. Так как в настоящее время ECM-системы нередко объединяют функции управления документооборотом и BPM-систем, на их основе можно автоматизировать различные специфические задачи бизнеса.

Основная особенность системы управления электронным документооборотом в холдинге (в отличие от СЭД в единой компании с филиальной структурой) заключается в том, что многим дочерним или зависимым обществам (ДЗО) присуща определенная степень независимости процессов документооборота, что как раз определяется холдинговой структурой организации и историей ее формирования. Нередко в ДЗО уже используются собственные СЭД, либо, если процесс развертывания единой системы уже завершен, отдельные инсталляции или ограниченные области единой СЭД. С точки зрения платформы электронного документооборота это подразумевает наличие специализированных технических решений – механизмов поддержки централизованной работы в территориально-распределенных организациях, возможности использования многосерверных конфигураций с соответствующими механизмами обмена данными между различными серверами системы, а также интеграции между различными системами управления документооборотом организаций, входящих в холдинг.

Сегодня в российских холдинговых компаниях заметна тенденция к централизации СЭД и стремление к использованию единой платформы во всех филиалах и ДЗО. В таком случае важно определить контуры собственного документооборота каждого отдельного предприятия и настроить механизмы обмена корпоративными документами в рамках всего холдинга. У нас есть отдельное решение для создания распределенного документооборота.

В первую очередь целесообразно настроить интеграцию системы документооборота с системами управления нормативно-справочной информацией (НСИ) для использования единых корпоративных справочников. Если СЭД используется для автоматизации договорного документооборота, то полезной может быть интеграция с учетными системами предприятия в целях поддержки принятия решений по согласованию документов.

Для организации электронного документооборота с контрагентами необходима интеграция внутренней СЭД с операторами ЭДО. При этом обязательна интеграция СЭД с сервисами и инструментами криптопровайдеров, обеспечивающими формирование электронных подписей в системе электронного документооборота и, как следствие, юридическую значимость документов.

Также многие заказчики настраивают интеграцию СЭД с системами информационной безопасности, например, с SIEM для обмена журналами событий или IDM для разграничения прав доступа сотрудников к документам в системе.

Если в компании уже выполнена автоматизация процессов электронного документооборота (прием и обработка входящих документов, секретариат и т. д.), логично будет строить на основе системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (СЭД) платформу для автоматизации бизнес-процессов (BPM). Так как большинство современных ECM-систем, в том числе Docsvision, имеют хороший механизм workflow, то с их помощью можно автоматизировать процессы отдельных департаментов. У нас есть набор готовых решений на основе Docsvision:

• Технический архив;
• Архив финансовых документов;
• Делопроизводственный архив;
• Автоматизация внутреннего аудита;
• Автоматизация претензионно-исковой работы;
• Автоматизация технического обслуживания и ремонта;
• другие сервисы.

Классической задачей автоматизации, с которой часто и начинается путь компании к переходу на электронный документооборот, является автоматизация согласования документов, в частности договорной документооборот или согласование внутренней документации компании. Автоматизация процессов электронного документооборота может охватывать более широкий круг задач: создание в АИС СЭД архива электронных документов (в том числе отдельных технических и финансовых архивов), создание системы электронного документооборота между филиалами и с контрагентами, выделение в СЭД отдельного модуля для конфиденциального или юридически значимого документооборота и т.д. Система управления электронным документооборотом может служить базовой информационной системой, на основе которой будут автоматизированы все бизнес-процессы компании.

К примеру, различные виды электронных архивов, как составляющих СЭД, уже давно занимают значимое место в перечне ключевых информационных систем компаний. Архивы финансовых документов позволяют организациям хранить и обрабатывать огромные массивы первичных документов, обеспечивая более качественное и оперативное взаимодействие с подрядчиками и клиентами, а также возможность быстрой реакции компании на запросы контролирующих органов или внутренних служб. Архивы клиентских досье позволяют банкам, страховым компаниям и прочим организациям финансового сектора оперативно получать и обрабатывать информацию об их главном активе - клиентах. Электронные архивы технических документов помогают службам эксплуатации крупнейших распределенных компаний получать доступ к схемам и планам зданий и сооружений из любой локации, мгновенно.

Наконец, электронные реестры документов позволяют упорядочить работу с крупными массивами документов в том случае, если компания пока не готова, технически или организационно, к полному переводу документации в электронный вид и переходу к автоматизированной системе электронного документооборота. А потоковое сканирование документов и использование технологий их распознавания существенно облегчают переход к электронным методам работы.

Наиболее актуальным в последнее время направлением также становится обеспечение юридической значимости обмена документами в электронном виде, ЮЗЭДО или юридически-значимый документооборот – причем, как с внешними организациями, так и внутри компании, что особенно характерно для холдинговых или географически распределенных компаний. В классической СЭД, документооборот возможен только в рамках одного бизнеса-процесса или одного предприятия, в котором внедрена аналогичная система. Сегодня же бизнесу, особенно крупному, важно организовать обмен между географически-распределёнными филиалами и контрагентами, в которых зачастую используются разные СЭД. В последнем случае мы также можем предложить специализированные решения по организации распределенного документооборота.