ТЭК Санкт-Петербург - Система электронного документооборота

ТЭК Санкт-Петербург

Государственное унитарное предприятие «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» – одна из ведущих теплоэнергетических компаний Северо-Запада. Доля предприятия на петербургском рынке тепловой энергии составляет около 50%.

Предприятие отапливает и снабжает горячей водой порядка 16 000 домов Петербурга, в которых живет около 3 млн. горожан. Среди абонентов компании – жилые дома, здания социально-бытового назначения: больницы, школы, детские сады, многочисленные производственные объекты.

Предприятие является государственной собственностью Санкт-Петербурга, в компании трудится более 7,5 тысяч человек.

Официальный сайт: www.gptek.spb.ru

Топливно-энергетический комплекс

Санкт-Петербург

Начало проекта: 2014 год

Описание

В ГУП «ТЭК СПб» была внедрена СЭД Documentum, в которой были автоматизированы процессы работы с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией, поручениями, кадровыми приказами. В системе было настроено более 100 различных видов документов.

С течением времени требования к СЭД менялись, скорость и объемы документационного взаимодействия росли, и существующая СЭД перестала соответствовать требованиям организации.

В 2014 г. встал вопрос о замене платформы СЭД на более современную и соответствующую всем требованиям ГУП «ТЭК СПб».

Цели проекта

Компании необходимо было внедрить СЭД, которая обеспечивала бы необходимую функциональность, обладала высокой гибкостью и позволяла легко модифицировать внедренное решение, в том числе силами собственных ИТ-специалистов. Немаловажной была и возможность осуществить быструю и качественную интеграцию новой СЭД в непростой корпоративный ИТ-ландшафт ГУП «ТЭК СПб».

Кроме того, за прошедшее с момента внедрения Documentum время существенно возросли требования к скорости работы СЭД, безопасности хранения и обработки данных, наличию механизмов обеспечения юридической значимости документов. Новая СЭД также должна была соответствовать требованиям безопасности (поддержка современных средств защиты, в т.ч. ЭП).

Таким образом, модернизации СЭД включала в себя задачи по интеграции с корпоративными информационными системами и расширению функциональных возможностей.

Функции, которые требовалось автоматизировать:

контроль исполнения поручений в СЭД;
автоматизация сквозных бизнес-процессов ГУП «ТЭК СПб», проходящих через несколько корпоративных систем;
автоматизация на базе СЭД регламентированных процессов управления различными видами заявок, принятыми в ГУП «ТЭК СПб»;
гибкая система оперативного формирования произвольной отчетности.

Решение

В 2014 году по итогам анализа представленных на рынке СЭД была выбрана российская платформа Docsvision 5, отвечающая всем требованиям заказчика. В качестве подрядчика в результате конкурса была выбрана ИТ-компания «Диджитал Дизайн», обладающая подтвержденной компетенцией в области автоматизации документооборота в органах государственной власти и на коммерческих предприятиях.

Весной 2022 года специалисты «Диджитал Дизайн» завершили работы по развитию функциональности СЭД и обновили платформу Docsvision до версии 5.5.4, а также настроили актуальную версию веб-клиента Docsvision 16.

Результат

В новой системе электронного документооборота Docsvision 5 помимо ранее автоматизированных процессов делопроизводства появились новые функции:

поддержка сложных процессов согласования;
работа с резолюциями;
работа с номенклатурой дел;
аналитические и статистические отчеты;
развитые механизмы поиска.

Кроме делопроизводственных задач, в ходе проекта был автоматизирован ряд внутренних бизнес-процессов организации:

заказ и выдача пропусков;
заявки сотрудников на техническую помощь, технику и расходные материалы;
автоматизация управления договорами, в том числе технические задания на конкурсы, дополнительные соглашения, протоколы разногласий, соглашения о расторжении;
организация и управление совещаниями;
контроль исполнения протокольных поручений.

Для того, чтобы упростить работу с новой системой, для сотрудников ГУП «ТЭК СПб» были реализованы «личные кабинеты» в СЭД. Они обеспечивают быстрый доступ к необходимой в повседневной работе информации.

В СЭД Docsvision с помощью специально разработанных средств автоматизированной миграции был осуществлен перенос всех данных, накопленных за 5 лет непрерывной эксплуатации предыдущей СЭД – в общей сложности более 1 миллиона документов, среди которых:

документы и файлы;
поручения;
справочные данные.

Инфраструктурная оптимизация, проведенная в ходе проекта, позволила создать единое хранилище данных, соответствующее всем требованиям безопасности.

В ходе проекта СЭД Docsvision была интегрирована в корпоративную ИТ-инфраструктуру компании и в настоящее время взаимодействует с корпоративными прикладными системами:

«1С. Предприятие 8.2» в части обмена справочными данными по сотрудникам и контрагентам, синхронизации данных карточек договоров.
Электронный архив: передача оригиналов документов на хранение в электронный архив.
Каталог ActiveDirectory: получение данных о сотрудниках и аутентификация пользователей для доступа в систему.

В настоящее время в СЭД работают:

главное управление и 4 филиала;
5 заместителей генерального директора;
более 800 пользователей ежедневно;
около 250 пользователей одновременно.

Прирост документов в СЭД:

более 1000 резолюций в день;
свыше 600 документов и 80 заявок в день.

В 2022 году платформа Docsvision была обновлена до актуальной версии 5.5.4, а веб-клиент до актуальной версии – Docsvision 16. Выполненные работы также включали:

запуск новой функциональности просмотра файлов;
настройку конструктора отчетов;
реализацию механизма использования электронной подписи (ЭП) на мобильных устройствах;
создание интегрированного с СЭД чат-бота в Telegram для отслеживания изменений по документам.

Реализован пилотный проект по внедрению функциональности автоматического расписания резолюций на базе технологий машинного обучения.

При обновлении СЭД была поставлена цель не просто улучшить её функциональность, но и повысить производительность. Для этого специалисты «Диджитал Дизайн» выполнили вытеснение файлов из базы данных, в результате чего оперативная и архивные базы данных уменьшились в три раза. Это позволило снизить стоимость хранения документов, упростить процесс регламентного обслуживания системы и увеличить ее производительность.

Отзывы клиента

«Особое внимание было уделено удобству взаимодействия сотрудников предприятия с СЭД. В результате выполненных работ ТЭК получил систему класса CSP (Content Service Platform). На данный момент она является высшей ступенью в эволюции корпоративных систем, которая позволяет создавать самые разнообразные интегрированные между собой решения от классического делопроизводства до организации полноценного цифрового управления и сложных бизнес-процессов по обработке структурированных данных. Но на этом мы не остановимся – в обозримом будущем продолжим совершенствоваться в области внедрения технологий искусственного интеллекта»

Иван Болтенков —
Генеральный директор ГУП «ТЭК СПб»

«С Docsvision мы смогли охватить широкий контур автоматизации, добились большей управляемости и прозрачности многих процессов в различных департаментах нашего предприятия. Помимо возможностей непосредственно СЭД Docsvision, мы оценили слаженную и комфортную работу с компанией «Диджитал Дизайн», профессионализм и оперативность работы специалистов подрядчика»

Александр Никитин —
Начальник отдела по автоматизации рабочих мест ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга»

Свяжитесь с нами!

Я ознакомлен(а) с условиями политики в отношении обработки персональных данных и даю согласие на обработку персональных данных