ГУП «ТЭК СПб» | Внедрение системы электронного документооборота

Заказчик

Государственное унитарное предприятие «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» – одна из ведущих теплоэнергетических компаний Северо-Запада. Доля предприятия на петербургском рынке тепловой энергии составляет около 48%.

Предприятие отапливает и снабжает горячей водой порядка 14200 домов Петербурга, в которых живет около 2,5 млн. горожан. Среди абонентов компании – жилые дома, здания социально-бытового назначения: больницы, школы, детские сады, многочисленные производственные объекты.

Вся собственность предприятия является государственной собственностью Санкт-Петербурга. В компании работают более 9 тысяч человек.

Официальный сайт: www.gptek.spb.ru.

Ситуация

В ГУП «ТЭК СПб» порядка 6 лет назад была внедрена СЭД Documentum, в которой были автоматизированы процессы работы с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией, поручениями, кадровыми приказами. В системе было настроено более 100 различных видов документов.

С течением времени требования к СЭД менялись, скорость и объемы документационного взаимодействия росли, и существующая СЭД перестала соответствовать требованиям организации.

В 2014 г. встал вопрос о замене платформы СЭД на более современную и соответствующую всем требованиям ГУП «ТЭК СПб».

Цели проекта

Компании необходимо было внедрить СЭД, которая обеспечивала бы необходимую функциональность, обладала высокой гибкостью и позволяла легко модифицировать внедренное решение, в том числе силами собственных ИТ-специалистов. Немаловажной была и возможность осуществить быструю и качественную интеграцию новой СЭД в непростой корпоративный ИТ-ландшафт ГУП «ТЭК СПб».

Кроме того, за прошедшее с момента внедрения Documentum время существенно возросли требования к скорости работы СЭД, безопасности хранения и обработки данных, наличию механизмов обеспечения юридической значимости документов. Новая СЭД также должна была соответствовать требованиям безопасности (поддержка современных средств защиты, в т.ч. ЭП).

Таким образом, модернизации СЭД включала в себя задачи по интеграции с корпоративными информационными системами и расширению функциональных возможностей.

Функции, которые требовалось автоматизировать:

  • контроль исполнения поручений в СЭД;
  • автоматизация сквозных бизнес-процессов ГУП «ТЭК СПб», проходящих через несколько корпоративных систем;
  • автоматизация на базе СЭД регламентированных процессов управления различными видами заявок, принятыми в ГУП «ТЭК СПб»;
  • гибкая система оперативного формирования произвольной отчетности.

Решение

По итогам анализа представленных на рынке СЭД была выбрана российская платформа Docsvision 5, отвечающая всем требованиям заказчика. В качестве подрядчика в результате конкурса была выбрана ИТ-компания «Диджитал Дизайн», обладающая подтвержденной компетенцией в области автоматизации документооборота в органах государственной власти и на коммерческих предприятиях.

Результат

В новой системе электронного документооборота Docsvision 5 помимо ранее автоматизированных процессов делопроизводства появились новые функции:

  • поддержка сложных процессов согласования;
  • работа с резолюциями;
  • работа с номенклатурой дел;
  • аналитические и статистические отчеты;
  • развитые механизмы поиска.

Кроме делопроизводственных задач, в ходе проекта был автоматизирован ряд внутренних бизнес-процессов организации:

  • заказ и выдача пропусков;
  • заявки сотрудников на техническую помощь, технику и расходные материалы;
  • автоматизация управления договорами, в том числе технические задания на конкурсы, дополнительные соглашения, протоколы разногласий, соглашения о расторжении;
  • организация и управление совещаниями;
  • контроль исполнения протокольных поручений.

Для того, чтобы упростить работу с новой системой, для сотрудников ГУП «ТЭК СПб» были реализованы «личные кабинеты» в СЭД. Они обеспечивают быстрый доступ к необходимой в повседневной работе информации.

В СЭД Docsvision с помощью специально разработанных средств автоматизированной миграции был осуществлен перенос всех данных, накопленных за 5 лет непрерывной эксплуатации предыдущей СЭД – в общей сложности более 1 миллиона документов, среди которых:

  • документы и файлы;
  • поручения;
  • справочные данные.

Инфраструктурная оптимизация, проведенная в ходе проекта, позволила создать единое хранилище данных, соответствующее всем требованиям безопасности.

В ходе проекта СЭД Docsvision была интегрирована в корпоративную ИТ-инфраструктуру компании и в настоящее время взаимодействует с корпоративными прикладными системами:

  • «1С. Предприятие 8.2» в части обмена справочными данными по сотрудникам и контрагентам, синхронизации данных карточек договоров.
  • Электронный архив: передача оригиналов документов на хранение в электронный архив.
  • Каталог ActiveDirectory: получение данных о сотрудниках и аутентификация пользователей для доступа в систему.

Сроки проекта

Июль 2014 – июнь 2015.

Статистика

В настоящее время в СЭД работают:

  • главное управление и 4 филиала;
  • 5 заместителей генерального директора;
  • более 800 пользователей ежедневно;
  • около 250 пользователей одновременно.

Прирост документов в СЭД:

  • более 1000 резолюций в день;
  • свыше 600 документов и 80 заявок в день.

Отзыв


«С Docsvision мы смогли охватить широкий контур автоматизации, добились большей управляемости и прозрачности многих процессов в различных департаментах нашего предприятия. Помимо возможностей непосредственно СЭД Docsvision, мы оценили слаженную и комфортную работу с компанией «Диджитал Дизайн», профессионализм и оперативность работы специалистов подрядчика».
Александр Никитин, начальник отдела по автоматизации рабочих мест ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга»».

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных