Электронный архив технической документации

Преимущества использования электронного архива технической документации

Какие задачи решает

Функциональные возможности

• Автоматизация работы с документами
• Поддержка ретроконверсии
• Систематизация и структурирование всех материалов архива
• Настройка прав доступа и конфиденциальности
• Полнотекстовый, атрибутивный и интеллектуальный поиск
• Интеграция с внешними системами

Автоматизация работы с документами

Доступны функции:

• Согласование и рецензирование
• Подписание документа ЭП
• Просмотр хода согласования
• Просмотр истории взаимодействия

• Запрос выдачи документа
• Запрос предоставления доступа
• Возможность установления URL-ссылок на другие объекты системы
• Настройка уведомлений

Поддержка ретроконверсии

Система позволяет переводить данные, хранящиеся на бумаге, в электронный вид путем сканирования и атрибутирования, а также добавлять новые документы в архив по запросу.

Систематизация и структурирование всех материалов архива

Пользователи могут создавать многомерную иерархию хранения по виду документации (эксплуатационная, проектная и т. д.), объектам и узлам инфраструктуры с привязкой геоинформации.

Настройка прав доступа и конфиденциальности

Ролевая модель безопасности гарантирует защищенное хранение. Права доступа пользователей варьируются в зависимости от подразделения и должности.

Полнотекстовый, атрибутивный и интеллектуальный поиск

Документы быстро и удобно находить по различным атрибутам: дате создания, автору, названию и т. д. Для тяжелых файлов предусмотрен облегчённый предпросмотр документов со сниженной нагрузкой на каналы связи.

Интеграция с внешними системами

Данные технического архива включаются в единую информационную среду с другими корпоративными системами: ТОиР, АСУП, CAD, ГИС и т. д.

Внедрение в энергетическую компанию (NDA)

Этапы внедрения

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 7

1

Систематизация документов по готовым атрибутам

Систематизация и категоризация единиц хранения

Как подбираем атрибуты:

• На основе организационной структуры компании
• Согласно иерархической структуре оборудования, зданий и сооружений

• По виду документации
• По функциональным направлениям
• По принадлежности к инвестпроектам
• На основе связанных данных (ГИС, ТОиР)
• По ГОСТам

2

Настройка информационной системы

Web-клиент

• Полнофункциональный и быстрый веб-клиент с адаптивным дизайном для работы в браузерах и на мобильных устройствах

• Обширные возможности кастомизации: оформление клиента и атрибутивный состав карточек настраивается в рамках проекта
• Гибкость настройки представлений – можно скрыть ненужные поля
• В зависимости от роли пользователя и статуса документа

Почтовый клиент

• Быстрый и удобный способ работы с заданиями из почты

• Согласование и назначение заданий без входа в Систему

3

Подготовка документов к сканированию

Основополагающий процесс, позволяющий осуществить перенос документов с бумаги на электронные носители

Характеристика сканируемой документации:

• Форматы (от А5 до 2А0, неформатные)
• Состояние (нормальная, ветхая, рваная, грязная, выцветшая/неконтрастная)
• Размещение информации (одностороннее/двустороннее)
• Цветность
• Материалы (бумага белая и цветная, калька, картон etc.)
• Вид сшивки и возможность расшивки
• Степень конфиденциальности, возможность вывоза

4

Ретроконверсия физического архива

Длительный и дорогостоящий процесс, эту задачу можно решать поэтапно. Современное оборудование переводит в электронный вид любые форматы конструкторской и технологической документации, включая А0.

После сканирования документ распознается, происходит:

• Чистка и центровка изображений
• Определение типа (спецификация, технологический чертеж и т.д.)
• Распознавание полей

• Сортировка по типам, в соответствии с созданными правилами
• Верификация распознанных документов (в том числе с использованием внешних справочников)

5

Индексирование документов

• Разработка таксономии - обычно многомерная: по объектам, по проектам, по типу документа, по виду документации
• Унификация - для каждой карточки документа должен использоваться UID (уникальный идентификатор)
• Присвоение метаданных - для облегчения дальнейшего поиска

6

Наполнение архива и ввод в эксплуатацию

После завершения процессов ретроконверсии и индексирования документы загружаются в рабочую среду архива, и к системе подключается основной массив пользователей.

Проводится обучение сотрудников в соответствии с их ролями (архивиста, специалиста инженерной службы, ИТ-подразделения или другого функционального блока). Заранее готовится документация с инструкциями по использованию системы и решению возможных проблем, формируется группа поддержки пользователей.

7

Оперативная эксплуатация архива

Процессы:

• Хранение документации
• Выдача оригиналов на руки
• Предоставление доступа к ЭД
• Контроль местонахождения/возврата
• Поддержание версионности

Логирование и защита:

• Все операции записываются
• Доступ согласно ролевой модели
• Документ нельзя удалить

Операции с документами:

• Согласование и рецензирование
• Подписание документа ЭП
• Просмотр хода согласования
• Просмотр истории взаимодействия
• Запрос выдачи документа
• Запрос предоставления доступа
• Возможность установления URL-ссылок на другие объекты системы
• Настройка уведомлений

Поиск документов:

• Поиск по всему архиву или отдельным каталогам
• Расширенный поиск с обозначением условий
• Возможность настройки индивидуальных поисковых папок

Какие виды документов можно хранить
в электронном техническом архиве

Техническая документация может включать в себя чертежи, схемы, инструкции по эксплуатации, сертификаты и многое другое. Использование электронного технического архива позволит легко храненить любые виды документов, как отсканированные так и электронные, в частности исходные документы без изменения их формата. А также, позволит управлять этой документацией и быстро находить нужные файлы.

Системы управления технической документацией
Электронный технический архив — действенный инструмент для хранения и управления технической документацией для таких отраслей как промышленность, производство, строительство, энергетика, автомобильная промышленность и прочие. Организациям с множеством промышленных площадок, филиалов или служб электронный архив технических документов позволит синхронизировать работу и избежать ошибок, потерь и дублирования информации.

Электронный технический архив: эффекты от внедрения
Ведение электронного архива технической документации имеет ряд преимуществ, которые делают его более удобным, безопасным и эффективным в сравнении с традиционными методами хранения документов:

• Обеспечивает сохранность и безопасность корпоративных данных, быстрый и защищенный доступ к информации.
• Помогает разгрузить операционные информационные системы от вышедших из оперативного документооборота документов.
• Автоматизирует процедуры, связанные с хранением, комплектованием, учетом, использованием и уничтожением электронных документов.
• Позволяет внедрить специализированные решения для различных прикладных задач (кадровый, технический, финансовый архивы), а также обеспечить хранение всего документационного фонда организации путем внедрения СХЭД в соответствии с правилами, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Для консультации внедрению технического архива, пожалуйста, обращайтесь на info@digdes.com.

Технологические особенности

Веб-клиент

Российская low-code платформа Docsvision

Сервер приложений – Astra Linux/РЕД ОС

СУБД PostgreSQL/Tantor

Успешно импортозамещаем: Microsoft Sharepoint, Opentext, IBM Lotus Notes/Domino, IBM FileNet, Documentum.

Другие системы электронных архивов от Digital Design