О решении
Специалистам инженерных и производственных служб регулярно требуется доступ к проектной, сметной, нормативной, эксплуатационной и прочей технической документации. Однако без применения средств автоматизации технического архива поиск необходимого документа занимает много времени.
Digital Design предлагает решение «Технический архив», которое сделает быстрой и понятной систему управления потоками технической документации в компании, даст оперативный доступ сотрудникам к необходимым материалам, позволит вести учет места хранения и факта выдачи бумажных оригиналов. Также «Технический архив» позволит сократить риск совершения ошибок при работе с документацией и обеспечит надежное хранение документов. Система электронного технического архива содержит готовые функциональные решения и при этом может быть настроена под конкретные требования организации.
Все материалы электронного архива технической документации систематизируются по любым иерархиям.
Пользователь может создать многомерную иерархию хранения документов по виду документации (эксплуатационная, проектная и т.д.), по объектам и узлам инфраструктуры, с привязкой геоинформации.
Сотрудники инженерных служб и архива могут получить мгновенный доступ к технической информации через различные интерфейсы, как в офисе, так и с удаленных производственных площадок.
Интеграция технического архив с системами управления техническим обслуживанием и ремонтом, автоматизации и управления производством, с CAD и ГИС-системами, позволит создать сквозные корпоративные бизнес-процессы.
Ролевая модель безопасности гарантирует защищенное хранение документа в архиве.
Ограничение прав доступа пользователей зависит от подразделения, должности или функциональной роли сотрудника.
Технический архив может хранить миллионы технических документов.
Кроме базовой функциональности электронного архива, технический архив содержит функциональность необходимую для работы инженерных служб.
СТД Петрович
В ходе проекта специалисты «Диджитал Дизайн» создали инструменты, которые позволили автоматизировать: сервисы маркетинга, сервисы эксплуатации, юридические сервисы, договорной документооборот и работу с первичной документацией, а также службу ИТ. Решения разрабатывались на базе платформы Docsvision. Автоматизация процессов работы бэк-офиса позволила перейти от ситуационного к процессному управлению, получить измеряемые количественные метрики этих процессов, а значит – перевести в управляемое русло и повысить их качество и эффективность.
Компания Digital Design выполнила работы по внедрению системы электронного документооборота на платформе Docsvision в Федеральном космическом агентстве (Роскосмос). СЭД автоматизирует работу 150 сотрудников центрального аппарата агентства.
Система электронного документооборота обеспечивает обработку входящих и исходящих документов, контроль исполнительской дисциплины, а также выполняет функции электронного архива конструкторской документации.
Во-первых, если ваша компания работает с большим объемом документации и технической документации, то электронный технический архив может значительно упростить и ускорить процесс ее обработки и поиска.
Во-вторых, если у вас есть множество филиалов или отделов, которые используют одну и ту же техническую документацию, то электронный технический архив позволит легко синхронизировать их работу и избежать ошибок и дублирования информации. Кроме того, при наличии электронного технического архива, можно значительно сократить затраты на хранение бумажных документов.
В-третьих, электронный технический архив может значительно повысить безопасность и конфиденциальность хранения документов. С помощью электронной подписи и доступа по паролю можно ограничить доступ к конфиденциальной информации только для тех сотрудников, которые имеют на это право. Кроме того, можно легко отслеживать все изменения, сделанные в документах, и установить, кто и когда вносил эти изменения.
В-четвертых, электронный технический архив может значительно упростить процесс аудита и проверки документов. Благодаря автоматическому сохранению всех изменений и доступности всей информации в одном месте, можно быстро и легко найти нужные документы и проверить их правильность и актуальность.
Таким образом, если ваша компания работает с большим объемом документации, имеет несколько филиалов или отделов, нуждается в повышении безопасности и конфиденциальности документов, а также желает упростить процесс аудита и проверки документов, то внедрение электронного технического архива может быть необходимо.
Электронный технический архив — отличный инструмент для хранения и управления технической документацией. Он подойдет многим сферам бизнеса, включая промышленность, производство, строительство, энергетику, автомобильную промышленность и другие отрасли.
Промышленность и производство — это сферы, в которых используется много технической документации. Она может включать в себя чертежи, схемы, инструкции по эксплуатации, сертификаты и многое другое. Использование электронного технического архива позволит легко управлять этой документацией, быстро находить нужные файлы, а также обеспечить безопасное хранение.
Строительство — еще одна сфера, в которой используется много технической документации: чертежи, планы, спецификации материалов и многое другое. Использование электронного технического архива позволяет быстро находить необходимые документы, облегчает процесс их обновления и сокращает время, необходимое для решения технических проблем.
В области энергетики также используется техническая документация: схемы, планы, чертежи, инструкции и т.д. Использование электронного технического архива позволит легко управлять этой документацией, быстро находить нужные файлы, а также обеспечить безопасное хранение.
В документацию автомобильной и транспортной промышленности также входят чертежи, планы, схемы, инструкции по эксплуатации и многое другое. Использование электронного технического архива может значительно упростить процесс управления этой документацией и уменьшить вероятность ошибок, что повышает надежность транспортных средств.
Таким образом, использование электронного технического архива может быть полезно в любой сфере бизнеса, где используется техническая документация.
Ведение электронного архива технической документации имеет ряд особенностей, которые отличают его от традиционных методов хранения документов.
Первая особенность – это возможность быстрого и удобного доступа к документам. В электронном архиве документы можно искать и фильтровать по различным параметрам, таким как дата создания, автор, название документа и т.д. Это позволяет значительно сократить время на поиск нужной информации.
Вторая особенность – это возможность хранения большого количества документов без необходимости их физического хранения. Это позволяет сэкономить место и ресурсы, которые раньше требовались для хранения бумажных документов.
Третья особенность – это увеличение безопасности хранения документов. В электронном архиве можно установить различные уровни доступа к документам, что позволяет защитить их от несанкционированного доступа и сохранить конфиденциальность информации.
Четвертая особенность – это возможность резервного копирования документов и сохранения их на удаленных серверах. Это обеспечивает сохранность документов при возникновении непредвиденных ситуаций, таких как поломка оборудования или хакерские атаки.
Пятая особенность – это возможность автоматической обработки и анализа документов. С помощью специальных программ можно автоматически обрабатывать и анализировать документы, что позволяет сократить время на обработку информации и повысить точность анализа.
Таким образом, ведение электронного архива технической документации имеет ряд преимуществ, которые делают его более удобным, безопасным и эффективным в сравнении с традиционными методами хранения документов.
На вебинаре вы узнаете не только о создании электронного архива, но и о полноценном управлении документацией. Эксперты Digital Design расскажут о практическом опыте создания электронных финансовых архивов на примере нескольких крупнейших и старейших предприятий Северо-Западного ФО России.