Автоматизация технического архива

Связаться

О решении

Специалистам инженерных и производственных служб регулярно требуется доступ к проектной, сметной, нормативной, эксплуатационной и прочей технической документации. Однако без применения средств автоматизации технического архива поиск необходимого документа занимает много времени.

Digital Design предлагает решение «Технический архив», которое сделает быстрой и понятной систему управления потоками технической документации в компании, даст оперативный доступ сотрудникам к необходимым материалам, позволит вести учет места хранения и факта выдачи бумажных оригиналов. Также «Технический архив» позволит сократить риск совершения ошибок при работе с документацией и обеспечит надежное хранение документов. Система электронного технического архива содержит готовые функциональные решения и при этом может быть настроена под конкретные требования организации.

Задачи

  • Создание единого электронного технического архива для всех технических документов компании.
  • Организация мгновенного доступа к любым документам, необходимым техническим службам на местах.
  • Обеспечение работы инженерных служб территориально распределенных организаций.
  • Включение документов технического архива в основные бизнес-процессы организации.
  • Упорядочение обработки и хранения технических документов компании.

Преимущества решения

Систематизация и структурирование всех материалов архива
Быстрый доступ
Поддержка автоматизации бизнес-процессов любой сложности
Система информационной безопасности
Систематизация и структурирование всех материалов архива

Все материалы электронного архива технической документации систематизируются по любым иерархиям.

Пользователь может создать многомерную иерархию хранения документов по виду документации (эксплуатационная, проектная и т.д.), по объектам и узлам инфраструктуры, с привязкой геоинформации.

Быстрый доступ

Сотрудники инженерных служб и архива могут получить мгновенный доступ к технической информации через различные интерфейсы, как в офисе, так и с удаленных производственных площадок.

Поддержка автоматизации бизнес-процессов любой сложности

Интеграция технического архив с системами управления техническим обслуживанием и ремонтом, автоматизации и управления производством, с CAD и ГИС-системами, позволит создать сквозные корпоративные бизнес-процессы.

Система информационной безопасности

Ролевая модель безопасности гарантирует защищенное хранение документа в архиве.

Ограничение прав доступа пользователей зависит от подразделения, должности или функциональной роли сотрудника.

Неограниченный объем архива
Потоковый ввод, штрихкодирование и распознавание документов
Интеграционные интерфейсы, API, SDK
Неограниченный объем архива

Технический архив может хранить миллионы технических документов.

Потоковый ввод, штрихкодирование и распознавание документов
Интеграционные интерфейсы, API, SDK

Архитектура

Автоматизация технического архива - Функциональность
  • Клиент ОС, web клиент
  • Платформа Docsvision 5
  • Сервер приложений
  • СУБД
  • Кластеризация всех элементов архитектуры в целях работы под большими нагрузками
  • Возможность вытеснения файлов на FileStream
  • Возможность вытеснения архивных файлов в отдельную базу данных
  • URL-адресация карточек документов
  • Интеграция с корпоративными инновационными системами организации посредством стандартных шлюзов или API

Функциональные возможности

Кроме базовой функциональности электронного архива, технический архив содержит функциональность необходимую для работы инженерных служб.

  • Хранение заданий на проектирование или технических заданий, исходно-разрешительной документации, технических условий и т.д.
  • Хранение изыскательской документации – геодезии, геологии, гидрометеорологии и экологии.
  • Хранение проектной документации, прошедшей государственную экспертизу.
  • Хранение технической документации по изделиям, инструкций и эксплуатационной документации.
  • Хранение регламентной и нормативной документации.
  • Хранение рабочей документации: все марки чертежей, схем и текстовых документов.
  • Хранение локальной и объектной сметной документации, исполнительной документации.
  • Хранение любых других видов документов с возможностью настройки атрибутов карточек документов.
  • Поддержка версионности документов, их связывание, средства поиска и формирования выгрузок.
  • Предкэширование и сжатие изображений документов для работы по низкоскоростным каналам связи.

Примеры внедрения

СТД Петрович

В ходе проекта специалисты «Диджитал Дизайн» создали инструменты, которые позволили автоматизировать: сервисы маркетинга, сервисы эксплуатации, юридические сервисы, договорной документооборот и работу с первичной документацией, а также службу ИТ. Решения разрабатывались на базе платформы Docsvision. Автоматизация процессов работы бэк-офиса позволила перейти от ситуационного к процессному управлению, получить измеряемые количественные метрики этих процессов, а значит – перевести в управляемое русло и повысить их качество и эффективность.

Роскосмос

Компания Digital Design выполнила работы по внедрению системы электронного документооборота на платформе Docsvision в Федеральном космическом агентстве (Роскосмос). СЭД автоматизирует работу 150 сотрудников центрального аппарата агентства.

Система электронного документооборота обеспечивает обработку входящих и исходящих документов, контроль исполнительской дисциплины, а также выполняет функции электронного архива конструкторской документации.

Частые вопросы

 

 

Подробная информация о функциональности решения, особенностях
внедрения и использования представлена в вебинарах

На вебинаре вы узнаете не только о создании электронного архива, но и о полноценном управлении документацией. Эксперты Digital Design расскажут о практическом опыте создания электронных финансовых архивов на примере нескольких крупнейших и старейших предприятий Северо-Западного ФО России.

Свяжитесь с нами!
Дмитрий Владимирович Арефьев
Дмитрий Арефьев
Руководитель направления автоматизации бизнес-процессов

Продолжая использовать данный веб-сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie и тем,
что группа компаний Digital Design может использовать файлы cookie для оптимизации работы веб-сайта.