Технический архив

Связаться

О решении

В крупных производственных, строительных, эксплуатационных, энергетических и инжиниринговых компаниях накапливаются миллионы технических документов, которые требуются в ежедневной деятельности инженерных и производственных служб. Это проектная, сметная, нормативная, эксплуатационная и прочая техническая документация. Задача категоризации и упорядочивания обработки и хранения огромного массива документов в крупных компаниях крайне затруднена и требует современных средств автоматизации технического архива.

Решение «Технический архив» компании Digital Design позволяет создать эффективную систему управления потоками технической документации в компании, предоставить оперативный доступ технологическому персоналу к необходимой документации, обеспечить учет места хранения и факта выдачи бумажных оригиналов. На базе данного решения нашими специалистами реализованы крупнейшие архивы технических документов.

Задачи

  • Создание электронного технического архива предприятия.
  • Организация единого архива всех технических документов предприятия.
  • Организация мгновенного доступа к любым документам, необходимым техническим службам на местах.
  • Обеспечение работы инженерных служб территориально распределенных организаций.
  • Включение документов технического архива в основные бизнес-процессы организации.
  • Упорядочение обработки и хранения технических документов компании.

Решение позволяет

  • Создавать многомерную иерархию хранения документов по виду документации (эксплуатационная, проектная и т.д.), по объектам и узлам инфраструктуры, с возможностью привязки геоинформации.
  • Надежно хранить документы в защищенном архиве с ограничением прав доступа в зависимости от подразделения пользователя, его должности или функциональной роли.
  • Предоставлять доступ сотрудникам архива и инженерным службам через различные интерфейсы – Windows-клиент, Веб-клиент и мобильные приложения.
  • Включать технический архив документов в корпоративные бизнес-процессы и интегрировать его с системами управления техническим обслуживанием и ремонтом, автоматизации и управления производством, с CAD-системами и ГИС-системами.
  • Устранить потери и дублирование электронных материалов.
  • Автоматизировать процесс внесения изменений в документы архива в соответствии с регламентами.
  • Создать инструменты контроля работы с документами и анализа технического документооборота.

Преимущества решения

  • На базе решения работают технические архивы, содержащие миллионы документов.
  • Решение поддерживает автоматизацию бизнес-процессов любой сложности.
  • Решение поддерживает потоковый ввод документов, технологии штрихкодирования и распознавания документов.
  • Развитая система информационной безопасности.
  • Интеграционные интерфейсы, API, SDK.
  • Возможность организации распределенной архитектуры технического архива.

Функциональность

Архитектура

  • Windows-клиент, Web-клиент.
  • Платформа Docsvision 5.
  • Сервер приложений – MS Windows Server.
  • СУБД – MS SQL Server.
  • Кластеризация всех элементов архитектуры в целях работы под большими нагрузками.
  • Возможность вытеснения файлов на FileStream.
  • Возможность вытеснения архивных файлов в отдельную базу данных.
  • URL-адресация карточек документов.
  • Интеграция с корпоративными информационными системами организации посредством стандартных шлюзов или API.

Функциональные возможности

  • Совместное хранение в архиве отсканированных и электронных документов, в частности исходных документов формата среды разработки данного документа.
  • Хранение заданий на проектирование или технических заданий, исходно-разрешительной документации, технических условий и т.д.
  • Хранение изыскательской документации – геодезии, геологии, гидрометеорологии и экологии.
  • Хранение проектной документации, прошедшей государственную экспертизу.
  • Хранение технической документации по изделиям, инструкций и эксплуатационной документации.
  • Хранение регламентной и нормативной документации.
  • Хранение рабочей документации: все марки чертежей, схем и текстовых документов.
  • Хранение локальной и объектной сметной документации, исполнительной документации.
  • Хранение любых других видов документов с возможностью настройки атрибутов карточек документов.
  • Поддержка версионности документов, их связывание, средства поиска и формирования выгрузок.
  • Предкэширование и сжатие изображений документов для работы по низкоскоростным каналам связи.

Примеры внедрения

СТД Петрович

В ходе проекта специалисты «Диджитал Дизайн» создали инструменты, которые позволили автоматизировать: сервисы маркетинга, сервисы эксплуатации, юридические сервисы, договорной документооборот и работу с первичной документацией, а также службу ИТ. Решения разрабатывались на базе платформы Docsvision. Автоматизация процессов работы бэк-офиса позволила перейти от ситуационного к процессному управлению, получить измеряемые количественные метрики этих процессов, а значит – перевести в управляемое русло и повысить их качество и эффективность.

Роскосмос

Компания Digital Design выполнила работы по внедрению системы электронного документооборота на платформе Docsvision в Федеральном космическом агентстве (Роскосмос). СЭД автоматизирует работу 150 сотрудников центрального аппарата агентства.
Система электронного документооборота обеспечивает обработку входящих и исходящих документов, контроль исполнительской дисциплины, а также выполняет функции электронного архива

Подробно

Эксперт по решению

Дмитрий Владимирович Арефьев

Руководитель направления автоматизации бизнес-процессов

Написать письмо

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных