Соответствует приказу Росархива № 77 от 31.07.2023

Кадровый электронный архив

Специализированное решение для долговременного учета и хранения электронных кадровых документов

Организация электронного архива кадровых
документов позволяет

Соблюдать требования нормативных правовых документов

Основные функциональные возможности решения реализованы в соответствии с требованиями: приказа Росархива №77 от 31.07.2023, Трудового кодекса РФ с поправками № 407-ФЗ от 08.12.2020 и № 377-ФЗ от 22.11.2021, а также №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004.

Обеспечить сохранность и юридическую значимость

Решение автоматически усовершенствует электронную подпись для продления ее легитимности на срок до 75 лет. Проверяет целостность долговременного контейнера дела. Передает дела по истечении сроков хранения на экспертизу ценности с формированием акта уничтожения и описи дел, документов.

Упростить поиск и доступ к архивным документам

Решение автоматизирует рутинные этапы работы сотрудников. Простота и удобство интерфейса позволяют легко организовать единое централизованное пространство для формирования номенклатуры дел организации, хранения и быстрого поиска документов (личного дела, справки, выписки или приказа).

Минимизировать риски штрафов и потерю кадровых документов

Потеря данных предотвращается благодаря резервному копированию контейнера (zip-архив) и автоматической проверке целостности цифровых документов. В решении применяется усовершенствованная электронная подпись CAdES-A, при автоматической перештамповки которой, обеспечивается юридическая значимость документов на протяжении всего срока хранения.

Основные функциональные возможности долговременного
хранения кадровых документов

Хранение, систематизация и учет документов

Служит единым хранилищем для старых документов, срок действия которых уже истек, а бумажная копия уничтожена.
Гибридное хранение кадровых электронных документов: скан-копий с бумажных носителей, электронных документов.
Обеспечивает долговременное хранение кадровых документов: срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет (если документы созданы до 2003 года — 75 лет).

Сохранность, целостность и юридическая значимость

Сохранность и целостность документов поддерживается благодаря резервному копированию контейнера (zip-архив) и периодической проверке неизменности цифровых документов.
В решении применяется электронная подпись CAdES-A. Этот формат обеспечивает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения.
Конфиденциальность документов обеспечивается благодаря настройкам прав доступа пользователей.

Доступ к документам или получение данных по запросу

Архивист может оперативно предоставить документы сотрудникам на основании заявки. Действия фиксируются соответствующими актами. Доступ возможен в формате электронного читального зала или с выдачей электронных копий.

Полнотекстовый, атрибутивный и интеллектуальный поиск

Для быстрого поиска и подбора информации архивист может использовать поиск по реквизитам документов или по содержимому. Благодаря оцифровке архива и умному распознаванию, пользователи могут найти ЭД по части текста, даже если он встречается в скан-копиях.

Корректное уничтожение документов

Решение автоматически отслеживает сроки хранения.
Позволяет формировать и согласовывать с экспертной комиссией акт уничтожения и описи дел и документов. Также возможно формирование акта уничтожения персональных данных.
Возможные варианты уничтожения: “псевдо” — информация доступна в любой момент, но требуются ресурсы на хранение; частичное уничтожение — экономия места, можно подтвердить, что документ существовал; полное уничтожение — максимальная экономия дисков, остаются только дела.

Интеграция с другими системами компании

Кадровый электронный архив может пополняться из различных источников, таких как СЭД, КЭДО, ЭДО, ERP-систем и других.
Электронный архив на платформе Docsvision поддерживает интеграцию при помощи универсального API-коннектора с любыми внешними источниками кадровых документов.

Функциональные преимущества решения

01

Поддержка нескольких юридических лиц внутри группы компаний

02

Есть возможность учитывать несколько мест работы по одному сотруднику при совмещении его должностных обязанностей

03

Наличие понятной и удобной матрицы распределения ролей доступа пользователей к документам

04

Автоматическое удаление документов в операционном архиве при их передаче на долговременное хранение

05

Легкая интеграция с КЭДО (наличие API-коннектора)

06

Кастомизация функций и интерфейса по запросу заказчика

07

Возможность на базе кадрового архива дальше строить архивы внутри организации

Давайте обсудим детали?

Мы поможем определить функциональность, который подойдет под ваши задачи. Пришлем презентацию продукта и ответим на все вопросы.

Оставить заявку

Наш опыт

ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга» в рамках проекта КЭДО

Утверждение номенклатуры дел предприятия, в том числе гибридных дел

Передача документов на долговременное хранение в архив предприятия с обеспечением юридической значимости электронных документов Подробнее
- Сервис конвертации электронной подписи в формат долговременного хранения Cades-A
- Сервис переподписания документов при окончании срока действия метки времени
- Сервис создания 2-го экземпляра документа и хранение его на отдельном носителе
- Сервис проверки целостности документа
- Сервис конвертации документа в формат PDF/A1-A
- Интеграция с источниками данных
Свернуть

Читать описание

Для кого

Подходит всем компаниям, использующим КЭДО

Компаниям с широкой распределенной структурой

Компаниям с большим кадровым документооборотом -> с количеством сотрудников от 1000 человек.

Компаниям с большим количеством удаленных сотрудников

Компаниям, использующим импортные решения для хранения документов

Системы электронных архивов от Digital Design

Долговременный архив

Долговременное хранение любых видов электронных документов, подписанных электронной подписью.
Механизмы обеспечения целостности и сохранения юридической значимости электронных документов.
Соответствие требованиями Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказам Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236 и от 31.07.2023 №77.

Архив делопроизводства

Интеграция с системами документооборота.
Организация СХЭД для обеспечения долговременного хранения документов.
Автоматизация процессов архивного делопроизводства, требуемых по приказу Росархива от 31.07.2023 №77.

Финансовый архив

Единое собственное хранилище входящих, исходящих, электронных и сканированных финансовых документов.
Формирование комплектов и пакетов, массовых выгрузок документов по запросу.
Согласование и утверждение финансовых документов в системе архива, подписание электронной подписью.
Формирование архива первичной документации для целей налогового мониторинга.
Интеграция с операторами ЭДО и учетными системами.
Потоковый ввод и штрихкодирование документов.

Технический архив

Организация электронного архива любых видов технических документов: отсканированных и изначально электронных.
Обеспечение доступа инженерных и эксплуатационных служб к документам архива.
Хранение проектной, сметной, исполнительной, эксплуатационной, ремонтной документации.
Кэширование и сжатие изображений документов для работы по низкоскоростным каналам связи.
Интеграция с системами ТОиР и ГИС.