Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО)

ТЭК Санкт-Петербург

Государственное унитарное предприятие «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» – одна из ведущих теплоэнергетических компаний Северо-Запада. Доля предприятия на петербургском рынке тепловой энергии составляет около 50%.

Предприятие отапливает и снабжает горячей водой порядка 16 000 домов Петербурга, в которых живет около 3 млн. горожан. Среди абонентов компании – жилые дома, здания социально-бытового назначения: больницы, школы, детские сады, многочисленные производственные объекты.

Предприятие является государственной собственностью Санкт-Петербурга, в компании трудится более 7,5 тысяч человек.

Официальный сайт: www.gptek.spb.ru

Топливно-энергетический комплекс

Санкт-Петербург

Начало проекта: 2022 год

Осенью 2021 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс, позволившие оформлять и подписывать кадровые документы в электронном виде без обязательства хранить их бумажные копии. С целью максимального отказа от бумаги в работе организации, повышения оперативности и удобства работы в ГУП «ТЭК СПб» было принято решение о внедрении в 2022 году системы кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Оцифровка кадровых документов ГУП «ТЭК СПб» была произведена с помощью комплексного решения, разработанного компанией «Диджитал Дизайн». Сквозная автоматизация кадровых процессов на базе платформы Docsvision представляет из себя единую систему с удобным интерфейсом, доступную на смартфоне, планшете или компьютере.

Благодаря поэтапному внедрению системы КЭДО, разработанной компанией «Диджитал Дизайн», в ГУП «ТЭК СПб» успешно достигнуты следующие цели:

• Сокращение затрат на печать документов. У сотрудников кадровой службы исчезла необходимость распечатывать большой объем распорядительных документов, включая приказы о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, уведомления работников и т.д. Переход на электронный кадровый документооборот экономит сотни килограммов бумаги в год. Например, только приказов о предоставлении отпуска сотрудникам в 2021 году было распечатано в количестве более 28 тысяч документов, а это свыше 142 килограммов бумаги.
• Сокращение трудозатрат и повышение эффективности. Перевод кадровых процессов в электронный вид значительно экономит трудозатраты кадровой службы на работу с документами и обеспечивает взаимодействие с сотрудниками, работающими удаленно или в обособленных территориальных подразделениях предприятия, например, на котельных. Работники ТЭКа могут подписывать документы дистанционно, без посещения офиса компании, с применением электронной подписи.
• Автоматизация запросов. В том числе: запросов на отпуск, командировки, подбор и найм персонала.

Для идентификации сотрудников и обеспечения валидности подписания кадровых документов выполнена интеграция системы с порталом «Госуслуги» (ЕСИА), а для обмена кадровыми документами – с программой «1С:ЗУП». Воспользоваться системой могут все сотрудники предприятия, единовременная работа возможна для 2 тысяч пользователей.

Внедрение системы стало очередным этапом перехода ГУП «ТЭК СПб» на электронный документооборот на базе платформы Docsvision 5.5, которая используется на предприятии для ведения делопроизводства, работы с договорами, доверенностями, заявками и конкурсной документацией.

Это система CSP-класса, которая эффективно взаимодействует с другими ресурсами предприятия и интегрирована в Единую систему электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга.

«Мы продолжаем работу по оцифровке и автоматизации бизнес-процессов предприятия, кадровый электронный документооборот – один из этапов этой работы. Результатом данного проекта станет ускорение процесса оформления кадровых документов, а также сокращение затрат кадровой службы на ведение документооборота. В целом переход на электронный документооборот позволит повысить производительность труда сотрудников предприятия, сократить сроки рассмотрения и исполнения документов, сделать удобнее их поиск и быстрее доставку контрагентам. ЭДО повысит оперативность принятия решений в деятельности ТЭКа и прозрачность бизнес-процессов в компании. Результатом этой работы станет более эффективное взаимодействие с потребителями услуг»

Иван Болтенков —
Генеральный директор ГУП «ТЭК СПб»