Автоматизация системы обработки
и согласования заявок

Внутренние службы организации ежедневно выполняют задачи внутренних заказчиков: служба информационных технологий обрабатывает запросы пользователей, служба безопасности согласовывает пропуска, маркетинг разрабатывает рекламные материалы, финансовые службы готовят документы. Оптимизировать эти процессы помогает автоматизация обработки заявок в СЭД: согласование заявок проходит по заранее выстроенной процедуре и сокращает требуемые ресурсы.

Автоматизация корпоративных сервисов повышает эффективность работы внутренних служб, создает инструменты для оценки их работы, повышает удобство и прозрачность этих сервисов для заказчиков — сотрудников организации. Мы предлагаем решения для автоматизации согласования и обработки всех видов заявок, например, в службу эксплуатации или маркетинга. Система автоматизации заявок реализована на платформе Docsvision.

Решения

Согласование заявок на пропуска

Решение предназначено для автоматизации работы службы безопасности от согласования заявки на оформление пропуска до приема посетителя. Система согласования заявок ускоряет связь между КПП и офисом, помогает обеспечивать пропускной режим в организации. В системе хранится архив данных о посетителях, учитывается их время нахождения на объекте. Это позволяет проанализировать работу службы безопасности, вести статистику посещений.

Подробнее о решении

Обработка заявок на оплату

Решение позволяет контролировать согласование заявки на оплату, формировать и вести реестры платежей. Система автоматизации заявок обеспечит прозрачность процесса, позволит избежать неэффективного использования бюджета. Оформленное через СЭД согласование заявок снизит финансовые риски, улучшит контроль над расходами, позволит отследить динамику показателей основных процессов за фиксированное время.

Подробнее о решении

Обработка заявок в службу маркетинга

Решение предназначено для сбора заявок от сотрудников в службы мерчендайзинга и маркетинга. Заявки распределяются по категориям и передаются на исполнение, позволяя внутренним заказчикам контролировать статус задач. В системе пользователи смогут консолидировать заявки на производство рекламных материалов, согласовать маркетинговые акции и дизайн-макеты, управлять загрузкой сотрудников службы маркетинга.

Подробнее о решении

Организация Service Desk

Система Service Desk объединяет в себе все виды внутренних сервисов и служит основным интерфейсом для взаимодействия между сотрудниками и сервисными подразделениями компании. Автоматизация обработки заявок позволит компании сделать шаг вперед в управлении знаниями организации за счет систематизации опыта сотрудников и сохранения наработанных путей решения возникающих проблем. По мере накопления базы знаний организации, работа компании и ее служб становится эффективнее.

Подробнее о решении

Примеры внедрений

ГУП «ТЭК СПб»

«Диджитал Дизайн» внедрила СЭД на базе Docsvision, которая автоматизировала не только делопроизводственные задачи, но и ряд сквозных бизнес-процессов, а также обеспечила возможность электронного согласования заявок в СЭД. Появились новые функции: автоматизация управления договорами, в том числе технические задания на конкурсы, дополнительные соглашения, протоколы разногласий, соглашения о расторжении; организация и управление совещаниями; контроль исполнения протокольных поручений, а также различные заявки сотрудников. Для сотрудников ГУП «ТЭК СПб» были реализованы «личные кабинеты» в СЭД, чтобы обеспечить быстрый доступ к необходимой в повседневной работе информации. В ходе проекта была интегрирована в корпоративную ИТ-инфраструктуру компании и с корпоративными прикладными системами. В настоящее время в СЭД работают более 800 пользователей ежедневно.

Строительный торговый дом «Петрович»

В ходе проекта специалисты «Диджитал Дизайн» расширили возможности СЭД. Решение позволило автоматизировать не только договорной документооборот и работу с первичной документацией. СЭД стала выполнять функции системы автоматизации согласования заявок, позволила автоматизировать сервисы маркетинга, сервисы эксплуатации, юридические сервисы, а также службу ИТ. Решения разрабатывались на базе платформы Docsvision. Автоматизация процессов работы бэк-офиса позволила перейти от ситуационного к процессному управлению, получить измеряемые количественные метрики этих процессов, а значит – перевести в управляемое русло и повысить их качество и эффективность.

Частые вопросы

Свяжитесь с нами!
Александр Евгеньевич Чистяков
Александр Чистяков
Руководитель направления

Продолжая использовать данный веб-сайт, вы соглашаетесь с Политикой использования файлов cookie и тем,
что группа компаний Digital Design может использовать файлы cookie для оптимизации работы веб-сайта.