Портал работы с поставщиками

О решении

Работа с поставщиками и подрядчиками сопровождается множеством рисков: на этапе конкурсного отбора в шорт-лист могут попасть недобросовестные компании, при заключении договора — вскрыться неожиданные подводные камни, и даже у благополучного партнера случаются сбои в процессе выполнения работ. Исключить или снизить до минимума риски зможно за счет применения единого информационного пространства для работы с контрагентами. Компания «Диджитал Дизайн» разработала систему «Портал работы с поставщиками», которая позволит контролировать взаимодействие с подрядчиками и поставщиками на всех этапах, начиная с подготовки конкурсной процедуры и заканчивая постквалификацией и оценкой выполненных работ.

Использование портала препятствует попаданию ненадежных компаний в список контрагентов, снижает риски нарушения сроков выполнения работ, а также защищает заказчика от предоставления некачественных услуг. Система состоит из двух модулей: «Портал конкурсов» и «Портал взаимодействия с подрядчиками».

Модули портала

«Портал конкурсов»

Аккредитация и формирование шорт-листа по собственным критериям

Рассылка приглашений участникам и проведение конкурсного отбора

Оценка контрагентов и ведение отчетности по результатам работ

Формирование базы «белых» и «черных» поставщиков и подрядчиков

Процедура проведения конкурса

«Портал взаимодействия с подрядчиками»

формирование коммерческих предложений и договоров на основе конкурсов и по приглашению конкретной компании;
внесение изменений в договор в период его действия с сохранением истории выполненных работ;
прогнозирование объемов работ с регулярной индексацией и просмотром истории;
работа с накопительными ведомостями, детальный учет объемов фактически выполненных работ;
автоматическая подготовка и согласование стандартного набора документов;

ведение справочников с поддержкой версионности документов;
разграничение доступа к порталу для разных ролей пользователей;
создание отчетной документации и согласование документов;
экспорт данных в соответствии с шаблонами.

Схема работы Портала взаимодействия с подрядчиками

Особенности решения

Единая точка входа

Работа сотрудников Заказчика и Подрядчика в едином портале: менеджеры СДО, ОЦ, инженеры ТН, РГП

Персонализация

Гибкая настройка функциональности и адаптация под любые потребности Заказчика

Бизнес-процессы

Настройка и поддержка сложных бизнес-процессов с развитой ролевой моделью

Интеграция

Обмен данными с внешними системами: ERP (Справочные данные), CRM (Подрядчики), СЭД (согласование и хранение документов), СБИС (передача на подписание итогового пакета документов через СЭД)

Эффект от внедрения

На 40 %

сокращаются ошибки в закупочных документах

На 10 %

снижается стоимость закупок

На 80 %

снижаются операционные затраты

На 100 %

снижаются затрат на бумажный документооборот

Кейсы

Частые вопросы об информационной системе работы с поставщиками

Какие критерии первичного отбора и инструменты постквалификации поставщиков используются в системе?

Базово в нашей системе взаимоотношений и взаимодействий с поставщиками рассматриваются такие критерии, как опыт работы с контрагентом, его текущая занятость и финансовая устойчивость. В рамках внедрения могут быть настроены дополнительные критерии, которые использует заказчик в том числе на этапе постквалификации для создания базы поставщиков.

Возможна ли интеграция портала поставщиков с другими системами для автоматизации взаимодействия с поставщиками и планирования закупочной деятельности? С чем еще можно интегрировать портал поставщиков?

Портал поставщиков можно интегрировать с любыми другими программами для электронных закупок и иными системами, которые компания использует для планирования и ведения закупочной деятельности. К ним могут относиться, например, внутренняя система документооборота, ERP, провайдер юридически значимого документооборота, система видеоконференцсвязи, мессенджеры и т.д.

Как на портале поставщиков реализована защита информации, передаваемой между потенциальными исполнителями закупок и отделом закупок компании?

Передача информации выполняется по защищенным шифрованным каналам, используется двухфакторная аутентификация пользователей. Также часть задач по защите информации решается за счет возможностей платформы Progress Sitefinity.

Есть ли ограничения по количеству активных закупок и их участников или объему документации при работе с порталом поставщиков?

В систему менеджмента поставщиков не заложены технологические ограничения, но всегда могут быть настроены на этапе внедрения.

Свяжитесь с нами!

Полина Трофимова

Руководитель проектов

Я ознакомлен(а) с условиями политики в отношении обработки персональных данных и даю согласие на обработку персональных данных