О решении
Модуль управления электронным архивом - это информационная система для автоматизации управления архивом документов организации. В корпоративном электронном архиве можно хранить и обрабатывать массивы документов как используемых в повседневной работе предприятия, так и уже вышедших из оперативного документооборота.
Информационные системы электронного архива влияют на продуктивность работы сотрудников, работающих с документами, за счет сокращения времени, необходимого для обработки новых входящих и поиска уже хранящихся в архиве документов. Кроме того, модуль электронного архива помогает сотрудникам компании самостоятельно и оперативно знакомиться с корпоративной информацией на рабочем месте в электронном виде. Другое преимущество системы электронного архива документов – функция разграничения прав доступа персонала к разным группам документов.
Digital Design разрабатывает и внедряет системы электронного документооборота и автоматизированные системы электронных архивов с 1992 года. Имеет опыт создания решений для обработки как первичной документации в ритейле, так и консолидированных информационных баз данных предприятий космической отрасли.
Digital Design — крупнейший поставщик BPM-систем в России по итогам 2021 года, согласно исследованию TAdviser.
Разработанная нами автоматизированная система электронного архива решает организационные и управленческие задачи: делает хранение упорядоченным и структурированным, управление документами прозрачным и понятным, а работу сотрудников оперативной и эффективной.
Электронный архив документов используется компаниями из разных отраслей. Digital Design разрабатывает и внедряет системы архивного документооборота и электронного архива с учетом бизнес-процессов компании и задач, которые выполняет корпоративная информация.
Получите рекомендации по внедрению системы электронного архива документов или воспользуйтесь экспертизой наших сотрудников для автоматизации электронного архива компании. | Связаться |
Нередко при создании электронного архива организации наибольший объем работ приходится не на внедрение и настройку ПО электронного архива, а на перевод документов из бумажного вида в электронный или на процедуру ретроконверсии. Поэтому при планировании создания электронного архива необходимо оценивать затраты не только на разработку и внедрение программного обеспечения, но и на ретроконверсию массива бумажных документов. Часто эти задачи решают разные команды: разработчик ПО и подрядчик по оцифровке документов.
Перед началом процесса ретроконверсии нужно решить ряд задач: систематизировать имеющиеся документы, понять, кто и как будет осуществлять ретроконверсию (сотрудники или подрядчик), найти подходящее оборудование (возможно придется взять в аренду промышленные сканеры). Оцифровку бумажных документов можно проводить поэтапно и уже после внедрения ПО электронного архива.
Общие вопросы работы с архивными документами, в том числе электронными, описаны в ФЗ № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004. Процедуру ведения архива организации определяют на уровне организации и на уровне федеральных архивов и государственных архивов субъектов РФ.
В то же время формально Основные правила работы архивов организаций все еще не утверждены Министерством Юстиции. Они одобрены Коллегией Росархива, но имеют неясный правовой статус. Работой по систематизации деятельности архивов организаций занимается ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Его рекомендации и регламенты на практике используются в организациях при ведении архивного делопроизводства и на них ориентируются при создании автоматизированных систем электронного архива.
Основные факторы, влияющие на стоимость электронного архива — это объем ретроконверсии и необходимость атрибутирования документов при погружении в архив. Эти две процедуры занимают наибольшую долю в итоговой стоимости внедрения системы электронного архива. В первом случае на стоимость влияет не только количество документов, но и их формат и состояние (ретроконверсия крупноформатных, сшитых, ветхих и нечитаемых документов существенно дороже). Стоимость атрибутирования зависит от количества и вида атрибутов. Это влияет на то, сколько времени потребуется одному специалисту на обработку одного документа.
Прочие факторы, влияющие на стоимость проекта – это количество лицензий ПО электронного архива и необходимость использования специальных технических решений: необходимость хранения очень больших объемов документов или, к примеру, необходимость доступа к документам архива с мобильных устройств.
Строительный торговый дом «Петрович»
В ходе проекта специалисты «Диджитал Дизайн» создали инструменты, которые позволили автоматизировать: сервисы маркетинга, сервисы эксплуатации, юридические сервисы, договорной документооборот и работу с первичной документацией, а также службу ИТ. Решения разрабатывались на базе платформы Docsvision. Автоматизация процессов работы бэк-офиса позволила перейти от ситуационного к процессному управлению, получить измеряемые количественные метрики этих процессов, а значит – перевести в управляемое русло и повысить их качество и эффективность.