Электронный архив
документов на предприятии

Связаться

О решении

Система электронного архива документов - это информационная система для автоматизации управления архивом документов организации. В корпоративном электронном архиве можно хранить и обрабатывать массивы документов как используемых в повседневной работе предприятия, так и уже вышедших из оперативного документооборота.

Информационные системы электронного архива влияют на продуктивность работы сотрудников, работающих с документами, за счет сокращения времени, необходимого для обработки новых входящих и поиска уже хранящихся в архиве документов. Кроме того, автоматизация электронного архива помогает сотрудникам компании самостоятельно и оперативно знакомиться с корпоративной информацией на рабочем месте в электронном виде. Другое преимущество системы электронного архива документов – функция разграничения прав доступа персонала к разным группам документов.

Digital Design разрабатывает и внедряет системы электронного документооборота и автоматизированные системы электронных архивов с 1992 года. Имеет опыт создания решений для обработки как первичной документации в ритейле, так и консолидированных информационных баз данных предприятий космической отрасли.

Задачи

Разработанная нами автоматизированная система электронного архива решает организационные и управленческие задачи: делает хранение упорядоченным и структурированным, управление документами прозрачным и понятным, а работу сотрудников оперативной и эффективной.

 

Организация единого корпоративного хранилища
Единый интерфейс доступа всем сотрудникам географически распределенных организаций
Поддержка развитых бизнес-процессов обработки документов
Хранение как электронных документов, так и отсканированных копий бумажных документов

Преимущества решения

  • Использование в качестве единого хранилища документов для внешних корпоративных систем.
  • Хранение и обработка миллионов документов.
  • Поддержка WorkFlow любой сложности.
  • Потоковый ввод документов и штрихкодирование.
  • Интеграция с системами распознавания документов.
  • Развитая система информационной безопасности.
  • Интеграционные интерфейсы, API, SDK.
  • Распределенная архитектура хранилища.
  • Надежное хранение документов в защищенном хранилище с разделением прав доступа.
  • Свободный доступ пользователей через различные интерфейсы – десктоп-клиент, веб-клиент и мобильные приложения.
  • Массовые операции над выборками документов.
  • Интеграция архива документов с любыми корпоративными информационными системами.

Виды электронных архивов

Электронный архив документов используется компаниями из разных отраслей. Digital Design разрабатывает и внедряет системы архивного документооборота и электронного архива с учетом бизнес-процессов компании и задач, которые выполняет корпоративная информация.

 

Получите рекомендации по внедрению системы электронного архива документов или воспользуйтесь экспертизой наших сотрудников для автоматизации электронного архива компании. Связаться

Базовые функциональные возможности

  • Совместное хранение в архиве как электронных, так и отсканированных документов.
  • Настраиваемая древовидная структура папок для хранения документов.
  • Хранение информации о документе в виде карточки с необходимыми реквизитами.
  • Конструкторы карточек документов, состояний документов и ролевой модели доступы.
  • Хранение присоединенных к карточке файлов документов любых форматов, одного или нескольких.
  • Поддержка версионности документов.
  • Любой размер загружаемых файлов (с возможностью установки ограничения в случае необходимости).
  • Категоризация карточек документов (отнесение к одной или нескольким тематическим категориям из настраиваемого справочника и быстрый поиск по ним).
  • Назначение односторонних и двусторонних настраиваемых смысловых связей-ссылок между документами.
  • Ограничение доступа пользователей к документам в соответствии с их учетными записями, принадлежности к группам и исполняемыми ролями.
  • Средства поиска и формирования выборок документов по любому сочетанию атрибутов регистрационных карточек.
  • Атрибутивный и полнотекстовый поиск документов.
  • URL-адресация карточек документов.
  • Интеграция с корпоративными информационными системами организации посредством стандартных шлюзов или API.

Частые вопросы о создании и внедрении системы архивного документооборота и электронного архива

Примеры внедрения

Строительный торговый дом «Петрович»

В ходе проекта специалисты «Диджитал Дизайн» создали инструменты, которые позволили автоматизировать: сервисы маркетинга, сервисы эксплуатации, юридические сервисы, договорной документооборот и работу с первичной документацией, а также службу ИТ. Решения разрабатывались на базе платформы Docsvision. Автоматизация процессов работы бэк-офиса позволила перейти от ситуационного к процессному управлению, получить измеряемые количественные метрики этих процессов, а значит – перевести в управляемое русло и повысить их качество и эффективность.

Эксперт по решению
Дмитрий Владимирович Арефьев

Дмитрий Владимирович Арефьев

Руководитель направления автоматизации бизнес-процессов

Написать письмо

Вебинары
Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики в отношении обработки персональных данных и даю согласие на обработку персональных данных