Система защищенного документооборота

В защищенной СЭД могут обрабатываться документы ограниченного доступа, относящиеся к категориям «Для служебного пользования» или «Коммерческая тайна». Для ограничения доступа к документам могут использоваться следующие типовые технологии защищенного документооборота:

• Ролевая модель доступа – гибко настраиваемая логика доступа не только к любым объектам системы (документам, поручениями, справочникам и пр.), но и набор операций, доступных для разных объектов в разных состояниях. При этом могут использоваться и статические, и динамические роли, автоматически вычисляемые для каждого пользователя и объекта.
• Шифрование файлов. Файлы шифруются для определенного списка пользователей, при этом список пользователей меняется по мере прохождения документа по жизненному циклу. Для шифрования используются пользовательские ключи (сертификаты). В СДУ “Приоритет” шифрование осуществляется по алгоритмам, сертифицированным по ГОСТ.

Технологическая платформа имеет сертификат ФСТЭК НДВ 4, что позволяет аттестовывать системы на класс защиты К2.

Для организации защищенного документооборота СЭД интегрируется со специализированными системами управления правами доступа на уровне нативных приложений, а также с системами идентификации утечек информации (ILD). Использование интеграционного решения позволяет обеспечить защиту документов и электронный документооборот конфиденциальных документов, в том числе за пределами СЭД.

Система защиты электронного документооборота является необходимой для организаций любого масштаба и направленности. Она защищает информацию от несанкционированного доступа и обеспечивает конфиденциальность и целостность документов.

В первую очередь, система защиты электронного документооборота необходима компаниям, которые хранят и обрабатывают конфиденциальную информацию, таким как банки, страховые компании, юридические фирмы и другие. Они должны гарантировать сохранность данных своих клиентов и защищать их от утечки.

Также система защиты электронного документооборота важна для государственных органов, которые обрабатывают официальную и чувствительную информацию. Она обеспечивает защиту государственных секретов и предотвращает утечку конфиденциальной информации.

Компании, занимающиеся научной деятельностью и разработками, также нуждаются в системе защиты электронного документооборота. Они хранят результаты своих исследований и разработок, которые могут быть интересны конкурентам и злоумышленникам.

Не стоит забывать и о малых и средних предприятиях. Возможность несанкционированного доступа к информации может привести к значительным финансовым потерям и даже к банкротству компании. Поэтому система защиты электронного документооборота становится необходимой и для них.

Таким образом, можно сделать вывод, что система защиты электронного документооборота необходима всем организациям, которые хранят и обрабатывают конфиденциальную информацию, независимо от их направленности и масштабов. Ее внедрение позволит уберечь информацию от несанкционированного доступа и обеспечить ее сохранность и целостность.

Своевременное внедрение системы защищенного документооборота может помочь избежать множества проблем, связанных с утечкой информации, ошибками при обработке документов, неправомерным доступом к конфиденциальным материалам и другими рисковыми ситуациями.

Во-первых, защищенный документооборот позволяет обеспечить конфиденциальность и целостность передаваемой информации. Это особенно важно в случае обмена документами с конфиденциальной информацией, такой как персональные данные, бухгалтерская отчетность, договоры и прочее. В случае утечки такой информации могут возникнуть серьезные проблемы, такие как нарушение законодательства и недоверие со стороны клиентов или партнеров.

Во-вторых, система защищенного документооборота позволяет избежать ошибок при обработке документов. Система автоматически проверяет правильность заполнения документов и помогает избежать опечаток, ошибок в подсчетах и других неточностей. Это помогает сократить время на обработку документов и уменьшить количество ошибок, связанных с ручной обработкой.

В-третьих, система защищенного документооборота позволяет контролировать доступ к конфиденциальной информации и установить правила доступа к документам. Это помогает избежать неправомерного доступа к данным и защищает информацию от утечек. Пользователи могут получать доступ только к тем документам, которые им необходимы для работы, что повышает безопасность и сокращает риски.

В-четвертых, система защищенного документооборота может помочь избежать задержек и простоев в работе. При использовании такой системы документы передаются и обрабатываются автоматически, что сокращает время на обработку и повышает эффективность работы.

В-пятых, система защищенного документооборота позволяет сократить расходы на хранение и обработку документов. Все документы хранятся в электронном виде, что снижает расходы на бумагу и прочие материалы, необходимые для хранения бумажных документов.

Система электронного документооборота Docsvision имеет несколько методов защиты, которые помогают сохранить целостность и конфиденциальность электронных документов.

Один из основных методов защиты — это шифрование. Шифрование представляет собой процесс преобразования исходного текста в зашифрованный текст, который не может быть прочитан без специального ключа. Шифрование применяется для защиты электронных документов при передаче и хранении.

Еще один метод защиты — аутентификация. Аутентификация — это процесс проверки подлинности пользователя. В системе ЭДО это достигается за счет использования пароля, логина или других идентификаторов пользователя. Аутентификация позволяет убедиться, что только авторизованные пользователи имеют доступ к электронным документам.

Также система ЭДО может использовать цифровую подпись. Цифровая подпись — это уникальный идентификатор, который применяется для подтверждения подлинности электронного документа. Цифровая подпись позволяет убедиться в том, что электронный документ не был изменен после его подписания.

Система ЭДО может также применять механизм контроля доступа. Контроль доступа определяет, кто имеет право на доступ к электронному документу. Контроль доступа может осуществляться на основе ролей, групп пользователей, а также на основе прав доступа, которые назначаются отдельно для каждого пользователя.

Кроме этого, система ЭДО может использовать антивирусную защиту для предотвращения вредоносных программ и вирусов, которые могут нанести вред электронным документам.

В целом, система электронного документооборота имеет несколько методов защиты, которые обеспечивают сохранность и конфиденциальность электронных документов. Они включают в себя шифрование, аутентификацию, цифровую подпись, контроль доступа и антивирусную защиту. Важно, чтобы каждый метод был правильно настроен и использован для обеспечения максимальной защиты электронных документов.