Долговременный электронный архив автоматизирует обработку и хранение электронных документов в органах государственной власти с учетом требований ФЗ №125-ФЗ «Об архивном деле» и рекомендаций ВНИИДАД по хранению электронных документов и передачи на госхранение.
Модуль позволяет создать в организации долговременный электронный архив документов, обладающий всей необходимой функциональностью по приему, хранению, поиску и работе с архивными документами.
Модуль СЭД "Долговременный электронный архив" (ДЭА) предназначен для хранения и обработки электронных документов и обращений, поступающих в организацию.
Обращения могут поступать в организацию по различным каналам связи, таким как электронная почта, факс, онлайн-формы на сайте организации, мессенджеры, социальные сети и т.д. Модуль СЭД ДЭА позволяет регистрировать все обращения, поступающие по этим каналам связи.
Для регистрации обращения по электронной почте, необходимо настроить модуль СЭД ДЭА на прием и обработку писем, поступающих на определенный адрес электронной почты. При этом модуль может автоматически распознавать и обрабатывать метаданные письма (тема, дата, отправитель и т.д.), а также приложенные к письму файлы.
Для регистрации обращения по факсу, необходимо подключить модуль СЭД ДЭА к факс-линии, чтобы он мог автоматически принимать и обрабатывать факсимильные сообщения.
Для регистрации обращения через онлайн-формы на сайте организации, необходимо настроить модуль СЭД ДЭА на прием и обработку данных, поступающих из формы на сайте.
Для регистрации обращений, поступающих через мессенджеры и социальные сети, необходимо настроить модуль СЭД ДЭА на прием сообщений, отправляемых в официальные аккаунты организации в социальных сетях и мессенджерах.
В целом, модуль СЭД ДЭА может регистрировать обращения по любым каналам связи, которые поддерживают передачу электронных данных, при условии настройки соответствующих интеграций и подключений. Это позволяет организации эффективно управлять входящим потоком информации и обрабатывать все обращения в едином цифровом пространстве.
Система "Долговременный электронный архив" предназначена для долгосрочного хранения электронных документов, обеспечивая их целостность, доступность и конфиденциальность в течение установленного периода времени.
В зависимости от требований законодательства, организации могут установить различные сроки хранения для своих документов в системе "Долговременный электронный архив". Например, в Российской Федерации существует обязательное хранение электронных документов в течение 10 лет, начиная с момента их создания или получения. Однако, некоторые организации могут устанавливать и более длительные сроки хранения в зависимости от своих потребностей.
После истечения установленного срока хранения, документы могут быть удалены из системы "Долговременный электронный архив" в соответствии с законодательством и политикой организации. Однако, перед удалением документы должны быть проверены на предмет соответствия установленным требованиям и сохранности. Если документы содержат информацию, которая может потребоваться в будущем, они могут быть сохранены в архивном хранилище или на другом носителе информации.
Важно отметить, что после окончания срока хранения, документы могут быть подвержены риску несанкционированного доступа, изменения или утраты. Поэтому, для обеспечения сохранности и целостности электронных документов в системе "Долговременный электронный архив", необходимо соблюдать правила и рекомендации по организации хранения и обеспечения безопасности информации.
Электронный архив СЭД (Система Электронного Документооборота) является комплексной системой, которая предназначена для управления и хранения электронных документов. Он включает в себя несколько компонентов, включая средства сканирования, средства хранения, средства поиска и т.д.
Процесс приема документов в электронный архив СЭД может отличаться в зависимости от конкретной СЭД, но обычно включает несколько шагов: