Долговременный архив

Соблюсти требования законодательства

Функциональность архива настроена в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236 и от 31.07.2023 №77.

Минимизировать риски штрафов и санкций

Решение автоматически отслеживает сроки передачи дел в архив, хранения в нем бумажных и электронных документов. Проверяет их состояние. Передает дела по истечении сроков хранения на экспертизу ценности с формированием акта уничтожения и описи дел, документов.

Упростить работу делопроизводителя, архивиста

Решение автоматизирует рутинные этапы работы пользователей. Простота и удобство интерфейса позволяют легко организовать единое централизованное пространство для формирования номенклатуры дел организации, хранения и быстрого поиска дел и документов.

Сократить затраты компании

Разгружаются оперативные информационные системы за счет значительного уменьшения в них объема данных. Снижается стоимость хранения документов и минимизируются риски утраты документов или их достоверности.

Сохранность и юридическая значимость

Потеря данных предотвращается благодаря резервному копированию контейнера (zip-архив) и автоматической проверке неизменности цифровых документов. В решении применяется электронная подпись CAdES-A. Этот формат обеспечивает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения.

Передача на хранение, систематизация и учет

Прием на долговременное хранение осуществляется на основании акта и описей дел, документов. Решение позволяет составлять номенклатуру дел подразделений и архивных фондов, утверждать сводную номенклатуру дел организации. Дает возможность формировать обязательные учетные архивные формы: книги учета поступления и выбытия дел, документов; описи дел, документов; листы-заверители и т. д.

Получение документа по запросу

Архивист может оперативно предоставить документы сотрудникам на основании заявки. Действия фиксируются соответствующими актами. Доступ возможен в формате электронного читального зала или с выдачей электронных копий.

Уничтожение документов

Решение автоматически отслеживает сроки хранения. Позволяет формировать и согласовывать с экспертной комиссией акт уничтожения и описи дел и документов. Сроки хранения контролируются системой.