Долговременный электронный архив

О решении

Долговременный электронный архив автоматизирует обработку и хранение электронных документов в органах государственной власти с учетом требований ФЗ №125-ФЗ «Об архивном деле» и рекомендаций ВНИИДАД по хранению электронных документов и передачи на госхранение.

Модуль позволяет создать в организации долговременный электронный архив документов, обладающий всей необходимой функциональностью по приему, хранению, поиску и работе с архивными документами.

Решаемые задачи
  • Сокращение стоимости хранения документов.
  • Организация долговременного юридически значимого хранения электронных документов.
  • Уменьшение объемов хранения в оперативной СЭД за счет вытеснения старых или редко используемых документов.
  • Организация единого электронного хранилища документов и файлов оперативных СЭД и других бизнес-систем.
  • Централизованное управление приемом, учетом и долговременным хранением электронных документов организации, в том числе из различных источников комплектования.
Функциональные возможности долговременного архива электронных документов
  • Полный цикл автоматизации процессов архивного дела: комплектование дел в структурных подразделениях, оформление дел для передачи в архив организации, проведение экспертизы ценности документов, уничтожение документов, оформление документов и дел для передачи на госхранение и пр.
  • Хранение отсканированных копий бумажных документов и электронных документов согласно нормам архивного делопроизводства.
  • Настраиваемая структура архива, совместное хранение электронных и отсканированных документов.
  • Атрибутивный и полнотекстовый поиск документов, умный поиск по содержанию документа, с учетом релевантности заданному вопросу.
  • Категоризация документов (отнесение к одной или нескольким тематическим категориям из настраиваемого справочника и быстрый поиск по ним). В том числе возможность автоматической категоризации документов на основе технологий анализа текстов и машинного обучения.
  • История обработки информации и организация разграниченного доступа пользователей к документам в соответствии с принадлежностями к группам и исполняемыми ролями.
  • Формирование запросов доступа к архивным документам, выдача документов во временное пользование, ведение журнала доступа к материалам электронного архива.
  • Обеспечение юридической значимости при долгосрочном хранении электронного документа.
  • Уведомления и напоминания делопроизводителям, сотрудникам архива и другим заинтересованным лицам о сроках сдачи документов в архив, сроках хранения, сроках возврата выданных экземпляров и пр.
Примеры интерфейса
Примеры интерфейса
Примеры интерфейса
Свяжитесь с нами!
Сергей Николаевич Дербенков
Сергей Дербенков
Руководитель направления в области систем документационного управления (СДУ)

Следите за нашими новостями в Telegram-канале