Архив и сметная документация

ТЭК Санкт-Петербург

Государственное унитарное предприятие «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» – одна из ведущих теплоэнергетических компаний Северо-Запада. Доля предприятия на петербургском рынке тепловой энергии составляет около 50%.

Предприятие отапливает и снабжает горячей водой порядка 16 000 домов Петербурга, в которых живет около 3 млн. горожан. Среди абонентов компании – жилые дома, здания социально-бытового назначения: больницы, школы, детские сады, многочисленные производственные объекты.

Предприятие является государственной собственностью Санкт-Петербурга, в компании трудится более 7,5 тысяч человек.

Официальный сайт: www.gptek.spb.ru

Топливно-энергетический комплекс

Санкт-Петербург

Начало проекта: 2018 год

С момента внедрения СЭД на базе Docsvision объем документов увеличился, а интенсивная работа с большими файлами усложняла и замедляла работу пользователей.

Большой объем в общем количестве документов компании занимает сметная документация, которая является важной составной частью перечня документов, обосновывающих целесообразность реализации проекта и его экономическую эффективность. Учет сметной документации – задача непростая. Во-первых, необходимо принимать во внимание множество нормативно-правовых и законодательных актов. Во-вторых, количество документов, прилагаемых к одному проекту, может достигать нескольких сотен. В-третьих, очень важна точность в расчетах и быстрота процесса согласования, особенно при строительстве или ремонте объектов теплоэнергетики. При работе с документами вручную повышается риск ошибок, потери документов и затягивания процесса согласования.

Заказчиком перед командой проекта ставилась задача повысить производительности системы и предоставить сотрудникам ГУП «ТЭК СПб» новый гибкий инструмент для работы со сметной документацией, автоматизировать процесс проверки документов.

Компания «Диджитал Дизайн» предложила оптимальное решение поставленных задач. В первую очередь экспертами компании было предложено обновить СЭД на базе Docsvision до актуальной версии платформы 5.4, поскольку она имеет более широкие функциональные возможности и технологические преимущества, затем произвести архивацию данных в системе и внедрить дополнительный модуль в систему для автоматизации процесса работы со сметной документацией на платформе Docsvision.

В результате перехода на новую версию платформы пользователи отметили значительное увеличение скорости работы системы. Также путем разделения базы данных на оперативную и архивную удалось значительно упростить задачи администрирования: была увеличена скорость выполнения резервной копии и развертывания системы из нее, снижены затраты на хранение резервных копий за счет уменьшения их размера.

До внедрения модуля основным инструментом сотрудников ГУП «ТЭК Санкт-Петербург» для работы с этим видом документов был набор стандартных приложений MS Office и, в частности, Excel. Это удобный инструмент для работы с одной таблицей или списком, но когда их становится, например, 300, то процесс анализа существенно усложняется и замедляется. Поэтому основной задачей внедрения нового модуля было упрощение процесса проверки суммы общей сметы на соответствие фактическому значению калькуляции и документам, в которых рассчитана себестоимость отдельных работ. Автоматические расчёты позволяют решать эту задачу за несколько секунд, в то время как ранее специалистам сметного управления могло потребоваться на это несколько дней.