Управление по информатизации Ивановской области | Автоматизация ДО

О ЗАКАЗЧИКЕ

Управление по информатизации Ивановской области является органом исполнительной власти региона, осуществляющим функции по реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области ИТ и развития государственных информационных систем.

В сфере ответственности Управления находится обеспечение стабильного функционирования и развития единой государственной информационной системы электронного документооборота Правительства Ивановской области (СЭДО) и координация организационного взаимодействия исполнительных органов государственной власти (ИОГВ) при совместном использовании СЭДО и ведении в системе собственных делопроизводственных процессов.

Правительство Ивановской области — высший исполнительный орган государственной власти региона, возглавляемый губернатором. Систему ИОГВ образуют 29 департаментов, комитетов, управлений и служб с собственным делопроизводством.

Официальный портал Правительства Ивановской области: http://www.ivanovoobl.ru/.

СИТУАЦИЯ

В состав Правительства Ивановской области входят 29 исполнительных органов государственной власти (ИОГВ), каждый из которых в 2012 году имел свою систему делопроизводства и архивного дела, функционирующего на базе Lotus Notes. Для повышения эффективности работы Правительства были необходимы современные ИТ-решения, которые помогли бы создать единую систему электронного документооборота, обеспечить сотрудникам быстрый и простой доступ к необходимой информации.

Цели проекта

Внедрение системы осуществлялось для достижения следующих целей:

  • 1. автоматизировать процессы документооборота и архива документов Правительства Ивановской области и обеспечить оперативный обмен документами между региональными госорганами и Аппарата правительства;
  • 2. выстроить вертикаль административного управления органами государственной власти Ивановской области.

РЕШЕНИЕ

Для достижения этих целей было выбрано решение, имеющее необходимую функциональность для автоматизации документооборота исполнительных органов государственной власти Ивановской области, а также позволяющее произвести миграцию данных из текущей системы Lotus Notes. Внедрение системы электронного документооборота было осуществлено компанией Digital Design совместно с «Документум Системс». Проект длился около года и осуществлялся в несколько этапов.

1 этап

Специалисты Digital Design обследовали бизнес-процессы Правительства, создали единую для всех сотрудников среду для работы с электронными документами, в связи с чем сократилось время на их поиск и согласование. В рамках этого этапа был обеспечен эффективный контроль исполнения поручений, а также введено в эксплуатацию информационное обеспечение руководства и его структурных подразделений. Кроме того, было повышено качество отчетных документов и разработан проект регламента документооборота. В это же время проводилось обучение сотрудников и доработка функциональности системы в соответствии с их пожеланиями.

2 этап

Осуществлена интеграция СЭДО и системы обращения граждан (ОГ). Реализация этого функционала позволяет организовывать хранение, обмен электронными данными по работе с обращениями граждан, а также вести их достоверный учет. На этом же этапе была произведена интеграция систем межведомственного (МЭДО) и электронного документооборота, благодаря чему было создано единое информационное пространство для всех ИОГВ Ивановской области, что обеспечило возможность передачи и получения сообщений из других ведомств, а также их хранение в системе.

3 этап

Была проведена опытная эксплуатация СЭДО и реализовано решение для мобильной работы руководителей – «Автоматизированное рабочее место» (АРМ) на планшете iPad, которое обеспечивает взаимодействие с данными бизнес-систем организации с их последующей адаптацией для передачи, хранения, отображения и работы как в онлайн, так и офлайн режимах.

РЕЗУЛЬТАТ

На данный момент в системе работает более 936 сотрудников аппарата Правительства и региональных органов власти. При ежедневной регистрации более 500 входящих документов, процесс прохождения региональных документов и актов сократился с одного дня до нескольких минут. Было отмечено повышение производительности труда сотрудников на 20-25%. Ивановская область — один из первых регионов, который подключился к системе межведомственного электронного документооборота и способен осуществлять обмен документами в электронном виде с федеральными органами власти.

В ходе проекта по созданию СЭДО были автоматизированы следующие процессы документооборота, связанные с обработкой входящих, исходящих и внутренних документов: прием и регистрация корреспонденции, создание резолюций, назначение исполнителей и контроль за выполнением поручений; оперативная работа с обращениями граждан.

Внедренная система позволила привести документооборот Правительства Ивановской области в соответствие с Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».

ОТЗЫВ

«Внедрение СЭДО позволило втрое снизить затраты на расходные материалы для печатной и копировальной техники, на 20-25% повысить производительность труда сотрудников, исключить риск потери документов. Единая регистрация документов в системе уже привела к автоматизации многих процессов и к оптимизации работы кадрового состава Правительства Ивановской области. Кроме того, в систему электронного документооборота мы завели все местные администрации. Поэтому сегодня мы констатируем, что промышленная эксплуатация СЭДО запущена в масштабе всего региона», — комментирует начальник Управления по информатизации Ивановской области Антон Колмогоров.

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных