Автоматизация ДО

Управление по информатизации Ивановской области

Управление по информатизации Ивановской области является органом исполнительной власти региона, осуществляющим функции по реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области ИТ и развития государственных информационных систем.

В сфере ответственности Управления находится обеспечение стабильного функционирования и развития единой государственной информационной системы электронного документооборота Правительства Ивановской области (СЭДО) и координация организационного взаимодействия исполнительных органов государственной власти (ИОГВ) при совместном использовании СЭДО и ведении в системе собственных делопроизводственных процессов.

Правительство Ивановской области — высший исполнительный орган государственной власти региона, возглавляемый губернатором. Систему ИОГВ образуют 29 департаментов, комитетов, управлений и служб с собственным делопроизводством.

Официальный портал Правительства Ивановской области: www.ivanovoobl.ru.

Государственный сектор

Иваново

Начало проекта: 2012 год

В состав Правительства Ивановской области входят 29 исполнительных органов государственной власти (ИОГВ), каждый из которых в 2012 году имел свою систему делопроизводства и архивного дела, функционирующего на базе Lotus Notes. Для повышения эффективности работы Правительства были необходимы современные ИТ-решения, которые помогли бы создать единую систему электронного документооборота, обеспечить сотрудникам быстрый и простой доступ к необходимой информации.

Внедрение системы осуществлялось для достижения следующих целей:

• Автоматизировать процессы документооборота и архива документов Правительства Ивановской области и обеспечить оперативный обмен документами между региональными госорганами и Аппарата правительства;
• Выстроить вертикаль административного управления органами государственной власти Ивановской области.

Для достижения этих целей было выбрано решение, имеющее необходимую функциональность для автоматизации документооборота исполнительных органов государственной власти Ивановской области, а также позволяющее произвести миграцию данных из текущей системы Lotus Notes. Внедрение системы электронного документооборота было осуществлено компанией Digital Design совместно с «Документум Системс». Проект длился около года и осуществлялся в несколько этапов.

1 этап

Специалисты Digital Design обследовали бизнес-процессы Правительства, создали единую для всех сотрудников среду для работы с электронными документами, в связи с чем сократилось время на их поиск и согласование. В рамках этого этапа был обеспечен эффективный контроль исполнения поручений, а также введено в эксплуатацию информационное обеспечение руководства и его структурных подразделений. Кроме того, было повышено качество отчетных документов и разработан проект регламента документооборота. В это же время проводилось обучение сотрудников и доработка функциональности системы в соответствии с их пожеланиями.

2 этап

Осуществлена интеграция СЭДО и системы обращения граждан (ОГ). Реализация этого функционала позволяет организовывать хранение, обмен электронными данными по работе с обращениями граждан, а также вести их достоверный учет. На этом же этапе была произведена интеграция систем межведомственного (МЭДО) и электронного документооборота, благодаря чему было создано единое информационное пространство для всех ИОГВ Ивановской области, что обеспечило возможность передачи и получения сообщений из других ведомств, а также их хранение в системе.

3 этап

Была проведена опытная эксплуатация СЭДО и реализовано решение для мобильной работы руководителей – «Автоматизированное рабочее место» (АРМ) на планшете iPad, которое обеспечивает взаимодействие с данными бизнес-систем организации с их последующей адаптацией для передачи, хранения, отображения и работы как в онлайн, так и офлайн режимах.

4 этап

Были выполнены работы по обновлению платформы Docsvision и миграции с СУБД Microsoft SQL на Postgres Pro. Postgres Pro – российская коммерческая СУБД, разработанная с использованием свободно-распространяемой СУБД PostgreSQL и входящая в единый реестр российского ПО. Согласно ФЗ-188 "О внесении изменений в Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и статью 14 Федерального закона "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", для государственных заказчиков действует ограничение на закупку ПО, отсутствующее в реестре. Требование продиктовано необходимостью обеспечения информационной безопасности органов власти и импортозамещения.

5 этап

В 2021-2022 годах были обновлены все компоненты системы для обеспечения возможности обработки данных МЭДО в формате новой версии.

На данный момент в системе работает более 936 сотрудников аппарата Правительства и региональных органов власти. При ежедневной регистрации более 500 входящих документов, процесс прохождения региональных документов и актов сократился с одного дня до нескольких минут. Было отмечено повышение производительности труда сотрудников на 20-25%. Ивановская область — один из первых регионов, который подключился к системе межведомственного электронного документооборота и способен осуществлять обмен документами в электронном виде с федеральными органами власти.

В ходе проекта по созданию СЭДО были автоматизированы следующие процессы документооборота, связанные с обработкой входящих, исходящих и внутренних документов: прием и регистрация корреспонденции, создание резолюций, назначение исполнителей и контроль за выполнением поручений; оперативная работа с обращениями граждан. С февраля 2020 года сотрудники Правительства Ивановской области начали работу в СЭД на обновленной версии программной платформы Docsvision, функционирующей на СУБД Postgres Pro, которая входит в единый реестр российского ПО.

Внедренная система позволила привести документооборот Правительства Ивановской области в соответствие с Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».

В 2021 году в целях соответствия новым требованиям (совместный приказ Минцифры России и ФСО России) для обеспечения возможности обмена электронными документами и уведомлениями по системе межведомственного и электронного документооборота (МЭДО) Правительство Ивановской области дало старт проекту по оптимизации СДУ «Приоритет». В рамках него были обновлены все компоненты системы, осуществлен переход на сервера с актуальной версией ОС и перенос базы данных и виртуальных машин СЭДО аппарата Правительства области в виртуальную среду Брест. В результате проведенных работ обеспечена возможность обработки данных МЭДО в формате новой версии.

Развитие СДУ «Приоритет» в Ивановской области позволило не только оптимизировать внутренние процессы обработки документации, но и улучшить коммуникацию между сотрудниками и ускорить процесс работы с обращениями граждан.

«Ежедневно в СДУ «Приоритет» обрабатывается более 200 внутренних, 900 входящих документов и более 70 обращений граждан. Уверен, что оптимизация системы в соответствии с новыми требованиями Законодательства позволит увеличить данные показатели и улучшить качество работы наших сотрудников в системе в целом. Мы не останавливаемся на достигнутом и продолжим дальнейшее совершенствование»

Михаил Хохлов –
Начальник департамента развития информационного общества Ивановской области

«Внедрение СЭДО позволило втрое снизить затраты на расходные материалы для печатной и копировальной техники, на 20-25% повысить производительность труда сотрудников, исключить риск потери документов. Единая регистрация документов в системе уже привела к автоматизации многих процессов и к оптимизации работы кадрового состава Правительства Ивановской области. Кроме того, в систему электронного документооборота мы завели все местные администрации. Поэтому сегодня мы констатируем, что промышленная эксплуатация СЭДО запущена в масштабе всего региона»

Антон Колмогоров —
Начальник Управления по информатизации Ивановской области