В 2009 году компания Digital Design разработала и внедрила систему электронного документооборота и по настоящее время осуществляет ее поддержку и развитие, в рамках государственных контрактов.
При выборе программного продукта учитывались функциональные возможности системы, соответствие всем действующим требованиям нормативных и законодательных актов, предъявляемым к СЭД для госорганов, а также перспективы дальнейшего масштабирования и развития решения.
По итогам проведенного отбора было выбрано ПО «Административное делопроизводство» — собственная разработка компании Digital Design, реализованная на российской программной платформе Docsvision. Решение не только покрывает задачи построения комплексной СЭД, удовлетворяющей всем требованиям госоргана, но и на уровне платформы обеспечивает гибкую интеграцию с прикладными предметными системами, встраивание в ИКТ инфраструктуру организации, имеет развитые механизмы настройки безопасности, широкие возможности адаптации без программирования под изменяющиеся регламенты.
Обеспечение мобильной работы в СЭД
Для обеспечения мобильной работы в СЭД руководителей высшего звена специалисты компании Digital Design внедрили собственное решение «Автоматизированное рабочее место руководителя» (АРМ руководителя), функционирующее под управлением операционных систем Windows и iOS (для мобильных устройств iPad).
Программный продукт предельно прост в использовании, поддерживает основные функции СЭД при работе с существующими документами.
Решение обеспечивает выполнение следующих функций:
- Просмотр корреспонденции;
- Роспись резолюций как при помощи клавиатуры, так и посредством голосового ввода;
- Согласование, подписание документов;
- Создание инициативных поручений.
В рамках создания единой системы документационного управления Правительства были внедрены мобильные рабочие места для всего высшего руководящего звена. Использование АРМ руководителя для работы с документами и поручениями предоставляет оперативный доступ к данным, что существенно повышает скорость рассмотрения и исполнения документов.
Автоматизация работы с обращениями граждан
Автоматизация работы с обращениями физических и юридических лиц построена на базе модуля «Обращения граждан», разработанного специалистами Digital Design. Решение отвечает всем требованиям действующего законодательства (включая Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации» и Поручение Президента РФ № Пр-375 от 12.02.2011), обеспечивает поддержку процессов работы с обращениями (заявлениями, жалобами) граждан и связанными документами.
Модуль включает в себя следующие функции:
- Регистрация и обработка обращений;
- Обработка данных заявителя;
- Категоризация обращений и действий, выполненных по обращению;
- Обратная связь с гражданином;
- Осуществление контроля исполнительской дисциплины;
- Проведение аудита и предоставление отчетов по поступившим обращениям;
- Формирование отчета по предыдущим обращениям предъявителя.
Модуль интегрирован с государственными информационными системами: автоматизированной системой «Обращения граждан» Управления по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации, сайтом Президента Российской Федерации kremlin.ru и интернет-сайтом «Общественная приемная Правительства Мурманской области».
Создание эффективного инструмента контроля исполнительской дисциплины
В Правительстве Мурманской области уделяют повышенное внимание вопросу исполнительской дисциплины, поэтому задача создания эффективного инструмента для ее контроля была одной из приоритетных.
Специалисты Digital Design изучили существующие в Правительстве Мурманской области процессы контроля исполнительской дисциплины и предложили программный продукт для их автоматизации, применив собственное решение «АРМ контролера» — специальный модуль СЭД, обеспечивающий расширение стандартной функциональности контроля над исполнением поручений за счет предоставления специального интерфейса контролера.
Автоматизирован процесс формирования специальных интерактивных отчетов по исполнительской дисциплине, который предоставляется на рассмотрение руководству Правительства Мурманской области.
Реализован специализированный сервис уведомлений, информирующий о контролируемых событиях ответственных лиц. Информация поступает пользователям на корпоративную электронную почту (о постановке поручения на контроль или снятия с него, о приближении сроков исполнения заданий).
Оптимизация СЭД для взаимодействия по МЭДО 2.7.1
В марте 2021 года в силу вступил совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 г. № 667/233, который определил состав формата данных новой версии 2.7.1 при обмене документами по МЭДО.
В целях соответствия новым требованиям к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и организаций проведена оптимизация системы для обеспечения возможности интеграции с МЭДО. В рамках проекта были обновлены все компоненты СЭД, в том числе платформа Docsvision Core, выполнен переход на сервера с актуальной версией операционной системы. В результате проведенных работ обеспечена возможность обработки данных МЭДО в формате новой версии.
