Организация единого документооборота на основе облачного сервиса

Правительство Ивановской области

Участниками единого документооборота стали Правительство Ивановской области, все органы исполнительной власти, Администрация г. Иваново, все муниципальные образования Ивановской области и бюджетные учреждения (школы, больницы и др). Проект реализован компанией «Диджитал Дизайн» совместно с «Документум Системс».

Государственный сектор

Иваново

Начало проекта: 2017 год

Цели проекта:

• Обеспечить доступность электронного взаимодействия для малобюджетных органов местного самоуправления и муниципальных организаций, бюджетных учреждений. Минимизировать стоимость включения их в единый контур документационного взаимодействия.
• Сформировать единое информационное пространство региона.
• Создать технологическую платформу безопасного юридически значимого документационного взаимодействия всех органов власти, государственных и бюджетных учреждений региона.

В ходе проекта был достигнут беспрецедентный охват автоматизации – до уровня сельских поселений и отдельных бюджетных организаций.

Региональный документооборот реализован как облачный сервис, что существенно минимизирует стоимость подключения одного рабочего места. Облачная модель ЭДО позволяет расширить покрытие электронного взаимодействия в регионе и при этом обеспечивает экономию бюджетных средств.

Для автоматизации внедрена система документационного управления «Приоритет» (СДУ «Приоритет»). СДУ «Приоритет» – российская система на базе российской ECM платформы DocsVision. СДУ «Приоритет» включена в реестр отечественного ПО (№273).

Проект был реализован в два этапа.

1 этап

Создание региональной системы начиналось с пилотной задачи автоматизации согласования нормативно-правовых актов. В пилотную группу для апробации решения были подключены более 20 городских и сельских поселений. На первом этапе проекта была создана инфраструктура облачного сервиса и развернута система документационного управления «Приоритет». Так как система «Приоритет» уже содержит весь функционал для организации комплексного электронного документооборота, то никакие дополнительные доработки системы не потребовались. Наличие в системе «тонкого» веб-клиента также полностью отвечало задаче будущей «облачной» эксплуатации системы.

В системе заработали базовые процессы документооборота – регистрация (включая потоковое сканирование), контроль, маршрутизация документов, расписание резолюций и исполнение поручений в электронном виде. На таком ограниченном объеме была проведена опытная эксплуатация системы, проверены и адаптированы настройки системы.

После этого к системе были подключены остальные муниципальные образования Ивановской области. Для поддержки электронного взаимодействия были внесены необходимые изменения в действующую нормативную базу.

2 этап

На следующем этапе региональная СЭД была включена в общероссийский контур электронного взаимодействия через модуль обмена документами – систему Межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Параллельно к системе стали подключаться и бюджетные организации.

В настоящее время в Ивановской области автоматизированы все основные процессы документооборота от регистрации до исполнения документов. Взаимодействие всех региональных органов власти осуществляется в электронном виде. К системе подключены муниципальные образования, сельские и городские поселения и бюджетные организации. Обеспечивается электронный обмен документами с федеральными органами власти посредством системы МЭДО.

Такое решение не требует больших затрат на внедрение, администрирование и поддержку рабочих мест, на модернизацию и лицензирование ПО для отдельного участника электронного документооборота (ЭДО). Участники могут пользоваться всеми функциям системы, заплатив лишь за доступ. Кроме того, данный способ организации электронного документооборота повышает уровень информационной безопасности, обеспечивает централизованное управление информационными ресурсами.

Внедрение СДУ «Приоритет» позволило существенно улучшить процессы документооборота в регионе:

• Более чем на 15% сократилось количество просроченных контрольных подключений.
• Повысилась эффективность контроля сроков рассмотрения обращений граждан.
• Обеспечена прозрачность сквозных процессов работы с документами и исполнения поручений по всей иерархии органов власти в регионе.
• Существенно сократились сроки доведения документов до исполнителя и исполнения.
• Кроме того, по экспертной оценке, экономия времени на поиске, доступе к информации, на внутренних коммуникациях при работе с документами составляет более 10% от общего рабочего времени.

«Внедрение СЭДО позволило втрое снизить затраты на расходные материалы для печатной и копировальной техники, на 20-25% повысить производительность труда сотрудников, исключить риск потери документов. Единая регистрация документов в системе уже привела к автоматизации многих процессов и к оптимизации работы кадрового состава Правительства Ивановской области. Кроме того, в систему электронного документооборота мы завели все местные администрации. Поэтому сегодня мы констатируем, что промышленная эксплуатация СЭДО запущена в масштабе всего региона»

Антон Колмогоров —
Начальник Управления по информатизации Ивановской области